Wynagrodzenie pod stołem - co grozi pracownikowi i pracodawcy?

Na czym polega wynagrodzenie "pod stołem"?

Wynagrodzenie "pod stołem" występuje wtedy, gdy pracodawca wpisuje w umowie, liście płac, deklaracjach podatkowych lub dokumentach ZUS niższą kwotę niż faktycznie uzgodniona z pracownikiem, a różnicę przekazuje nieoficjalnie, najczęściej gotówką. W praktyce oznacza to, że tylko część pensji jest opodatkowana i oskładkowana, a pozostała część pozostaje poza ewidencją.

W umowie o pracę trzeba określić warunki wynagradzania, w tym składniki wynagrodzenia. Pracodawca ma też obowiązek wypłacać wynagrodzenie terminowo i w należnej wysokości. Jeżeli strony ustaliły, że pracownik ma dostawać więcej niż wynika z dokumentów, problemem nie jest tylko brak przelewu lub gotówki, ale także nierzetelna dokumentacja kadrowo-płacowa.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto. Jeżeli w umowie wpisano co najmniej tę kwotę, ale faktyczna pensja jest wyższa i część jest wypłacana poza dokumentami, nadal mamy do czynienia z nieujawnieniem części wynagrodzenia. Minimalna pensja nie legalizuje wypłat poza listą płac.

Czy pracownik odpowiada za przyjmowanie pensji poza umową?

Starsze opracowania często wskazywały, że pracownik i pracodawca w równym stopniu narażają się na konsekwencje podatkowe. Obecnie taki wniosek byłby zbyt daleko idący. Po zmianach wprowadzonych od 2022 r. ustawodawca przeniósł najważniejsze skutki podatkowe i składkowe nielegalnego zatrudnienia oraz wypłacania części wynagrodzenia "pod stołem" na pracodawcę.

Przychody pracownika z nielegalnego zatrudnienia oraz przychody ze stosunku pracy w części, w jakiej pracodawca nie ujawnił ich właściwym organom, korzystają ze zwolnienia z PIT. Dodatkowo art. 26a Ordynacji podatkowej chroni podatnika w sytuacji, gdy płatnik zaniżył albo nie ujawnił podstawy opodatkowania z tytułu m.in. stosunku pracy.

Nie oznacza to jednak, że pracownik powinien lekceważyć sprawę. Przyjmowanie pieniędzy poza dokumentami utrudnia późniejsze udowodnienie rzeczywistej pensji, może obniżyć świadczenia z ZUS, utrudnić uzyskanie kredytu i skomplikować spór z pracodawcą. Odpowiedzialność pracownika może też wymagać osobnej oceny, jeżeli pracownik aktywnie współtworzył fałszywe dokumenty, składał nieprawdziwe oświadczenia albo uczestniczył w innych czynach zabronionych.

Konsekwencje dla pracodawcy: PIT, ZUS i sankcje

Pracodawca jest płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy oraz płatnikiem składek. Jeżeli zaniża podstawę opodatkowania lub podstawę wymiaru składek, może zostać zobowiązany do zapłaty zaległości wraz z odsetkami. W razie ujawnienia wynagrodzenia "pod stołem" to pracodawca powinien sfinansować należne składki od ukrytej części pensji, także w tej części, która w normalnym rozliczeniu byłaby finansowana przez pracownika.

Po stronie pracodawcy mogą powstać dodatkowe skutki podatkowe. Przepisy przewidują m.in. rozpoznanie przychodu w związku z nielegalnym zatrudnieniem lub nieujawnieniem części wynagrodzenia, a wypłacone kwoty oraz finansowane od nich składki nie powinny być traktowane jako zwykły koszt uzyskania przychodu. Szczegóły zależą od tego, czy pracodawca rozlicza się według PIT, CIT oraz od konkretnego stanu faktycznego.

Do tego dochodzą sankcje z prawa pracy, Kodeksu karnego skarbowego i Kodeksu karnego. Pracodawca może odpowiadać za naruszenie obowiązków płacowych, nierzetelne rozliczenia podatkowe, zgłaszanie nieprawdziwych danych do ubezpieczeń społecznych albo uporczywe naruszanie praw pracownika. Wykroczenia przeciwko prawom pracownika są zagrożone grzywną, a w poważniejszych przypadkach możliwa jest odpowiedzialność karna.

