Urlop szkoleniowy na pisanie pracy i obronę

Czym jest urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy to szczególne uprawnienie pracownika przewidziane w Kodeksie pracy. Nie jest częścią urlopu wypoczynkowego i nie pomniejsza jego wymiaru. Służy temu, aby pracownik mógł przygotować się do wskazanych w ustawie egzaminów albo zakończyć studia pracą dyplomową i egzaminem dyplomowym.

Podstawą jest art. 103¹ Kodeksu pracy. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie albo uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Dopiero przy spełnieniu tego warunku pracownik korzysta z ustawowych świadczeń: urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy na obowiązkowe zajęcia.

Zobacz również: aktualny Kodeks pracy.

Urlop na pisanie pracy magisterskiej i obronę

Zgodnie z art. 103² § 1 Kodeksu pracy pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Praca magisterska jest pracą dyplomową, dlatego pracownik kończący studia magisterskie może skorzystać z tego uprawnienia, jeżeli studia pozostają w związku z kwalifikacjami zawodowymi i odbywają się za zgodą pracodawcy albo z jego inicjatywy. W praktyce chodzi nie tylko o samo napisanie pracy, lecz także o przygotowanie do obrony i udział w egzaminie dyplomowym.

Wymiar 21 dni dotyczy ostatniego roku studiów wynikającego z programu i organizacji toku studiów. Nie oznacza dowolnych 21 dni w każdym roku kalendarzowym. Urlop powinien być udzielany w dniach pracy pracownika, zgodnie z jego obowiązującym rozkładem czasu pracy.

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi?

Aktualnie Kodeks pracy przewiduje następujące wymiary urlopu szkoleniowego:

• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,
• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,
• 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie albo egzaminu zawodowego,
• 21 dni w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

W praktyce warto odróżnić urlop na zakończenie studiów od urlopu na inne egzaminy. Jeżeli pracownik przystępuje tylko do egzaminu zawodowego, ustawowy wymiar wynosi 6 dni. Jeżeli jest w ostatnim roku studiów i przygotowuje pracę dyplomową oraz obronę, stosuje się wymiar 21 dni.

Zobacz również: urlop na egzaminy i pisanie pracy dyplomowej.

Czy potrzebna jest zgoda pracodawcy?

Tak, w większości spraw kluczowa jest zgoda pracodawcy albo jego inicjatywa. Jeżeli pracodawca kieruje pracownika na studia, kurs lub egzamin, warunek jest spełniony. Jeżeli pracownik sam rozpoczyna naukę, powinien uzyskać zgodę pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Zgoda nie zawsze musi przybrać formę rozbudowanej umowy. Może wynikać z pisemnej akceptacji wniosku, korespondencji, skierowania, finansowania nauki albo innych okoliczności. Dla bezpieczeństwa pracownika najlepiej zadbać o potwierdzenie w formie dokumentowej, np. mailowej albo pisemnej.

Jeżeli pracodawca nie wyraził zgody i nauka odbywa się wyłącznie z prywatnej inicjatywy pracownika, pracownik nie ma roszczenia o ustawowy urlop szkoleniowy. Strony mogą jednak uzgodnić urlop bezpłatny albo zwolnienie z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia na zasadach art. 103⁶ Kodeksu pracy.

Jak złożyć wniosek o urlop szkoleniowy?

Kodeks pracy nie narzuca jednego urzędowego wzoru wniosku. W praktyce wniosek powinien być złożony z odpowiednim wyprzedzeniem i zawierać co najmniej:

• dane pracownika i stanowisko,
• wskazanie rodzaju nauki albo egzaminu,
• podstawę wniosku, np. ostatni rok studiów i przygotowanie pracy dyplomowej,
• liczbę dni urlopu oraz proponowane terminy,
• informację o zgodzie pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji albo prośbę o jej udzielenie,
• załącznik, np. zaświadczenie z uczelni o ostatnim roku studiów, terminie obrony lub statusie studenta.

Pracownik powinien uzgodnić termin urlopu z pracodawcą, ponieważ urlop szkoleniowy dotyczy organizacji pracy. Pracodawca, który wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie powinien pozbawiać pracownika ustawowego uprawnienia, ale może oczekiwać dokumentów potwierdzających cel urlopu i uzgodnienia konkretnych dni wolnych.

Wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego

Za czas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Tak samo jest w przypadku zwolnienia z całości lub części dnia pracy, jeżeli jest ono potrzebne, aby pracownik mógł punktualnie dotrzeć na obowiązkowe zajęcia i w nich uczestniczyć.

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ustala się według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że pracownik nie powinien tracić wynagrodzenia tylko dlatego, że korzysta z ustawowego urlopu szkoleniowego.

Umowa szkoleniowa i zwrot kosztów

Pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa jest obowiązkowa wtedy, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki. Nie trzeba jej zawierać, jeżeli pracodawca nie nakłada takiego obowiązku. Okres pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji nie może przekraczać 3 lat.

Szerzej opisujemy ten wątek w tekście: umowa szkoleniowa i zwrot kosztów.

Czy studia podyplomowe dają prawo do 21 dni urlopu?

To zagadnienie wymaga ostrożności. Obecne brzmienie art. 103² Kodeksu pracy mówi o 21 dniach w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej i egzamin dyplomowy. W praktyce przyjmuje się, że nie każde kształcenie podyplomowe automatycznie daje prawo do takiego urlopu jak studia kończące się dyplomem w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.

Jeżeli pracownik uczestniczy w studiach podyplomowych, kursie albo szkoleniu, należy sprawdzić regulamin nauki, dokumenty z uczelni oraz treść zgody lub umowy z pracodawcą. Pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, urlop bezpłatny albo płatne zwolnienie, ale nie zawsze będzie to ustawowy urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni.

Nauka rozpoczęta przed 16 lipca 2010 r.

W starszych sprawach może mieć znaczenie, kiedy pracownik rozpoczął naukę. Do podnoszenia kwalifikacji rozpoczętego przed 16 lipca 2010 r. stosowano przepisy przejściowe związane z dawnym rozporządzeniem w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. Dziś ma to znaczenie głównie historyczne, ponieważ typowe bieżące wnioski pracowników ocenia się już według art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy.

FAQ

Czy urlop szkoleniowy na pracę magisterską jest płatny?

Tak. Jeżeli pracownik spełnia warunki z Kodeksu pracy, za czas urlopu szkoleniowego zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Czy 21 dni urlopu szkoleniowego to dni robocze?

Tak. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu szkoleniowego?

Może odmówić, jeżeli pracownik nie podnosi kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy ani za jego zgodą. Jeżeli zgoda była udzielona, a pracownik spełnia warunki ustawowe, odmowa wymaga szczególnej ostrożności i powinna być oceniona według konkretnego stanu faktycznego.

Czy urlop szkoleniowy zmniejsza urlop wypoczynkowy?

Nie. Urlop szkoleniowy jest odrębnym uprawnieniem i nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego.

Czy trzeba podpisać umowę szkoleniową?

Umowa szkoleniowa jest potrzebna, gdy pracodawca chce uregulować dodatkowe obowiązki, zwłaszcza pozostawanie pracownika w zatrudnieniu po zakończeniu nauki. Nie ma obowiązku jej zawierania, jeżeli pracodawca nie chce zobowiązywać pracownika do dalszej pracy.

Podsumowanie

Urlop szkoleniowy na pisanie pracy dyplomowej i obronę jest uregulowany w Kodeksie pracy i co do zasady wynosi 21 dni w ostatnim roku studiów. Warunkiem jest jednak to, aby pracownik podnosił kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W przeciwnym razie pracodawca nie ma obowiązku udzielenia płatnego urlopu szkoleniowego, choć może dobrowolnie uzgodnić z pracownikiem inne formy wsparcia.

Przed złożeniem wniosku warto przygotować dokument z uczelni, określić proponowane terminy urlopu i upewnić się, że zgoda pracodawcy na naukę została udzielona w sposób możliwy do wykazania. To zwykle pozwala uniknąć sporu o prawo do wolnego i wynagrodzenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 - tekst aktu.

2. Art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy, w szczególności art. 103² dotyczący wymiaru urlopu szkoleniowego - treść przepisu.