Nagana z datą wsteczną od pracodawcy

Termin na nałożenie nagany przez pracodawcę

Zgodnie z Kodeksem pracy kara porządkowa, w tym nagana, nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu obowiązku pracowniczego. Dodatkowo obowiązuje termin graniczny 3 miesięcy od dnia dopuszczenia się naruszenia. Przekroczenie któregokolwiek z tych terminów oznacza, że kara została zastosowana z naruszeniem przepisów.

W opisanej sytuacji znaczenie ma to, że pracodawca miał dowiedzieć się o zdarzeniu 10 grudnia i tego samego dnia rozmawiał z pracownicą o okolicznościach sprawy. Jeżeli była to realna możliwość złożenia wyjaśnień, termin 2 tygodni należy liczyć od dnia powzięcia wiadomości przez pracodawcę. Samo wpisanie w piśmie daty 12 grudnia albo 22 grudnia nie przesądza jeszcze, że kara została skutecznie i terminowo zastosowana.

Jeżeli pracownik otrzymuje pismo dopiero w styczniu, powinien zadbać o dowód rzeczywistej daty doręczenia. Najbezpieczniej przy podpisie dopisać: "otrzymałam dnia ..." albo "zapoznałam się dnia ...". Podpis nie musi oznaczać zgody z naganą; może potwierdzać jedynie odbiór pisma.

Wysłuchanie pracownika przed ukaraniem

Kara porządkowa może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie ma umożliwić pracownikowi przedstawienie swojej wersji zdarzeń, a nie być wyłącznie formalnością. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 czerwca 1999 r., sygn. akt I PKN 114/99, wskazał, że pracodawca powinien umożliwić pracownikowi ustne wypowiedzenie się i nie może ograniczyć tego uprawnienia wyłącznie do żądania pisemnych wyjaśnień, jeżeli pracownik chce złożyć wyjaśnienia ustnie.

Pisemna notatka pracownika może mieć duże znaczenie dowodowe, ale nie zawsze zastąpi wysłuchanie. Jeżeli jednak 10 grudnia odbyła się rozmowa dotycząca zarzucanego przewinienia, a pracownik mógł przedstawić swoje stanowisko, pracodawca będzie miał trudność z twierdzeniem, że wysłuchanie było niemożliwe aż do powrotu z urlopu.

Nieobecność pracownika w zakładzie pracy może wpływać na bieg terminu tylko wtedy, gdy z jej powodu pracownik nie może zostać wysłuchany. Jeżeli wysłuchanie nastąpiło wcześniej, późniejszy urlop nie powinien automatycznie zawieszać terminu na zastosowanie kary.

Czy pracodawca może wręczyć naganę z datą wsteczną?

Pracodawca może sporządzić pismo w określonej dacie, ale nie może antydatować dokumentu po to, aby stworzyć pozór zachowania terminu. W razie sporu znaczenie mają dowody: data faktycznego odbioru pisma, treść korespondencji, notatki służbowe, maile, informacje o rozmowach oraz świadkowie.

Jeżeli pismo o naganie zostaje wręczone dopiero w styczniu, a wynika z niego wcześniejsza data, pracownik nie powinien podpisywać go bez zastrzeżeń, jeżeli podpis mógłby zostać przedstawiony jako potwierdzenie wcześniejszego odbioru. Warto dopisać własnoręcznie rzeczywistą datę doręczenia i ewentualnie krótką adnotację, że pracownik nie zgadza się z karą.

Sprzeciw od nagany

Pracownik, który nie zgadza się z karą nagany, może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Termin ten liczy się od rzeczywistego zawiadomienia, czyli w praktyce od dnia, w którym pracownik otrzymał pismo albo mógł zapoznać się z jego treścią.

W sprzeciwie należy wskazać, dlaczego kara jest niezasadna albo została zastosowana niezgodnie z przepisami. W opisanej sytuacji najważniejsze argumenty to: przekroczenie 2-tygodniowego terminu, wcześniejsze wysłuchanie pracownika, próba nadania pismu daty wstecznej oraz brak podstaw do zawieszenia biegu terminu z powodu urlopu, jeżeli wysłuchanie odbyło się przed urlopem.

