Kara porządkowa pracownika na urlopie

Czy można ukarać pracownika przebywającego na urlopie?

W opisanej sytuacji chodzi o odpowiedzialność porządkową pracownika, potocznie nazywaną czasem karą dyscyplinarną. Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy pracodawca może stosować karę upomnienia albo nagany między innymi za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może ukarać pracownika w dowolny sposób. Kara porządkowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy pracodawca dochowa procedury z Kodeksu pracy. Najważniejszym warunkiem jest uprzednie wysłuchanie pracownika, czyli umożliwienie mu przedstawienia własnej wersji zdarzeń przed podjęciem decyzji o ukaraniu.

Jeżeli pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym i z tego powodu nie można go realnie wysłuchać, pracodawca nie powinien nakładać kary w czasie tej nieobecności. Może natomiast po powrocie pracownika do pracy przeprowadzić rozmowę wyjaśniającą, zebrać stanowisko pracownika i dopiero wtedy zdecydować, czy kara jest zasadna.

Zobacz również: nagana dla pracownika i jej skutki

Czy pracodawca może wysłać naganę listem?

Pracodawca powinien zawiadomić pracownika o zastosowanej karze na piśmie. W zawiadomieniu należy wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz pouczyć pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu i terminie na jego złożenie. Odpis zawiadomienia trafia do części akt osobowych pracownika.

Pismo wysłane listem może mieć znaczenie jako forma doręczenia zawiadomienia, ale nie naprawia braku wcześniejszego wysłuchania. Jeżeli pracownik otrzymuje na urlopie gotową decyzję o ukaraniu, a wcześniej nie miał możliwości odniesienia się do zarzutów, jest to silny argument za wniesieniem sprzeciwu.

Inaczej można ocenić sytuację, w której pracownik mimo urlopu dobrowolnie składa wyjaśnienia, na przykład pisemnie, a pracodawca dopiero po zapoznaniu się z nimi podejmuje decyzję. Nawet wtedy warto ocenić, czy pracownik miał realną możliwość obrony, a nie jedynie formalnie otrzymał pismo.

Terminy na zastosowanie kary porządkowej

Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Oba terminy mają znaczenie równocześnie.

Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może zostać wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty termin ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. W praktyce urlop wypoczynkowy może więc przesunąć możliwość przeprowadzenia procedury, ale nie pozwala pominąć wysłuchania.

Przekroczenie ustawowych terminów powoduje, że pracodawca traci możliwość skutecznego zastosowania kary porządkowej za dane zdarzenie. Pracownik powinien zwrócić uwagę nie tylko na samą treść zarzutów, lecz także na datę zdarzenia, datę uzyskania przez pracodawcę informacji i datę doręczenia zawiadomienia o ukaraniu.

Sprzeciw od nagany i droga do sądu pracy

Pracownik, który uważa karę za niezgodną z prawem albo niezasadną, może wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Przepisy nie wymagają szczególnej formuły sprzeciwu, ale dla celów dowodowych najlepiej złożyć go na piśmie albo w inny sposób pozwalający potwierdzić datę doręczenia pracodawcy.

W sprzeciwie warto wskazać, czego pracownik żąda, na przykład uchylenia kary nagany i usunięcia odpisu zawiadomienia z akt osobowych. Dobrze jest też opisać najważniejsze zarzuty: brak wysłuchania, przekroczenie terminu, błędne ustalenie faktów, nieproporcjonalność kary albo brak winy pracownika.

Przed rozstrzygnięciem sprzeciwu pracodawca powinien rozpatrzyć stanowisko reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka organizacja działa i reprezentuje danego pracownika. Jeżeli związek nie występuje, pracodawca rozpatruje sprzeciw samodzielnie.

Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. Oznacza to, że milczenie pracodawcy działa na korzyść pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może w terminie 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary.

Wpis do akt osobowych i usunięcie kary

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nagana pozostaje tam bezterminowo. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia powinien zostać usunięty z akt osobowych.

