Nagana dla pracownika - procedura i terminy

Kiedy można zastosować naganę dla pracownika?

Nagana jest jedną z kar porządkowych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy. Obok niej pracodawca może zastosować upomnienie, a w ściśle określonych przypadkach także karę pieniężną. Nagana nie służy jednak do karania za każdy słaby wynik, brak samodzielności albo niską efektywność.

Podstawą nagany powinno być konkretne naruszenie obowiązków porządkowych, na przykład nieprzestrzeganie ustalonej organizacji pracy, regulaminu pracy, procedur, zasad BHP, przepisów przeciwpożarowych, sposobu potwierdzania obecności albo usprawiedliwiania nieobecności. Im dokładniej pracodawca wskaże naruszoną zasadę i konkretne zachowanie pracownika, tym mniejsze ryzyko skutecznego zakwestionowania kary.

W opisanej sytuacji samo stwierdzenie, że pracownik jest niesamodzielny, nieodpowiedzialny albo wymaga kontroli, może być niewystarczające. Nagana będzie bezpieczniejsza prawnie, jeżeli pracodawca powiąże ją z konkretnymi faktami: niewykonaniem polecenia dotyczącego pracy, naruszeniem procedury, nieterminowym wykonaniem zadania mimo wyraźnego terminu, zignorowaniem instrukcji albo narażeniem firmy na realne konsekwencje organizacyjne.

Nagana a niewłaściwe wykonywanie pracy

Niesumienne lub niestaranne wykonywanie obowiązków może uzasadniać działania pracodawcy, ale trzeba odróżnić odpowiedzialność porządkową od oceny jakości pracy. Kara nagany powinna dotyczyć naruszenia porządku pracy, a nie samego faktu, że pracownik osiąga gorsze wyniki od oczekiwanych.

Jeżeli pracownik nie realizuje zadań w terminie, trzeba ustalić, czy termin był jasno wyznaczony, czy pracownik wiedział, czego się od niego oczekuje, czy zadanie było możliwe do wykonania oraz czy opóźnienie wynikało z jego zawinionego zachowania. Podobnie przy niewykonaniu polecenia istotne jest, czy polecenie dotyczyło pracy, było zgodne z prawem i umową oraz zostało przekazane w sposób pozwalający wykazać jego treść.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 lipca 1990 r., sygn. akt I PRN 26/90, wskazał, że naruszenie porządku pracy może polegać na niewykonaniu polecenia służbowego dotyczącego pracy. Nie każde niezadowolenie pracodawcy z efektów pracy automatycznie uzasadnia więc naganę, ale uporczywe ignorowanie prawidłowych poleceń lub procedur może już stanowić podstawę odpowiedzialności porządkowej.

Terminy na nałożenie nagany

Pracodawca musi pilnować dwóch terminów. Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o naruszeniu obowiązku pracowniczego. Niezależnie od tego nie można jej zastosować po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym pracownik dopuścił się naruszenia.

Jeżeli pracownik jest nieobecny i z tego powodu nie można go wysłuchać, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty termin ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy urlopach, zwolnieniach lekarskich i dłuższych nieobecnościach.

W praktyce warto od razu ustalić datę naruszenia, datę powzięcia informacji przez osobę uprawnioną do działania po stronie pracodawcy oraz dowody potwierdzające zdarzenie. Przekroczenie terminu jest częstym argumentem pracownika w sprzeciwie od nagany.

Wysłuchanie pracownika przed naganą

Kara nagany może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie powinno nastąpić przed podjęciem ostatecznej decyzji o ukaraniu, a nie dopiero przy wręczaniu gotowego pisma.

Przepisy nie wymagają szczególnej formy wysłuchania, ale dla celów dowodowych warto sporządzić krótką notatkę. Powinna ona wskazywać datę rozmowy, osoby obecne, opis zarzutu przedstawionego pracownikowi oraz najważniejsze wyjaśnienia pracownika. Jeżeli pracownik odmawia złożenia wyjaśnień, również warto to odnotować.

Wysłuchanie nie oznacza, że pracodawca musi zgodzić się ze stanowiskiem pracownika. Musi jednak realnie umożliwić mu odniesienie się do zarzutów. Brak takiej możliwości może prowadzić do uchylenia kary.

Pisemne zawiadomienie o naganie

Po podjęciu decyzji pracodawca zawiadamia pracownika o zastosowaniu kary na piśmie. Zawiadomienie powinno wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz informację o prawie wniesienia sprzeciwu i terminie na jego wniesienie.

