Czy pracodawca może obciążyć pracownika za zgubione ubranie służbowe?

Czy pracodawca może żądać zapłaty za zgubione ubranie służbowe?

Tak, ale tylko po spełnieniu określonych warunków. Jeżeli pracownik otrzymał odzież, obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej albo inny element wyposażenia służbowego i miał obowiązek zwrócić je po zakończeniu pracy, pracodawca może dochodzić naprawienia szkody w razie ich utraty. Podstawą jest przede wszystkim odpowiedzialność za mienie powierzone, o której mowa w art. 124 Kodeksu pracy.

Nie wystarczy jednak samo stwierdzenie, że "pracownik zgubił ubranie". Znaczenie mają m.in. sposób wydania rzeczy, dokumentacja przydziału, regulamin pracy lub tabela norm przydziału, przewidywany okres używania odzieży, faktyczny stopień jej zużycia oraz okoliczności utraty. Inaczej ocenia się sytuację, w której pracownik pozostawił rzeczy w miejscu łatwo dostępnym dla osób trzecich mimo obowiązku ich zabezpieczenia, a inaczej sytuację, w której pracodawca nie zapewnił realnych warunków do bezpiecznego przechowywania odzieży.

W opisanej sprawie ważne jest także to, czy pracodawca rzeczywiście potraktował kwotę 500 zł jako odszkodowanie za utracone mienie, czy jako karę pieniężną. To nie jest drobna różnica. Odszkodowanie za mienie powierzone i kara porządkowa to dwa różne reżimy prawne.

Odzież robocza, środki ochrony indywidualnej i uniform służbowy

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne lub BHP. Pracodawca musi też zapewnić środki ochrony indywidualnej chroniące przed czynnikami niebezpiecznymi lub szkodliwymi.

Odzież robocza i środki ochrony indywidualnej wydane na podstawie przepisów BHP są własnością pracodawcy. Pracodawca ustala także rodzaje tych środków oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Te okresy mają praktyczne znaczenie przy ustalaniu, czy żądanie zapłaty pełnej ceny jest uzasadnione.

W praktyce pojawia się też pojęcie "ubrania służbowego" albo "uniformu". Jeżeli taki uniform nie jest typową odzieżą roboczą w rozumieniu BHP, nadal może być mieniem pracodawcy powierzonym pracownikowi z obowiązkiem zwrotu. Wtedy również trzeba badać, czy doszło do prawidłowego powierzenia, czy pracownik miał realny obowiązek oddania rzeczy oraz jaka była ich rzeczywista wartość w chwili utraty.

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Art. 124 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy wprost obejmuje m.in. narzędzia, instrumenty, podobne przedmioty, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze powierzone z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. W takim przypadku pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pełna odpowiedzialność nie oznacza jednak, że pracodawca zawsze może automatycznie wpisać do rozliczenia dowolną kwotę. Najpierw trzeba ustalić, czy rzecz została prawidłowo powierzona. Dla pracodawcy korzystne są np. karta odzieży roboczej, protokół wydania, podpis pracownika, regulamin określający zasady używania i zwrotu oraz tabela okresów użytkowania. W razie sporu istotne będą także notatki służbowe, zeznania świadków i okoliczności, w jakich doszło do zagubienia.

Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności dlatego, że pracodawca nie zapewnił warunków umożliwiających zabezpieczenie mienia. Przykładem może być brak zamykanej szafki, obowiązek pozostawiania odzieży w ogólnodostępnym miejscu albo sytuacja, w której inne osoby miały swobodny dostęp do rzeczy.

Jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia mienia, sprawa może być oceniana według ogólnych zasad odpowiedzialności materialnej pracownika. Wtedy to pracodawca musi wykazać winę pracownika, naruszenie obowiązków, szkodę i normalny związek przyczynowy, a przy szkodzie nieumyślnej odszkodowanie nie może przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Czy pracodawca może potrącić 500 zł z wynagrodzenia?

To jedna z najważniejszych kwestii praktycznych. Nawet jeżeli pracodawca uważa, że pracownik odpowiada za zgubione ubranie służbowe, nie oznacza to jeszcze prawa do samodzielnego potrącenia tej kwoty z pensji. Z wynagrodzenia za pracę można bez zgody pracownika potrącać tylko należności wyraźnie wymienione w art. 87 Kodeksu pracy, m.in. sumy egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne oraz kary pieniężne przewidziane w art. 108.

