Miejsce pracy w umowie a dieta za delegację

Czy zapis "Katowice i inne miejscowości wskazane przez pracodawcę" jest prawidłowy?

Umowa o pracę powinna określać miejsce albo miejsca wykonywania pracy. Wynika to z art. 29 § 1 Kodeksu pracy. Miejsce pracy jest istotnym elementem umowy, ponieważ wpływa na organizację pracy, obowiązki pracownika, koszty dojazdu oraz ocenę, czy wyjazd do innej miejscowości jest podróżą służbową.

Zapis "Katowice i inne miejscowości wskazane przez pracodawcę" jest problematyczny. Nie wyznacza on rzeczywistego obszaru pracy, lecz pozostawia pracodawcy możliwość późniejszego wskazywania dowolnych miejscowości. Taki zapis może być uznany za zbyt nieprecyzyjny, zwłaszcza gdy nie wynika z rodzaju pracy, że pracownik ma stale wykonywać obowiązki w różnych miejscach.

W orzecznictwie przyjmuje się, że miejsce pracy może być stałym punktem geograficznym albo oznaczonym obszarem, np. konkretną miejscowością, województwem lub innym dającym się wyraźnie ustalić terenem. Nie powinno to być jednak blankietowe upoważnienie dla pracodawcy do dowolnego zmieniania miejsca świadczenia pracy.

Jeżeli charakter pracy rzeczywiście wymaga przemieszczania się, w umowie można wskazać kilka miejsc pracy albo określony obszar. Musi on jednak odpowiadać faktycznemu rodzajowi pracy. Inaczej ocenia się przedstawiciela handlowego lub serwisanta pracującego w terenie, a inaczej pracownika biurowego zatrudnionego na stałe w jednej miejscowości.

Kiedy praca w innej miejscowości jest podróżą służbową?

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa nie polega więc na każdym wykonywaniu pracy poza domem pracownika. Kluczowe są trzy elementy: polecenie pracodawcy, wykonanie zadania służbowego oraz wykonywanie go poza stałym miejscem pracy albo poza miejscowością siedziby pracodawcy, jeżeli to ona jest punktem odniesienia.

Ważna jest także cecha incydentalności. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, podkreślił, że podróż służbowa dotyczy wykonania zadania służbowego, a nie zwykłej, stałej pracy wykonywanej przez dłuższy czas w innym miejscu.

Jeżeli więc pracownik został wysłany do Bochni tylko po to, aby przez krótki czas wykonać konkretne zadanie poza Katowicami, argument za delegacją byłby silniejszy. Jeżeli jednak od czerwca do października wykonywał tam stale zwykłe obowiązki pracownicze, pracodawca może twierdzić, że nie była to podróż służbowa, lecz czasowa lub dorozumiana zmiana miejsca wykonywania pracy.

Czy zameldowanie w Bochni ma znaczenie dla diety?

Stałe zameldowanie pracownika w Bochni nie rozstrzyga, czy przysługuje dieta. Przepisy o podróży służbowej odnoszą się do miejsca pracy, siedziby pracodawcy, polecenia służbowego i kosztów podróży, a nie do adresu zameldowania wpisanego w dokumentach.

Zameldowanie może mieć znaczenie praktyczne przy rozliczaniu faktycznie poniesionych kosztów, na przykład noclegu, ale samo w sobie nie przesądza o braku prawa do należności delegacyjnych. Pracownik może być zameldowany w miejscowości, do której został skierowany, a mimo to pozostawać w podróży służbowej, jeżeli spełnione są przesłanki z Kodeksu pracy.

Jednocześnie jeżeli pracownik faktycznie mieszkał w Bochni i przez kilka miesięcy wykonywał tam stałe obowiązki bez ponoszenia typowych kosztów wyjazdu, pracodawca może podnosić, że nie doszło do delegacji w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy. Nie jest to jednak automatyczne i wymaga analizy dokumentów oraz przebiegu zatrudnienia.

Brak aneksu do umowy a przeniesienie do innej miejscowości

Zmiana miejsca wykonywania pracy, jako istotnego warunku umowy o pracę, powinna co do zasady nastąpić za zgodą stron, najczęściej w formie porozumienia zmieniającego albo przez wypowiedzenie zmieniające. Pisemny aneks jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem dowodowym.

Brak aneksu nie oznacza jednak automatycznie, że zawsze powstaje prawo do diety. W orzecznictwie wskazuje się, że w pewnych sytuacjach zachowanie stron może świadczyć o dorozumianym porozumieniu co do zmiany miejsca wykonywania pracy. Przykładowo, jeżeli pracownik przez dłuższy czas bez zastrzeżeń wykonuje obowiązki w nowej miejscowości, pracodawca może próbować wykazywać, że strony uzgodniły taką zmianę w sposób dorozumiany.

Z punktu widzenia pracownika istotne jest więc, czy przeniesienie do Bochni było opisane jako delegacja, czy wydano polecenie wyjazdu służbowego, czy rozliczano koszty przejazdu lub noclegu, czy pracownik zgłaszał zastrzeżenia oraz czy nowa miejscowość stała się faktycznie stałym miejscem pracy.