Pracodawca rozpatruje sprzeciw po ewentualnym zajęciu stanowiska przez reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową. Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia, sprzeciw uważa się za uwzględniony.

Postępowanie po odrzuceniu sprzeciwu

Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. W sprawie sądowej pracownik może wykazywać zarówno brak podstaw do ukarania, jak i naruszenie procedury, w tym przekroczenie terminów albo nieprawidłowe wysłuchanie.

Warto zachować kopię sprzeciwu z potwierdzeniem złożenia, kopię pisma o naganie, dowody daty doręczenia, korespondencję z pracodawcą oraz własną notatkę z przebiegu rozmowy. Jeżeli pracodawca usuwa karę lub kara zostaje uchylona, wzmianka o niej nie powinna dalej obciążać pracownika w aktach osobowych.

Co wpisać przy odbiorze pisma o naganie?

Jeżeli pracownik otrzymuje pismo opatrzone wcześniejszą datą, praktyczne znaczenie ma sposób potwierdzenia odbioru. Przy podpisie można dopisać na przykład: "pismo otrzymałam dnia 5 stycznia, nie zgadzam się z karą". Taka adnotacja pomaga wykazać, że dokument nie został doręczony w dacie wpisanej przez pracodawcę.

Jeżeli pracodawca odmawia przyjęcia adnotacji albo żąda podpisu bez dopisku, warto poprosić o kopię pisma, wysłać do pracodawcy wiadomość e-mail potwierdzającą rzeczywistą datę otrzymania dokumentu oraz zachować wszelkie dowody potwierdzające przebieg zdarzeń.

Przykłady

FAQ

Czy podpisanie nagany oznacza zgodę z karą?

Nie musi oznaczać zgody, jeżeli podpis potwierdza jedynie odbiór pisma. Dla bezpieczeństwa warto dopisać rzeczywistą datę odbioru oraz zastrzeżenie, że pracownik nie zgadza się z karą.

Ile czasu ma pracodawca na nałożenie nagany?

Co do zasady pracodawca ma 2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ale nie więcej niż 3 miesiące od samego naruszenia. Terminy te wynikają z Kodeksu pracy.

Czy urlop pracownika zawiesza termin na ukaranie?

Urlop może mieć znaczenie, jeżeli z powodu nieobecności pracownika nie można go wysłuchać. Jeżeli pracownik został już wcześniej wysłuchany, sama późniejsza nieobecność nie powinna służyć do przedłużenia terminu na zastosowanie kary.

Co zrobić, gdy pracodawca wręcza pismo z wcześniejszą datą?

Należy zadbać o potwierdzenie rzeczywistej daty doręczenia. Można dopisać ją przy podpisie, zachować kopię pisma i niezwłocznie złożyć sprzeciw, jeżeli kara jest spóźniona lub niezasadna.

Kiedy można iść do sądu pracy?

Do sądu pracy można wystąpić po odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę. Termin wynosi 14 dni od zawiadomienia pracownika o odrzuceniu sprzeciwu.

Podsumowanie

Nagana z datą wsteczną jest szczególnie ryzykowna dla pracodawcy, jeżeli ma ukrywać przekroczenie ustawowych terminów. W opisanym stanie faktycznym najważniejsze jest ustalenie, czy pracownica została wysłuchana 10 grudnia oraz kiedy faktycznie doręczono jej pismo o ukaraniu. Jeżeli pracodawca wiedział o zdarzeniu tego samego dnia i przeprowadził rozmowę wyjaśniającą, późniejsze wręczenie nagany w styczniu może być skutecznie kwestionowane.

Pracownik powinien niezwłocznie zabezpieczyć dowody, dopisać rzeczywistą datę odbioru pisma i wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu. W razie odrzucenia sprzeciwu sprawę można skierować do sądu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 czerwca 1999 r., sygn. akt I PKN 114/99

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.