Roszczenie pracodawcy o odszkodowanie za zgubioną odzież roboczą jest co do zasady należnością na rzecz pracodawcy inną niż wymienione w art. 87 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy może być potrącone z wynagrodzenia tylko za pisemną zgodą pracownika, przy zachowaniu kwoty wolnej od potrąceń. Jeżeli pracownik takiej zgody nie udzielił, pracodawca powinien dochodzić roszczenia w inny sposób, np. przez wezwanie do zapłaty, ugodę albo postępowanie sądowe.

Jeżeli pracodawca potrącił pieniądze bez pisemnej zgody, pracownik może zażądać zwrotu potrąconej kwoty, poprosić o pisemne rozliczenie wynagrodzenia, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić zapłaty przed sądem pracy. Warto zachować pasek wynagrodzenia, wiadomości od pracodawcy, notatkę o utracie rzeczy i dokumenty potwierdzające wydanie odzieży.

Kara pieniężna a odszkodowanie za zgubioną odzież

Pracodawcy czasem nazywają obciążenie "karą", ale sama nazwa nie wystarcza. Kara pieniężna z art. 108 Kodeksu pracy może być stosowana tylko w określonych przypadkach, m.in. za nieprzestrzeganie przepisów BHP lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo spożywanie alkoholu lub podobnych środków w czasie pracy. Kara ma też limity kwotowe i wymaga zachowania procedury, w tym uprzedniego wysłuchania pracownika oraz pisemnego zawiadomienia.

Zgubienie kurtki lub butów roboczych najczęściej nie jest samodzielną podstawą do naliczenia kary pieniężnej w wysokości odpowiadającej cenie rzeczy. Może natomiast rodzić roszczenie odszkodowawcze, jeżeli spełnione są przesłanki odpowiedzialności materialnej. To rozróżnienie ma znaczenie, bo inne są zasady obrony pracownika i inne reguły potrąceń z wynagrodzenia.

Czy pracownik musi płacić 100% ceny nowej odzieży?

Nie zawsze. Pracodawca powinien dochodzić rzeczywistej szkody, a nie automatycznie ceny zakupu nowego kompletu. Jeżeli kurtka, buty lub spodnie były używane przez kilka miesięcy albo ich przewidywany okres użytkowania częściowo już upłynął, ich wartość w chwili utraty zwykle jest niższa niż cena nowych rzeczy.

Przy ustalaniu kwoty można odwołać się do regulaminu pracy, tabeli norm przydziału odzieży, karty odzieży roboczej, daty wydania rzeczy, ich ceny zakupu i przewidywanego okresu użytkowania. Jeżeli np. buty miały być używane przez 24 miesiące, a zaginęły po 18 miesiącach, żądanie pełnej ceny nowych butów może być zawyżone. Jeżeli odzież była już mocno zużyta albo zbliżała się do końca okresu używania, rzeczywista szkoda może być znacznie niższa.

W orzecznictwie podkreśla się, że przy odpowiedzialności za mienie powierzone działa domniemanie odpowiedzialności pracownika, ale pracodawca nadal musi wykazać wysokość szkody. Pracownik może więc kwestionować nie tylko samą zasadę odpowiedzialności, lecz także wycenę utraconych rzeczy.

Co zrobić, gdy pracodawca obciąża za zgubione ubranie służbowe?

Najpierw warto poprosić pracodawcę o pisemne wyjaśnienie podstawy obciążenia. W piśmie można zapytać, czy kwota jest traktowana jako kara porządkowa, czy jako odszkodowanie, na jakiej podstawie ustalono jej wysokość, kiedy wydano odzież, jaki był przewidywany okres jej użytkowania i czy uwzględniono zużycie.

Jeżeli pracodawca oczekuje zgody na potrącenie z wynagrodzenia, pracownik nie ma obowiązku jej podpisywać, jeżeli nie zgadza się z odpowiedzialnością albo wysokością kwoty. Można zaproponować rozliczenie tylko realnej, pomniejszonej wartości rzeczy albo zawarcie ugody. Ugoda powinna jasno określać kwotę, sposób zapłaty i to, że zamyka spór dotyczący konkretnych elementów odzieży.

Jeżeli pieniądze zostały już potrącone bez pisemnej zgody, należy wezwać pracodawcę do zwrotu nienależnie potrąconej kwoty. Gdy sprawa dotyczy wypowiedzenia umowy, warto równolegle dopilnować formalności związanych z rozwiązaniem stosunku pracy. Przydatny może być również artykuł pracodawca nie przyjmuje wypowiedzenia!, jeżeli problem z rozliczeniem pojawia się przy zakończeniu zatrudnienia.

