Dodatek funkcyjny dla p.o. kierownika - jak go cofnąć?

Kiedy dodatek funkcyjny można cofnąć bez wypowiedzenia zmieniającego?

Najpierw trzeba sprawdzić dokument, na podstawie którego pracownik otrzymał dodatek funkcyjny. Znaczenie ma nie tylko sama nazwa świadczenia, lecz przede wszystkim to, czy dodatek był stałym elementem wynagrodzenia, czy świadczeniem czasowym związanym z pełnieniem obowiązków kierownika.

Jeżeli w piśmie, porozumieniu albo aneksie wskazano, że pracownik otrzymuje dodatek funkcyjny tylko za konkretny okres, na przykład od 1 marca do 31 sierpnia, to po upływie tego okresu dodatek co do zasady przestaje przysługiwać. Nie jest to "odebranie" dodatku, ale wykonanie wcześniejszego ustalenia stron. Podobnie będzie wtedy, gdy wprost zapisano, że dodatek przysługuje wyłącznie na czas zastępstwa nieobecnego kierownika albo do dnia odwołania z funkcji p.o. kierownika.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracodawca chce zakończyć wypłatę dodatku wcześniej, niż wynika z dokumentu, albo gdy dodatek został wpisany do warunków umowy o pracę bez wyraźnego ograniczenia czasowego. Wtedy bezpiecznym rozwiązaniem jest porozumienie stron, a gdy pracownik go nie podpisze - wypowiedzenie zmieniające warunki pracy lub płacy.

Porozumienie stron a wypowiedzenie zmieniające

Porozumienie stron jest najprostszą formą zmiany. Pracodawca i pracownik mogą w nim ustalić datę zakończenia pełnienia obowiązków kierowniczych, powrót do poprzedniego zakresu zadań oraz zaprzestanie wypłaty dodatku funkcyjnego. Porozumienie wymaga jednak zgody pracownika - nie można go narzucić jednostronnie.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę, a dodatek wynika z warunków pracy lub płacy, pracodawca powinien zastosować wypowiedzenie zmieniające na podstawie art. 42 Kodeksu pracy. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane wtedy, gdy pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Pismo powinno więc wskazywać, jakie warunki ulegają zmianie, od kiedy mają obowiązywać oraz jakie warunki pracodawca proponuje po upływie okresu wypowiedzenia.

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, umowa o pracę rozwiąże się z upływem tego okresu. Jeżeli nie złoży odmowy w tym terminie, uważa się, że przyjął nowe warunki. Pismo powinno zawierać pouczenie o tym skutku; gdy pouczenia zabraknie, pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków aż do końca okresu wypowiedzenia.

Jak ustalić okres wypowiedzenia zmieniającego?

Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy u danego pracodawcy.

Przy umowie na czas określony i umowie na czas nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi:

• 2 tygodnie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Przy umowie na okres próbny okresy wypowiedzenia są krótsze i zależą od długości okresu próbnego. Trzeba też pamiętać, że w niektórych przypadkach pracownik może podlegać szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem, na przykład w okresie ciąży, urlopu macierzyńskiego, ochrony przedemerytalnej albo z tytułu funkcji związkowej. Wtedy możliwość zastosowania wypowiedzenia zmieniającego wymaga dodatkowej analizy.

Czy trzeba podać przyczynę cofnięcia dodatku funkcyjnego?

Przy wypowiedzeniu zmieniającym dotyczącym umowy na czas określony albo na czas nieokreślony pracodawca powinien podać przyczynę uzasadniającą zmianę warunków pracy lub płacy. Wynika to z art. 30 § 4 Kodeksu pracy stosowanego odpowiednio do wypowiedzenia zmieniającego.

Przyczyna powinna być konkretna, prawdziwa i zrozumiała dla pracownika. W opisanej sytuacji można wskazać, że nastąpiło zakończenie powierzenia obowiązków p.o. kierownika i przekazanie tych obowiązków innemu pracownikowi, a tym samym ustała podstawa wypłaty dodatku funkcyjnego. Nie warto ograniczać się do ogólnego stwierdzenia "zmiany organizacyjne", jeżeli z pisma nie wynika, na czym te zmiany polegają.

Przykładowa przyczyna może brzmieć: "zakończenie powierzenia pracownikowi obowiązków pełniącego obowiązki kierownika z dniem ... w związku z przekazaniem tych obowiązków innemu pracownikowi, co powoduje ustanie podstawy wypłaty dodatku funkcyjnego". Ostateczna treść powinna być jednak dopasowana do dokumentów obowiązujących u pracodawcy i rzeczywistego przebiegu zmian.

Komu przysługuje dodatek funkcyjny?

Dodatek funkcyjny nie jest powszechnym, ustawowym dodatkiem należnym każdemu pracownikowi pełniącemu funkcję kierowniczą. Najczęściej jego zasady wynikają z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, zarządzenia pracodawcy albo przepisów szczególnych dotyczących określonych grup pracowników.

W praktyce dodatek funkcyjny jest związany z wykonywaniem funkcji wymagającej większej odpowiedzialności, kierowania zespołem, organizowania pracy innych osób albo zastępowania osoby na stanowisku kierowniczym. Dlatego przy p.o. kierownika trzeba ustalić, czy pracownik rzeczywiście wykonywał obowiązki uzasadniające dodatek i czy pracodawca prawidłowo określił okres oraz warunki jego wypłaty.

