Czy przygotowanie stanowiska wliczać do czasu pracy?

Co zalicza się do czasu pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Nie chodzi więc wyłącznie o moment, w którym sklep jest otwarty dla klientów, lecz o realny czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki albo jest gotowy do ich wykonywania zgodnie z organizacją pracy ustaloną przez pracodawcę.

Jeżeli pracownik przychodzi do sklepu przed godziną otwarcia po to, aby przygotować stanowisko, uruchomić system sprzedażowy, sprawdzić kasę, przygotować towar, ekspozycję albo lokal do obsługi klientów, są to czynności związane z pracą. Podobnie jest po zakończeniu sprzedaży, gdy pracownik musi rozliczyć kasę, zamknąć system, posprzątać stanowisko, zabezpieczyć sklep lub przekazać dokumenty.

W opisanej sytuacji istotne jest więc nie to, że sklep działa dla klientów od 10:00 do 18:00, lecz to, czy pracownik musi być w pracy od około 9:45 i czy po 18:00 nadal wykonuje obowiązki służbowe. Jeżeli tak, ten czas powinien być uwzględniony jako czas pracy.

Przygotowanie stanowiska przed otwarciem sklepu

Przygotowanie stanowiska pracy należy odróżnić od zwykłego przyjścia do pracy przed czasem z własnej inicjatywy. Jeżeli pracownik przychodzi wcześniej tylko dlatego, że tak mu wygodniej, a w tym czasie nie wykonuje obowiązków i nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy, nie musi to oznaczać czasu pracy.

Inaczej jest wtedy, gdy wcześniejsze przyjście jest konieczne, aby punkt mógł rozpocząć działalność o wyznaczonej godzinie. Jeżeli pracodawca oczekuje, że o 10:00 sklep będzie już gotowy do obsługi klientów, a przygotowanie tego stanu wymaga wcześniejszych czynności pracownika, to czas potrzebny na ich wykonanie powinien zostać rozliczony jako czas pracy.

Dotyczy to zwłaszcza takich czynności jak: otwarcie lokalu, uruchomienie kasy i terminala, przygotowanie raportu startowego, sprawdzenie stanu gotówki, rozłożenie towaru, przygotowanie ekspozycji, włączenie urządzeń, przygotowanie dokumentów sprzedażowych czy inne obowiązki wymagane przez pracodawcę.

Czynności po zamknięciu sklepu

Również czynności wykonywane po zamknięciu sklepu mogą być czasem pracy. Samo zamknięcie drzwi dla klientów nie oznacza jeszcze zakończenia pracy, jeżeli pracownik nadal wykonuje obowiązki służbowe. Rozliczenie kasy, przygotowanie utargu, zamknięcie systemu, zabezpieczenie lokalu, sprzątnięcie stanowiska czy przekazanie zmiany są typowymi czynnościami końcowymi związanymi z pracą.

Jeżeli więc pracownik zgodnie z grafikiem ma pracować do 18:00, ale realnie musi zostać do 18:30 albo 18:40, ponieważ dopiero wtedy może zakończyć wymagane czynności, ten dodatkowy czas powinien zostać wykazany w ewidencji czasu pracy. Nie można go traktować jako czasu prywatnego tylko dlatego, że odbywa się już po godzinach otwarcia sklepu.

Kiedy powstają godziny nadliczbowe?

Jeżeli doliczenie czasu przygotowania stanowiska i czynności po zamknięciu powoduje przekroczenie obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy albo norm czasu pracy, może dojść do pracy w godzinach nadliczbowych. Zasadniczo czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przepisy o systemach czasu pracy dopuszczają inne rozwiązania.

Za pracę nadliczbową pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek przewidziany w Kodeksie pracy albo czas wolny udzielony na zasadach ustawowych. Nie wystarczy więc stwierdzenie, że sklep jest otwarty od 10:00 do 18:00. Jeżeli pracownik faktycznie wykonuje obowiązki od 9:45 do 18:30, pracodawca powinien odpowiednio rozliczyć cały ten czas.

Więcej o rozliczaniu przekroczeń czasu pracy znajdziesz w dziale godziny nadliczbowe.

Znaczenie polecenia pracodawcy i organizacji pracy

Najbezpieczniej jest, gdy polecenie wcześniejszego rozpoczęcia czynności lub pozostania po zamknięciu wynika z grafiku, regulaminu pracy, instrukcji stanowiskowej, wiadomości od przełożonego albo utrwalonej praktyki w zakładzie. Brak wyraźnego pisemnego polecenia nie zawsze przekreśla roszczenia pracownika. Jeżeli pracodawca wie, że bez tych czynności sklep nie może działać prawidłowo, akceptuje taki sposób pracy albo sam tak organizuje pracę, może być trudno twierdzić, że czas ten nie jest czasem pracy.