Jakie dowody są ważne w sporze z pracodawcą?

W sporze o zgubione ubranie służbowe znaczenie mogą mieć: karta odzieży roboczej, protokół wydania, regulamin pracy, tabela norm przydziału i okresów użytkowania, notatka służbowa o zaginięciu, korespondencja z przełożonym, nagrania monitoringu, zeznania świadków oraz dokumenty dotyczące miejsca przechowywania rzeczy.

Pracownik powinien zabezpieczyć wszystko, co pokazuje, że zgłosił utratę rzeczy niezwłocznie, nie działał umyślnie, nie miał wpływu na działania osób trzecich albo nie miał zapewnionego bezpiecznego miejsca przechowywania odzieży. Jeżeli ktoś wyrzucił albo zabrał rzeczy z samochodu służbowego, istotne będzie ustalenie, kto miał dostęp do auta, kto odpowiadał za jego sprzątanie i czy pracownik miał możliwość odzyskania rzeczy.

FAQ

Czy pracodawca może żądać zwrotu pieniędzy za zgubioną odzież roboczą?

Może, jeżeli odzież została prawidłowo powierzona pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się i doszło do szkody. Pracownik może jednak bronić się, wykazując, że utrata nastąpiła z przyczyn od niego niezależnych.

Czy pracodawca może potrącić koszt ubrania z pensji bez mojej zgody?

Co do zasady nie. Odszkodowanie za zgubione ubranie służbowe jest należnością na rzecz pracodawcy, która wymaga pisemnej zgody pracownika na potrącenie albo tytułu wykonawczego. Samo polecenie pracodawcy nie wystarcza.

Czy muszę płacić pełną cenę nowej kurtki albo butów?

Nie zawsze. Pracodawca powinien wykazać rzeczywistą wysokość szkody. Jeżeli rzeczy były używane, należy uwzględnić ich zużycie, datę wydania i przewidywany okres użytkowania.

Czy zgubienie ubrania służbowego to kara porządkowa?

Samo zgubienie rzeczy nie oznacza automatycznie kary porządkowej. Kara pieniężna z Kodeksu pracy może być stosowana tylko w określonych przypadkach i z zachowaniem procedury. Najczęściej chodzi raczej o roszczenie odszkodowawcze.

Co zrobić, jeśli pracodawca każe podpisać zgodę na potrącenie?

Nie należy podpisywać zgody automatycznie, zwłaszcza gdy kwota jest zawyżona albo pracownik nie zgadza się z odpowiedzialnością. Warto najpierw zażądać wyliczenia szkody, dokumentów przydziału odzieży i podstawy prawnej obciążenia.

Czy mogę odzyskać pieniądze, jeśli pracodawca już potrącił kwotę?

Tak, jeżeli potrącenie było niezgodne z prawem, np. dokonane bez pisemnej zgody. Można wezwać pracodawcę do zwrotu, złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić z roszczeniem do sądu pracy.

Podsumowanie

Pracownik może ponosić odpowiedzialność za zgubioną odzież służbową, ale nie każde żądanie pracodawcy jest automatycznie uzasadnione. Trzeba ustalić, czy doszło do prawidłowego powierzenia mienia, czy pracownik miał realną możliwość jego zabezpieczenia, czy utrata była przez niego zawiniona oraz jaka była rzeczywista wartość rzeczy w chwili zaginięcia.

W opisanym przypadku pracownik powinien przede wszystkim zakwestionować żądanie zapłaty 100% ceny, jeżeli odzież była już używana, oraz sprawdzić, czy pracodawca nie dokonał potrącenia z wynagrodzenia bez pisemnej zgody. Najbezpieczniej żądać pisemnego rozliczenia i nie podpisywać zgody na potrącenie, dopóki kwota i podstawa odpowiedzialności nie zostaną wyjaśnione.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 87, art. 91, art. 104¹, art. 108-112, art. 114-124 oraz art. 237⁶-237¹⁰ - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. 2025 poz. 277.

2. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 26 maja 2015 r., sygn. akt III APa 6/15 - domniemanie odpowiedzialności przy mieniu powierzonym.

3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 28 czerwca 2013 r., sygn. akt III APa 13/13 - obowiązek wykazania wysokości szkody przez pracodawcę.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.