Co traci pracownik, gdy część pensji jest ukrywana?

Największym praktycznym problemem dla pracownika jest to, że ZUS, urząd skarbowy, bank i inne instytucje widzą tylko oficjalne wynagrodzenie. Jeżeli w dokumentach widnieje 4806 zł brutto, a faktycznie pracownik otrzymuje 7000 zł, to bez korekty dokumentów świadczenia będą obliczane od niższej kwoty.

Dotyczy to przede wszystkim zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczeń wypadkowych, renty i emerytury. Problem może pojawić się także przy odprawie, ekwiwalencie za urlop, wynagrodzeniu za czas choroby, odszkodowaniu za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy oraz przy wyliczaniu zdolności kredytowej.

Gdzie zgłosić zaniżanie wynagrodzenia?

Pracownik lub były pracownik może zgłosić sprawę do kilku instytucji. Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować przestrzeganie prawa pracy, dokumentację płacową i sposób wypłaty wynagrodzenia. ZUS może badać prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń i podstaw wymiaru składek. Urząd skarbowy albo Krajowa Administracja Skarbowa może zająć się nierzetelnymi rozliczeniami podatkowymi.

Jeżeli celem jest ustalenie rzeczywistej wysokości wynagrodzenia albo dochodzenie niewypłaconej części pensji, właściwy może być sąd pracy. W pozwie można powoływać się nie tylko na umowę, lecz także na faktyczne ustalenia stron i sposób wykonywania umowy. W sprawach o rozliczenie wynagrodzenia ważne jest też ustalenie, czy dochodzona kwota była uzgodniona jako brutto czy netto.

Przed zgłoszeniem warto uporządkować dowody chronologicznie: okres zatrudnienia, oficjalne kwoty z umów i pasków płacowych, rzeczywiste wypłaty, osoby obecne przy uzgodnieniach, korespondencję oraz informacje o innych pracownikach objętych podobnym schematem. Nie należy jednak fałszować ani uzupełniać dokumentów po fakcie.

Czy były pracownik może walczyć o korektę składek?

Tak, zakończenie pracy nie zamyka automatycznie drogi do działania. Były pracownik może złożyć skargę do PIP, zawiadomienie do ZUS albo urzędu skarbowego, a w razie potrzeby wystąpić do sądu pracy. Trzeba jednak uwzględnić terminy przedawnienia i trudności dowodowe.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Należności z tytułu składek ZUS przedawniają się co do zasady po 5 latach, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W konkretnych sprawach bieg terminu może być przerywany albo zawieszany, dlatego przy starszych okresach zatrudnienia warto sprawdzić dokumenty szczegółowo.

Jeżeli pracownik faktycznie otrzymywał wyższą pensję, ale pracodawca wykazywał niższą podstawę, celem może być doprowadzenie do korekty dokumentów rozliczeniowych i ustalenia prawidłowej podstawy świadczeń. Nie zawsze oznacza to prosty pozew o wypłatę pieniędzy, zwłaszcza gdy gotówka została już przekazana. Czasem ważniejsze jest ustalenie rzeczywistej podstawy wynagrodzenia i składek.

Umowa-zlecenie, student i inne nietypowe sytuacje

Ten artykuł dotyczy przede wszystkim umowy o pracę. Przy umowach cywilnoprawnych, w tym umowie-zleceniu, skutki podatkowe i składkowe mogą wyglądać inaczej, ponieważ zależą od rodzaju umowy, statusu zleceniobiorcy, wieku, innych tytułów do ubezpieczeń oraz tego, czy w rzeczywistości nie doszło do ukrycia stosunku pracy.

Osobnej analizy wymaga np. umowa-zlecenie dla studenta studiów, bo status studenta, rodzaj studiów i wiek zleceniobiorcy mogą wpływać na składki ZUS i kwotę netto. Nie należy automatycznie przenosić zasad z umowy o pracę na każdą umowę-zlecenie.

FAQ

Czy pracownik musi zapłacić PIT od pieniędzy wypłaconych pod stołem?