Spór może powstać wtedy, gdy pracownik zostaje wcześniej lub dłużej z własnej inicjatywy, mimo że nie jest to potrzebne i nie zostało zaakceptowane przez pracodawcę. W takich sprawach znaczenie mają dowody: grafiki, ewidencja wejść i wyjść, raporty kasowe, logowania do systemu, wiadomości, zeznania współpracowników oraz realny zakres obowiązków.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencję czasu pracy pracownika. Ewidencja powinna pozwalać na prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Jeżeli rzeczywisty czas pracy jest dłuższy niż wpisywany w dokumentacji, pracownik może domagać się sprostowania rozliczeń i zapłaty należnych świadczeń.

W praktyce warto najpierw wystąpić do pracodawcy z prośbą o wyjaśnienie sposobu rozliczania czasu pracy przed otwarciem i po zamknięciu sklepu. Jeżeli problem się powtarza, pomocne może być pisemne zgłoszenie, że wskazane czynności są wykonywane codziennie i wymagają dodatkowego czasu. W razie sporu można również rozważyć zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.

Jeżeli problem dotyczy nierzetelnych zapisów w dokumentacji, pomocny może być także artykuł o tym, czym jest fałszowanie ewidencji czasu pracy.

Czego nie wlicza się automatycznie do czasu pracy?

Nie każdy pobyt w zakładzie pracy przed rozpoczęciem zmiany lub po jej zakończeniu jest automatycznie czasem pracy. Co do zasady nie wlicza się do czasu pracy czynności prywatnych, oczekiwania z własnej inicjatywy, wcześniejszego przyjścia dla wygody pracownika czy rozmów niezwiązanych z obowiązkami.

Każdorazowo trzeba ustalić, czy pracownik w tym czasie wykonywał obowiązki, pozostawał w dyspozycji pracodawcy i czy czynności były wymagane albo obiektywnie konieczne do prawidłowego wykonania pracy. Przygotowanie kasy, raportu, stanowiska sprzedaży lub zabezpieczenie sklepu po zamknięciu zwykle ma bezpośredni związek z pracą, natomiast samo wcześniejsze przebywanie w pomieszczeniu socjalnym już niekoniecznie.

FAQ

Czy przygotowanie stanowiska przed otwarciem sklepu wlicza się do czasu pracy?

Tak, jeżeli przygotowanie stanowiska jest wymagane przez pracodawcę albo konieczne do rozpoczęcia pracy. Dotyczy to np. uruchomienia kasy, przygotowania towaru, otwarcia lokalu lub sprawdzenia systemu sprzedażowego.

Czy rozliczenie kasy po zamknięciu sklepu jest czasem pracy?

Tak, jeżeli rozliczenie kasy należy do obowiązków pracownika. Zamknięcie sklepu dla klientów nie kończy czasu pracy, jeżeli pracownik nadal wykonuje czynności służbowe.

Czy pracodawca może wymagać przychodzenia 15 minut wcześniej bez zapłaty?

Nie powinien tego robić, jeżeli w tym czasie pracownik wykonuje obowiązki albo pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Taki czas powinien być ujęty w rozliczeniu czasu pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wpisuje dodatkowego czasu do ewidencji?

Warto zebrać dowody rzeczywistych godzin pracy, np. grafiki, raporty kasowe, logowania do systemu, wiadomości od przełożonych i notatki z godzin rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Następnie można zwrócić się do pracodawcy o korektę rozliczeń, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy Państwowej Inspekcji Pracy lub sądu pracy.

Czy każda minuta spędzona w sklepie przed zmianą jest czasem pracy?

Nie. Jeżeli pracownik przyszedł wcześniej wyłącznie z własnej inicjatywy i nie wykonywał obowiązków, ten czas nie musi być czasem pracy. Kluczowe jest to, czy pracownik wykonywał czynności służbowe albo pozostawał w dyspozycji pracodawcy.

Czy dodatkowy czas może być nadgodzinami?

Tak, jeżeli po doliczeniu czynności przed rozpoczęciem pracy lub po jej zakończeniu dochodzi do przekroczenia rozkładu czasu pracy albo norm czasu pracy. Wtedy pracownik może mieć prawo do wynagrodzenia z dodatkiem albo do czasu wolnego.

Podsumowanie

Przygotowanie stanowiska, rozliczenie kasy i czynności związane z zamknięciem sklepu powinny być wliczane do czasu pracy, jeżeli są wymagane przez pracodawcę, wynikają z organizacji pracy albo są niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków. Godziny otwarcia sklepu dla klientów nie przesądzają o czasie pracy pracownika.

W opisanym przypadku dodatkowe około 40 minut dziennie może stanowić czas pracy, a w określonych sytuacjach także pracę nadliczbową. Ostateczna ocena zależy od grafiku, poleceń pracodawcy, rzeczywistego zakresu obowiązków i dowodów potwierdzających, że czynności były wykonywane w interesie pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 128, art. 129, art. 149, art. 151 i art. 151¹ - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienia dotyczące czasu pracy - Czas pracy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.