Pracodawca może także wcześniej uznać karę za niebyłą z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli sprzeciw zostanie uwzględniony albo sąd pracy uchyli karę, pracodawca powinien usunąć dokumentację kary z akt osobowych.

Czy nagana może pozbawić nagrody jubileuszowej?

Sama kara porządkowa, w tym nagana, co do zasady nie pozbawia pracownika prawa do nagrody jubileuszowej, jeżeli spełnił on warunki nabycia tego świadczenia. Nagroda jubileuszowa najczęściej zależy od osiągnięcia określonego stażu pracy oraz od przepisów szczególnych, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo innych aktów wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy.

W przypadku pracowników jednostek publicznych, w tym pracowników pomocy społecznej zatrudnionych w strukturach samorządowych, zasady nagrody jubileuszowej mogą wynikać z przepisów szczególnych i regulacji płacowych. Dlatego trzeba sprawdzić konkretną podstawę zatrudnienia i regulacje obowiązujące u danego pracodawcy.

Jeżeli nagroda jubileuszowa ma charakter roszczeniowy i pracownik osiągnął wymagany staż, pracodawca nie powinien odmawiać jej wypłaty wyłącznie dlatego, że wcześniej nałożył naganę. Inaczej może być przy świadczeniach uznaniowych lub premiowych, gdy regulamin wprost wiąże je z oceną pracy albo brakiem kar porządkowych. Nagroda jubileuszowa nie jest jednak typową premią uznaniową.

FAQ

Czy pracodawca może nałożyć naganę bez rozmowy z pracownikiem?

Co do zasady nie. Pracownik powinien zostać wysłuchany przed zastosowaniem kary. Brak wysłuchania jest istotnym naruszeniem procedury i może uzasadniać sprzeciw oraz żądanie uchylenia kary.

Czy urlop zatrzymuje termin na ukaranie pracownika?

Urlop nie znosi odpowiedzialności porządkowej, ale jeżeli z powodu nieobecności pracownika nie można go wysłuchać, dwutygodniowy termin na zastosowanie kary nie rozpoczyna się albo ulega zawieszeniu do powrotu pracownika do pracy.

Ile czasu ma pracownik na sprzeciw od nagany?

Pracownik ma 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu. Termin jest krótki, dlatego sprzeciw najlepiej przygotować od razu po odebraniu pisma, zwłaszcza gdy w grę wchodzi wpis do akt osobowych.

Co się stanie, jeśli pracodawca nie odpowie na sprzeciw?

Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia, sprzeciw uważa się za uwzględniony. W praktyce kara powinna zostać uchylona, a odpis zawiadomienia usunięty z akt osobowych.

Czy nagana zawsze blokuje nagrodę jubileuszową?

Nie. Nagroda jubileuszowa zwykle zależy od stażu pracy i odpowiednich przepisów lub regulacji wewnętrznych. Nagana może mieć znaczenie tylko wtedy, gdy konkretne przepisy obowiązujące u pracodawcy wyraźnie przewidują taki skutek.

Podsumowanie

Pracodawca może zastosować karę porządkową tylko po zachowaniu procedury z Kodeksu pracy. W przypadku pracownika przebywającego na urlopie kluczowe jest to, że przed ukaraniem trzeba umożliwić mu złożenie wyjaśnień. Wysłanie gotowej nagany listem, bez wcześniejszego wysłuchania, naraża pracodawcę na skuteczny sprzeciw pracownika.

Pracownik powinien pilnować terminów: 7 dni na sprzeciw, 14 dni na reakcję pracodawcy i 14 dni na wystąpienie do sądu pracy po odrzuceniu sprzeciwu. Nagana nie powinna automatycznie pozbawiać prawa do nagrody jubileuszowej, jeżeli pracownik spełnia warunki stażowe, a obowiązujące przepisy lub regulacje wewnętrzne nie przewidują innego skutku.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141