Co do zasady, po zmianach obowiązujących od 2022 r. pracownik nie płaci PIT od przychodów z nielegalnego zatrudnienia ani od części wynagrodzenia ze stosunku pracy, której pracodawca nie ujawnił organom. Odpowiedzialność podatkowa jest przeniesiona przede wszystkim na pracodawcę.

Czy pracodawca może potrącić od pracownika zaległe składki po kontroli?

W przypadku ujawnienia wynagrodzenia wypłacanego "pod stołem" składki od tej części powinien sfinansować pracodawca. Dotyczy to także części, która normalnie byłaby finansowana przez pracownika. Pracodawca nie powinien przerzucać tego ciężaru na pracownika po kontroli.

Gdzie najlepiej zgłosić pensję wypłacaną poza umową?

Jeżeli chodzi o naruszenia prawa pracy, właściwa będzie Państwowa Inspekcja Pracy. W zakresie składek właściwy jest ZUS, a w zakresie podatków urząd skarbowy lub Krajowa Administracja Skarbowa. W wielu sprawach warto równolegle rozważyć sąd pracy, zwłaszcza gdy potrzebne jest ustalenie rzeczywistego wynagrodzenia.

Czy można działać, gdy nie mam pokwitowań gotówki?

Tak, ale sprawa będzie trudniejsza dowodowo. Pomóc mogą wiadomości SMS, e-maile, komunikatory, grafiki pracy, zestawienia zmian, nagrania zgodne z prawem, zeznania świadków i porównanie oficjalnych wypłat z faktycznym zakresem obowiązków. Im bardziej uporządkowane dowody, tym większa szansa na skuteczne wykazanie rzeczywistej pensji.

Czy wynagrodzenie pod stołem wpływa na emeryturę?

Tak. Jeżeli składki były odprowadzane tylko od zaniżonej kwoty, na koncie ubezpieczonego w ZUS zapisano niższe podstawy. Może to obniżyć przyszłą emeryturę, rentę oraz bieżące zasiłki. Dopiero korekta dokumentów i rozliczeń może poprawić sytuację pracownika.

Czy były pracownik może zgłosić sprawę po kilku latach?

Może, ale trzeba uwzględnić przedawnienie i dostępność dowodów. Roszczenia pracownicze przedawniają się zwykle po 3 latach, a należności składkowe co do zasady po 5 latach. W starszych sprawach trzeba sprawdzić daty wypłat, ewentualne przerwanie biegu przedawnienia i to, czy chodzi o zapłatę wynagrodzenia, korektę składek czy ustalenie faktów.

Podsumowanie

Wypłacanie części pensji "pod stołem" nie jest neutralnym sposobem zwiększenia kwoty do ręki. Pracodawca zaniża podatki i składki, naraża się na zaległości, odsetki i sankcje, a pracownik ryzykuje niższe świadczenia oraz trudności dowodowe. Aktualne przepisy znacznie silniej chronią pracownika niż dawniej, bo zasadnicze skutki podatkowe i składkowe ujawnienia takich wypłat obciążają pracodawcę.

Jeżeli pracujesz albo pracowałeś w firmie, która wykazywała niższe wynagrodzenie niż faktycznie wypłacane, warto działać metodycznie: zebrać dowody, ustalić okresy i kwoty, sprawdzić zapisy na koncie ZUS, a następnie wybrać właściwą ścieżkę: PIP, ZUS, urząd skarbowy albo sąd pracy. W sprawach wieloletnich szczególnie ważne są terminy przedawnienia i sposób sformułowania żądań.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 29, art. 78, art. 86, art. 282 i art. 291 - tekst aktu w ISAP.

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w szczególności art. 21 ust. 1 pkt 151 oraz przepisy o przychodach pracodawcy przy nielegalnym zatrudnieniu lub nieujawnieniu części wynagrodzenia - tekst aktu w ISAP.

3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, w szczególności art. 26a i art. 30 - tekst aktu w ISAP.

4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 16, art. 17, art. 23 i art. 24 - tekst aktu w ISAP.

5. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny, w szczególności art. 218 i art. 219 - tekst aktu w ISAP.

6. Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy - tekst aktu w ISAP.

7. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. - tekst aktu w ISAP.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.