Pismo nie powinno ograniczać się do ogólnych zarzutów typu "niewłaściwe wykonywanie obowiązków" albo "brak zaangażowania". Bezpieczniejsze jest opisanie konkretnego zdarzenia, na przykład niewykonania oznaczonego polecenia, opóźnienia konkretnego zadania lub naruszenia określonej procedury.

Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Dokumentacja dotycząca odpowiedzialności porządkowej powinna być prowadzona zgodnie z zasadami przechowywania akt osobowych, a po uznaniu kary za niebyłą należy usunąć z akt odpis zawiadomienia.

Sprzeciw pracownika od nagany

Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Może kwestionować zarówno zasadność nagany, jak i naruszenia procedury, na przykład brak wysłuchania, przekroczenie terminu albo nieprecyzyjne wskazanie zarzutu.

O uwzględnieniu albo odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien rozpatrzyć jej stanowisko przed odrzuceniem sprzeciwu. Brak odrzucenia sprzeciwu w terminie 14 dni od jego wniesienia oznacza jego uwzględnienie.

Jeżeli sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. Termin na wniesienie pozwu wynosi 14 dni od dnia zawiadomienia pracownika o odrzuceniu sprzeciwu.

Czy nagana musi poprzedzać zwolnienie?

Nagana nie jest obowiązkowym etapem przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Pracodawca może wypowiedzieć umowę, jeżeli istnieje rzeczywista i konkretna przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie, a przepisy dotyczące danego pracownika i trybu rozwiązania umowy zostały zachowane.

W praktyce nagana może jednak porządkować dokumentację i pokazywać, że pracodawca wcześniej reagował na naruszenia. Nie należy jej stosować wyłącznie po to, aby stworzyć pozorny etap przed zwolnieniem. Jeżeli kara jest niezasadna albo wadliwa formalnie, może osłabić pozycję pracodawcy zamiast ją wzmocnić.

Fakt, że pracownik jest członkiem rodziny pracodawcy, nie zmienia zasad odpowiedzialności porządkowej. Jeżeli dana osoba jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, należy stosować wobec niej te same standardy dokumentowania naruszeń, wysłuchania i pouczenia o środkach odwoławczych.

Kiedy nagana znika z akt osobowych?

Karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy. Wtedy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Kara podlega również usunięciu z akt, jeżeli sprzeciw pracownika zostanie uwzględniony albo sąd pracy uchyli karę. W takim przypadku nie powinna być dalej wykorzystywana przy ocenie pracownika lub przy podejmowaniu decyzji kadrowych.

FAQ

Czy naganę można wręczyć bez rozmowy z pracownikiem?

Nie. Przed zastosowaniem kary pracodawca musi wysłuchać pracownika. Dopiero po umożliwieniu mu przedstawienia stanowiska można podjąć decyzję o ukaraniu.

Czy pracownik musi podpisać naganę?

Podpis pracownika zwykle potwierdza odbiór pisma, a nie zgodę z karą. Jeżeli pracownik odmawia podpisu, pracodawca powinien odnotować odmowę i zadbać o dowód doręczenia zawiadomienia.

Ile czasu ma pracownik na odwołanie od nagany?

Pracownik ma 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu na wniesienie sprzeciwu do pracodawcy. Po odrzuceniu sprzeciwu może wnieść pozew do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu.

Czy za jedno naruszenie można dać kilka kar?

Co do zasady pracodawca powinien zastosować jedną karę porządkową za jedno naruszenie. Nie należy mnożyć kar za to samo zdarzenie, bo może to zostać uznane za nieprawidłowe.

Czy nagana automatycznie uzasadnia wypowiedzenie umowy?

Nie. Nagana i wypowiedzenie to odrębne instytucje. Prawidłowo nałożona nagana może być elementem dokumentacji, ale wypowiedzenie musi mieć własną, konkretną i rzeczywistą przyczynę.

Podsumowanie

Nagana dla pracownika jest dopuszczalna, jeżeli dotyczy konkretnego naruszenia obowiązków porządkowych i została nałożona zgodnie z procedurą. Kluczowe są terminy, wysłuchanie pracownika, precyzyjne pisemne zawiadomienie oraz pouczenie o prawie sprzeciwu.

Pracodawca, który chce zareagować na nieterminowość, niewykonywanie poleceń lub naruszanie procedur, powinien najpierw uporządkować dowody i ocenić, czy problem rzeczywiście mieści się w odpowiedzialności porządkowej. W przeciwnym razie nagana może zostać skutecznie podważona.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 lipca 1990 r., sygn. akt I PRN 26/90

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.