Delegacja na szkolenie w niedzielę - wynagrodzenie i odpoczynek

Delegacja na szkolenie a czas pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Tak wynika z art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Podróż służbowa, zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, polega natomiast na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy.

W praktyce trzeba rozdzielić trzy elementy: sam przejazd, czas obowiązkowego szkolenia oraz należności z tytułu delegacji. Te elementy nie zawsze są rozliczane tak samo. Przejazd może dawać prawo do zwrotu kosztów i diety, ale nie zawsze jest czasem pracy. Szkolenie obowiązkowe najczęściej będzie natomiast czasem pracy.

W opisanej sytuacji pracownik zwykle pracuje od 7:00 do 15:00, od poniedziałku do piątku. Wyjazd autobusem nastąpił w niedzielę o 22:00, przyjazd na miejsce o 7:00 w poniedziałek, szkolenie trwało od 9:00 do 15:00, a powrót zakończył się o 21:30. Oznacza to, że niedzielny przejazd odbywał się poza normalnym rozkładem czasu pracy, natomiast poniedziałkowe szkolenie przypadło w dniu pracy.

Czy przejazd w niedzielę jest czasem pracy?

Zasadą przyjmowaną w orzecznictwie jest to, że czas przejazdu pracownika do miejsca delegacji i z powrotem, odbywany poza normalnymi godzinami pracy, nie jest z reguły czasem pracy. Takie stanowisko wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. I PRN 30/79.

Nie oznacza to jednak, że każdy przejazd w delegacji jest zawsze neutralny dla rozliczeń. Jeżeli podróż przypada w harmonogramowych godzinach pracy, pracownik nie powinien tracić wynagrodzenia tylko dlatego, że zamiast wykonywać zwykłe obowiązki jedzie na polecenie pracodawcy. Jeżeli natomiast podczas podróży wykonuje dodatkowe zadania, np. prowadzi samochód służbowy, przewozi innych pracowników albo sporządza dokumentację na wyraźne polecenie pracodawcy, ten czas może być traktowany jako czas pracy.

W analizowanym wariancie niedzielny przejazd autobusem od 22:00 do 7:00, przy założeniu że pracownik był tylko pasażerem i nie wykonywał pracy, zasadniczo nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Pracownikowi należy się jednak rozliczenie delegacji, czyli przede wszystkim zwrot kosztów przejazdu oraz ewentualna dieta.

Czy za szkolenie należy się wynagrodzenie?

Tak, jeżeli szkolenie było obowiązkowe, wynikało z polecenia pracodawcy albo było niezbędne do wykonywania pracy na danym stanowisku. Zgodnie z art. 94¹³ Kodeksu pracy szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy albo pracy na określonym stanowisku odbywają się na koszt pracodawcy, a czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy, jeżeli obowiązek szkolenia wynika z przepisów, regulaminu, układu, umowy o pracę albo polecenia przełożonego.

W opisanym przypadku szkolenie od 9:00 do 15:00 powinno być rozliczone jako czas pracy. Jeżeli pracownik miał zaplanowaną pracę od 7:00 do 15:00, nie powinien stracić wynagrodzenia za ten dzień. Jeżeli z powodu organizacji delegacji musiał pozostawać w dyspozycji pracodawcy od 7:00, również ten okres wymaga oceny pod kątem czasu pracy.

Gdyby obowiązkowe szkolenie trwało dłużej niż rozkładowy czas pracy, np. od 9:00 do 17:00 przy rozkładzie 7:00-15:00, nadwyżka może stanowić pracę w godzinach nadliczbowych. Wtedy wchodzą w grę normalne zasady rekompensaty nadgodzin: wynagrodzenie z dodatkiem albo czas wolny, zależnie od sposobu rozliczenia.

Należności z tytułu podróży służbowej

Wynagrodzenie za czas pracy i należności delegacyjne to dwie różne kwestie. Za podróż służbową pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem. Chodzi przede wszystkim o zwrot kosztów przejazdu, noclegu, dojazdów miejscowych oraz dietę, jeżeli spełnione są warunki jej naliczenia.

Na dzień 5 czerwca 2026 r. dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Przy podróży krajowej trwającej nie dłużej niż dobę dieta nie przysługuje, gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin; przy podróży od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety; przy podróży ponad 12 godzin przysługuje pełna dieta. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną rozpoczętą dobę odpowiednio 50% albo pełna dieta, zależnie od czasu trwania tej części podróży.

W opisanym przykładzie podróż od niedzieli 22:00 do poniedziałku 21:30 trwa 23 godziny i 30 minut, a więc przy delegacji krajowej zasadniczo daje prawo do pełnej diety, z zastrzeżeniem pomniejszeń przewidzianych przepisami, np. gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki.

Odpoczynek dobowy po powrocie z delegacji

Pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego w każdej dobie pracowniczej. Wynika to z art. 132 § 1 Kodeksu pracy. Delegacji nie można planować tak, aby w praktyce stale pozbawiała pracownika realnej możliwości odpoczynku.

Trzeba jednak odróżnić ogólną zasadę 11-godzinnego odpoczynku od szczególnej podstawy usprawiedliwienia nieobecności po nocnej podróży służbowej. Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy dowodem usprawiedliwiającym nieobecność może być oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej tak późno, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

W analizowanym stanie faktycznym pracownik wrócił o 21:30, a pracę rozpoczyna o 7:00. Do rozpoczęcia pracy pozostaje 9 godzin i 30 minut. To więcej niż 8 godzin, dlatego sama podstawa usprawiedliwienia nieobecności z § 3 pkt 5 rozporządzenia co do zasady nie zadziała. Pracownik powinien więc stawić się w pracy następnego dnia, chyba że u pracodawcy obowiązują korzystniejsze zasady albo konkretne okoliczności podróży uzasadniają inną ocenę.

