Świadectwo pracy a faktyczne stanowisko kierownicze

Co powinno znaleźć się w świadectwie pracy?

Świadectwo pracy nie jest opinią o pracowniku, lecz dokumentem potwierdzającym najważniejsze fakty związane z zatrudnieniem. Zgodnie z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać w nim m.in. okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy oraz zajmowane stanowiska, pełnione funkcje, wykonywane zawody, specjalności albo rodzaje wykonywanej pracy.

Oznacza to, że dokument powinien możliwie rzetelnie odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Jeżeli pracownik wykonywał pracę na różnych stanowiskach albo pełnił różne funkcje, w świadectwie pracy co do zasady należy wskazać je wraz z okresami ich wykonywania.

Nie powinno się natomiast wpisywać do świadectwa pracy ocen, komentarzy, przyczyn konfliktu, subiektywnej opinii o pracowniku ani informacji, których przepisy nie przewidują. Spór w opisanej sytuacji dotyczy więc nie oceny pracy, ale tego, czy funkcja kierownicza była faktycznie wykonywana.

Pełnienie obowiązków kierownika bez aneksu do umowy

Jeżeli żona była formalnie zatrudniona na stanowisku robotniczym, ale przez rok wykonywała pracę kierowniczą jako osoba pełniąca obowiązki, nie można automatycznie uznać, że w świadectwie pracy wystarczy sama nazwa stanowiska z umowy. Istotne jest to, jaki był rzeczywisty zakres powierzonych i wykonywanych obowiązków.

W praktyce wpis może brzmieć np. "pracownik produkcyjny" za pierwszy okres zatrudnienia oraz "pełniąca obowiązki kierownika zmiany" albo "p.o. kierownika działu" za okres, w którym faktycznie wykonywała zadania kierownicze. Ostateczne sformułowanie zależy od dokumentów zakładowych, nazewnictwa używanego przez pracodawcę oraz rzeczywistego zakresu odpowiedzialności.

Znaczenie ma zwłaszcza to, czy pracownica organizowała pracę innych osób, wydawała polecenia, nadzorowała zespół, odpowiadała za wyniki, grafik, rozliczenia, bezpieczeństwo pracy albo zastępowała kierownika w sposób stały, a nie incydentalny. Im bardziej funkcja była utrwalona i potwierdzona w dokumentach, tym silniejszy argument za jej wpisaniem w świadectwie pracy.

Czy brak formalnej zmiany stanowiska wyklucza wpis?

Nie. Brak aneksu do umowy o pracę nie przesądza jeszcze, że pracodawca może pominąć faktycznie wykonywaną funkcję. Świadectwo pracy ma potwierdzać przebieg zatrudnienia, a nie wyłącznie powtarzać treść pierwszej umowy o pracę.

Trzeba jednak odróżnić krótkotrwałe, pomocnicze zastępowanie przełożonego od rzeczywistego wykonywania pracy kierowniczej przez dłuższy czas. Jeżeli pracownica sporadycznie zastępowała kierownika, wpis może być trudniejszy do uzasadnienia. Jeżeli natomiast przez rok była traktowana przez pracodawcę i zespół jako osoba kierująca pracą innych, argumenty za wpisem są znacznie mocniejsze.

Jakie dowody pomagają przy sprostowaniu świadectwa?

W sporze z pracodawcą nie wystarczy samo twierdzenie, że pracownik wykonywał pracę kierowniczą. Warto zgromadzić dowody pokazujące, że funkcja była realna i trwała przez określony czas.

Przydatne mogą być w szczególności:

• pisemne polecenie powierzenia obowiązków albo informacja o pełnieniu funkcji p.o.,
• zakres obowiązków, regulamin organizacyjny, schemat podległości lub ogłoszenia wewnętrzne,
• korespondencja służbowa, z której wynika wydawanie poleceń, zatwierdzanie urlopów, grafików albo rozliczeń,
• upoważnienia do podpisywania dokumentów, raportów, zamówień lub protokołów,
• potwierdzenia udziału w naradach kierowniczych, raporty i dokumenty z podpisem pracownicy jako osoby kierującej,
• zeznania współpracowników, przełożonych lub podwładnych.

Jak żądać sprostowania świadectwa pracy?

Jeżeli pracodawca wyda świadectwo pracy bez informacji o faktycznie pełnionej funkcji kierowniczej, pracownik może wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Termin wynosi zasadniczo 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, zgodnie z art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy.

Wniosek najlepiej złożyć pisemnie albo w formie pozwalającej potwierdzić datę doręczenia. Należy wskazać, który punkt świadectwa pracy jest nieprawidłowy, jak powinien zostać poprawiony oraz jakie okoliczności i dowody potwierdzają żądanie.

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Termin na skierowanie sprawy do sądu wynosi co do zasady 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania. W praktyce nie warto zwlekać, ponieważ przekroczenie terminów może utrudnić dochodzenie roszczeń.

Co zrobić, jeśli stosunek pracy jeszcze trwa?

Świadectwo pracy jest wydawane w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Jeżeli żona nadal pracuje u tego samego pracodawcy, nie musi jeszcze otrzymać świadectwa pracy za trwający stosunek pracy. Warto jednak już teraz zadbać o potwierdzenie faktycznie powierzonych obowiązków.

Można zwrócić się do pracodawcy o pisemne doprecyzowanie zakresu obowiązków, aneks do umowy, informację o powierzeniu funkcji p.o. kierownika albo inny dokument kadrowy. Takie potwierdzenie ułatwi później prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy i ograniczy ryzyko sporu.

Przykłady

FAQ

Czy świadectwo pracy musi powtarzać nazwę stanowiska z umowy?

Nie zawsze. Świadectwo pracy powinno potwierdzać rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Jeżeli pracownik faktycznie wykonywał inną pracę lub pełnił inną funkcję niż wynikało to z nazwy stanowiska w umowie, może domagać się uwzględnienia tego w świadectwie.

Czy funkcję p.o. kierownika można wpisać do świadectwa pracy?

Tak, jeżeli była faktycznie wykonywana i miała realny charakter. Najbezpieczniej wskazać okres pełnienia funkcji oraz nazwę używaną w zakładzie pracy, np. p.o. kierownika zmiany, p.o. brygadzisty albo pełniąca obowiązki kierownika działu.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia poprawienia świadectwa?

Należy złożyć pisemny wniosek o sprostowanie, najlepiej z propozycją konkretnego brzmienia wpisu i dowodami. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy w ustawowym terminie.

Czy roczne pełnienie obowiązków kierowniczych powinno być udokumentowane aneksem?

W praktyce powinno być uregulowane w dokumentach kadrowych, zwłaszcza gdy wiąże się ze stałą zmianą zakresu obowiązków. Brak aneksu nie przekreśla jednak możliwości wykazania, że pracownik faktycznie wykonywał pracę kierowniczą.

Podsumowanie

Jeżeli żona przez rok faktycznie wykonywała obowiązki kierownicze jako osoba pełniąca obowiązki, pracodawca powinien uwzględnić rzeczywisty przebieg zatrudnienia przy sporządzaniu świadectwa pracy. Nie decyduje wyłącznie nazwa stanowiska w umowie, lecz faktyczne obowiązki, zakres odpowiedzialności i okres ich wykonywania. W razie pominięcia tej funkcji pracownica może żądać sprostowania świadectwa pracy i powinna oprzeć wniosek na konkretnych dowodach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. 2016 poz. 2292 ze zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.