Jeżeli dodatek przysługuje tylko za czas wykonywania funkcji kierowniczej, utrata tej funkcji może uzasadniać zakończenie wypłaty dodatku. Nie oznacza to jednak automatycznie, że pracodawca może w każdej sytuacji jednostronnie i natychmiast obniżyć wynagrodzenie. Decyduje źródło prawa do dodatku i treść dokumentów płacowych.

Powierzenie innych obowiązków na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy

W niektórych sytuacjach pracodawca może czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę bez wypowiedzenia zmieniającego. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala na to, gdy jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika, nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i trwa nie dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym.

Ten przepis nie zawsze rozwiązuje jednak problem dodatku funkcyjnego. Jeżeli pracownikowi powierzono jedynie czasowo inne zadania, a po zakończeniu okresu powierzenia wraca on do poprzednich obowiązków i poprzedniego wynagrodzenia, wypowiedzenie zmieniające może nie być potrzebne. Jeżeli jednak przyznanie dodatku zmieniło warunki płacy wynikające z umowy albo pracodawca chce pogorszyć warunki przed uzgodnionym terminem, należy rozważyć porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Jak przygotować dokument cofający dodatek?

W piśmie warto jasno rozdzielić dwie kwestie: zakończenie pełnienia obowiązków p.o. kierownika oraz konsekwencję płacową, czyli ustanie prawa do dodatku funkcyjnego. Dokument powinien wskazywać datę zakończenia pełnienia funkcji, podstawę prawną albo organizacyjną zmiany, nowe warunki pracy lub płacy oraz pouczenie wymagane przy wypowiedzeniu zmieniającym.

Jeżeli pracownik zgadza się na zmianę, wystarczy porozumienie stron. Jeżeli pracownik nie zgadza się na zmianę, a dodatek jest elementem warunków płacy, należy przygotować wypowiedzenie zmieniające. Przy umowach na czas określony i nieokreślony trzeba wskazać przyczynę oraz - jeśli pracownik jest reprezentowany przez związek zawodowy - przeprowadzić wymaganą konsultację.

Nie należy opisywać cofnięcia dodatku jako kary, jeżeli rzeczywistą przyczyną jest wyłącznie zmiana organizacyjna. Błędne lub pozorne uzasadnienie może prowadzić do sporu o odszkodowanie, przywrócenie poprzednich warunków albo inne roszczenia pracownika.

FAQ

Czy można odebrać dodatek funkcyjny z dnia na dzień?

Tak tylko wtedy, gdy z dokumentu przyznającego dodatek wynika, że dodatek przysługuje do określonego dnia albo do zakończenia określonej funkcji i ten warunek właśnie się spełnił. W pozostałych przypadkach jednostronne natychmiastowe cofnięcie dodatku może być wadliwe.

Czy przekazanie obowiązków p.o. kierownika innej osobie wystarczy jako przyczyna?

Może wystarczyć, jeżeli jest to rzeczywista i konkretna zmiana organizacyjna. W piśmie warto wskazać, że pracownik przestaje pełnić obowiązki kierownicze, a zatem ustaje podstawa wypłaty dodatku funkcyjnego.

Czy pracownik musi zgodzić się na porozumienie?

Tak. Porozumienie stron wymaga zgody pracownika. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody, a pracodawca chce zmienić warunki pracy lub płacy, konieczne może być wypowiedzenie zmieniające.

Co się stanie, gdy pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków w wymaganym terminie, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli nie odmówi, zasadą jest przyjęcie nowych warunków po upływie okresu wypowiedzenia.

Czy dodatek funkcyjny zawsze należy się kierownikowi?

Nie zawsze. Prawo do dodatku powinno wynikać z umowy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, zarządzenia albo przepisów szczególnych. Samo wykonywanie pracy kierowniczej nie zawsze automatycznie tworzy prawo do odrębnego dodatku.

Czy wypowiedzenie zmieniające trzeba skonsultować ze związkiem zawodowym?

Jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, przy wypowiedzeniu zmieniającym umowy na czas określony albo nieokreślony trzeba sprawdzić obowiązek konsultacji związkowej. Brak konsultacji może być zarzutem w ewentualnym sporze.

Podsumowanie

Cofnięcie dodatku funkcyjnego pracownikowi pełniącemu obowiązki kierownika wymaga ustalenia, z czego wynikało prawo do tego dodatku. Jeżeli dodatek był przyznany na określony czas lub wyraźnie na czas pełnienia funkcji p.o. kierownika, jego wypłata może zakończyć się zgodnie z tym ustaleniem. Jeżeli jednak dodatek stał się elementem warunków płacy albo pracodawca chce zakończyć jego wypłatę wcześniej, potrzebne będzie porozumienie stron albo wypowiedzenie zmieniające.

W wypowiedzeniu zmieniającym należy zaproponować nowe warunki, wskazać właściwy okres wypowiedzenia, zamieścić pouczenie dla pracownika i - przy umowie na czas określony lub nieokreślony - podać konkretną przyczynę. W opisanej sytuacji taką przyczyną może być zakończenie powierzenia obowiązków p.o. kierownika oraz przekazanie ich innemu pracownikowi.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 29, art. 30, art. 36, art. 38 i art. 42 - ISAP.

2. Art. 42 Kodeksu pracy - wypowiedzenie warunków pracy lub płacy oraz czasowe powierzenie innej pracy - LEX.