Kiedy dieta nie będzie przysługiwać?

Dieta i inne należności z tytułu podróży służbowej nie przysługują za wykonywanie pracy w miejscu, które zostało prawidłowo uzgodnione jako miejsce pracy. Jeżeli więc umowa wskazuje konkretny obszar, na którym pracownik ma stale pracować, wyjazdy w ramach tego obszaru co do zasady nie są delegacją.

Brak prawa do diety może wystąpić również wtedy, gdy strony skutecznie zmieniły miejsce wykonywania pracy na Bochnia, nawet jeżeli nie sporządziły od razu formalnego aneksu. Taka ocena nie powinna być jednak przyjmowana automatycznie, bo nieprecyzyjny zapis w umowie może działać na niekorzyść pracodawcy.

Jeżeli pracownik został skierowany do Bochni na kilka miesięcy, a wykonywana tam praca miała charakter stały, powtarzalny i odpowiadała zwykłym obowiązkom pracowniczym, istnieje istotne ryzyko, że sąd nie uzna tego okresu za podróż służbową. W takiej sytuacji roszczenie o diety może być trudniejsze do obrony.

Kiedy pracownik może dochodzić diety?

Pracownik może rozważyć dochodzenie diety, jeżeli wyjazd do Bochni nastąpił na wyraźne polecenie pracodawcy, miał charakter zadaniowy, nie doszło do uzgodnienia zmiany miejsca pracy, a Bochnia nie była prawidłowo wskazana w umowie jako miejsce pracy.

Znaczenie będą miały dowody, w szczególności: umowa o pracę, polecenia wyjazdu, wiadomości e-mail, harmonogramy, ewidencje czasu pracy, rozliczenia przejazdów, potwierdzenia noclegów, zeznania świadków oraz dokumenty księgowe dotyczące kosztów ponoszonych przez pracownika.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Jeżeli więc pracownik zamierza dochodzić należności delegacyjnych, nie powinien zwlekać z analizą sprawy i zebraniem dokumentów.

Co zrobić w opisanej sytuacji?

W opisanym przypadku nie można odpowiedzieć wyłącznie na podstawie faktu, że pracownik był zameldowany w Bochni. Kluczowe jest ustalenie, czy praca od czerwca do października była delegacją, czy faktyczną zmianą miejsca wykonywania pracy.

Pracownik powinien w pierwszej kolejności zebrać dokumenty i ustalić, jak pracodawca formalnie określał wyjazd do Bochni. Jeżeli nie było aneksu, polecenia podróży służbowej ani rozliczenia kosztów, spór może dotyczyć tego, czy strony dorozumianie zmieniły miejsce pracy, czy pracodawca jednostronnie narzucił nieuzgodnioną zmianę.

Praktycznie warto wystąpić do pracodawcy pisemnie o wyjaśnienie podstawy skierowania do Bochni i rozliczenie ewentualnych należności. W piśmie można wskazać, że umowa nie określała Bochni jako stałego miejsca pracy, a zapis o "innych miejscowościach wskazanych przez pracodawcę" jest nieprecyzyjny.

FAQ

Czy brak aneksu zawsze oznacza prawo do diety?

Nie. Brak aneksu może wzmacniać argument pracownika, że nie doszło do formalnej zmiany miejsca pracy, ale nie przesądza automatycznie o prawie do diety. Sąd może badać, czy strony nie uzgodniły zmiany miejsca pracy w sposób dorozumiany.

Czy pracodawca może wpisać w umowie dowolne przyszłe miejscowości?

Nie powinien. Miejsce pracy powinno być możliwe do ustalenia już z umowy. Można wskazać kilka miejsc albo określony obszar, ale zapis dający pracodawcy pełną swobodę wskazywania kolejnych miejscowości jest ryzykowny i może być kwestionowany.

Czy zameldowanie w miejscu delegowania wyłącza dietę?

Nie wyłącza jej automatycznie. Zameldowanie może mieć znaczenie przy ocenie kosztów, ale o podróży służbowej decyduje przede wszystkim miejsce pracy ustalone w umowie, polecenie pracodawcy i charakter wykonywanego zadania.

Czy kilkumiesięczna praca w innej miejscowości może być delegacją?

Może, ale im dłużej praca jest wykonywana stale w jednym miejscu i im bardziej przypomina zwykłe codzienne obowiązki, tym trudniej wykazać, że była to klasyczna podróż służbowa. Każdy przypadek wymaga analizy dokumentów i przebiegu pracy.

Jakie dokumenty są najważniejsze w sporze o dietę?

Najważniejsze będą umowa o pracę, ewentualne aneksy, polecenia wyjazdu, korespondencja z pracodawcą, rozliczenia kosztów, ewidencja czasu pracy, harmonogramy oraz dowody faktycznego wykonywania pracy w danej miejscowości.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 29, art. 77⁵ i art. 291
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2013 poz. 167 z późn. zm.
• Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 października 2005 r., sygn. akt I PK 67/05
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 grudnia 1999 r., sygn. akt SA/Sz 2045/98