Odpoczynek tygodniowy i wyjazd w niedzielę

Co do zasady pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Wynika to z art. 133 § 1 Kodeksu pracy. Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę, chyba że przepisy albo organizacja pracy dopuszczają inne rozwiązanie.

Jeżeli pracownik zakończył pracę w piątek o 15:00, a wyjazd w delegację rozpoczął dopiero w niedzielę o 22:00, to między piątkiem 15:00 a niedzielą 22:00 upłynęło 55 godzin. W typowej sytuacji oznacza to, że minimalny odpoczynek tygodniowy został zachowany. Inaczej mogłoby być, gdyby pracownik miał w weekend wykonywać inne obowiązki, pozostawać w gotowości albo rozpoczął delegację znacznie wcześniej.

Czy pracownik musi przyjść do pracy następnego dnia?

Przy danych podanych w pytaniu odpowiedź brzmi: co do zasady tak. Skoro powrót nastąpił o 21:30, a praca zaczyna się o 7:00, pracownik ma ponad 8 godzin do rozpoczęcia pracy. Nie ma więc automatycznej podstawy do usprawiedliwienia nieobecności na podstawie przepisów o nocnej podróży służbowej.

Nie oznacza to, że pracodawca nie może udzielić pracownikowi czasu wolnego, przesunąć godziny rozpoczęcia pracy albo rozliczyć takiej sytuacji korzystniej. Może to wynikać z regulaminu pracy, praktyki zakładowej, polecenia przełożonego, porozumienia stron albo troski o bezpieczeństwo pracy. Szczególnie ostrożnie należy postępować, gdy pracownik wrócił późno i następnego dnia miałby wykonywać pracę wymagającą wysokiej koncentracji, prowadzić pojazdy albo obsługiwać maszyny.

FAQ

Czy podróż służbowa w niedzielę zawsze oznacza pracę w nadgodzinach?

Nie. Jeżeli pracownik tylko jedzie jako pasażer, a przejazd odbywa się poza jego normalnymi godzinami pracy, taki czas zwykle nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Inaczej może być, gdy w czasie podróży wykonuje obowiązki służbowe.

Czy obowiązkowe szkolenie wlicza się do czasu pracy?

Tak, jeżeli szkolenie jest niezbędne do wykonywania pracy, wynika z polecenia pracodawcy albo z przepisów, regulaminu, układu lub umowy o pracę. Czas takiego szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy również wlicza się do czasu pracy.

Czy po powrocie z delegacji o 21:30 trzeba przyjść do pracy na 7:00?

Co do zasady tak, ponieważ do rozpoczęcia pracy pozostaje ponad 8 godzin. Pracownik mógłby powołać się na szczególną podstawę usprawiedliwienia nieobecności po nocnej delegacji dopiero wtedy, gdy do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin i warunki podróży uniemożliwiały odpoczynek nocny.

Czy za czas usprawiedliwionej nieobecności po nocnej delegacji należy się wynagrodzenie?

Przepisy o usprawiedliwianiu nieobecności wskazują, kiedy nieobecność można usprawiedliwić, ale same w sobie nie przyznają automatycznie wynagrodzenia za taki czas. Prawo do wynagrodzenia może wynikać z przepisów zakładowych, regulaminu, układu zbiorowego albo decyzji pracodawcy.

Czy za jednodniową delegację na szkolenie przysługuje dieta?

Przy podróży krajowej trwającej ponad 12 godzin przysługuje pełna dieta. Gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje 50% diety, a przy podróży krótszej niż 8 godzin dieta nie przysługuje. Dieta może zostać pomniejszona, jeżeli pracownik miał zapewnione bezpłatne posiłki.

Czy pracodawca może zaplanować szkolenie poza godzinami pracy?

Może, ale przy szkoleniu obowiązkowym czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy. Jeżeli przekracza normy czasu pracy, trzeba rozważyć rozliczenie nadgodzin albo udzielenie czasu wolnego zgodnie z Kodeksem pracy.

Podsumowanie

W opisanej sprawie kluczowe jest oddzielenie podróży od szkolenia. Niedzielny przejazd autobusem poza normalnymi godzinami pracy, przy założeniu że pracownik był tylko pasażerem, zasadniczo nie jest czasem pracy i nie daje sam przez się prawa do dodatku za nadgodziny. Obowiązkowe szkolenie od 9:00 do 15:00 należy natomiast rozliczyć jako czas pracy.

Skoro powrót nastąpił o 21:30, a praca rozpoczyna się o 7:00, do rozpoczęcia pracy pozostało ponad 8 godzin. Pracownik co do zasady powinien więc pojawić się w pracy następnego dnia. Inaczej należałoby ocenić sytuację, gdyby podróż zakończyła się później, pracownik wykonywał dodatkowe zadania po powrocie albo pracodawca przewidział korzystniejsze zasady rozliczania takich delegacji.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 77⁵, art. 94¹³, art. 128, art. 132 i art. 133.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - Dz.U. 2013 poz. 167, z późniejszymi zmianami.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281, tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632, § 3 pkt 5.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.