Obowiązki po pracowniku, który odszedł z pracy

Czy pracodawca może powierzyć obowiązki po pracowniku, który odszedł?

Tak, ale nie w każdej sytuacji i nie w dowolnej formie. Odejście jednego pracownika może być uzasadnioną potrzebą organizacyjną pracodawcy, jednak nie oznacza automatycznie, że inny pracownik musi stale przejąć jego pełny zakres zadań bez zmiany umowy albo bez zachowania warunków przewidzianych w Kodeksie pracy.

Najpierw trzeba ustalić, czy nowe czynności są nadal pracą tego samego rodzaju, którą pracownik ma wykonywać zgodnie z umową, stanowiskiem, kwalifikacjami i dotychczasowym zakresem odpowiedzialności. Inaczej ocenia się pojedyncze zadania mieszczące się w kierowniczej funkcji nadzorczej, a inaczej przejęcie całej specjalistycznej dziedziny po nieobecnym lub zwolnionym pracowniku.

Jeżeli z umowy o pracę i rzeczywistego charakteru stanowiska wynika, że pracownik odpowiada za organizację pracy zespołu, koordynowanie zadań i nadzór, pracodawca może oczekiwać określonych działań organizacyjnych. Nie zawsze oznacza to jednak obowiązek osobistego wykonywania wszystkich zadań specjalisty, który odszedł.

Polecenie służbowe a zmiana zakresu obowiązków

Pracownik powinien wykonywać polecenia przełożonych, jeżeli dotyczą pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Z tego wynika, że pracodawca może wydawać polecenia dotyczące sposobu organizacji pracy, priorytetów, kolejności zadań albo czasowego wsparcia innego obszaru, o ile nadal mieści się to w granicach umówionego rodzaju pracy.

Nie każde dopisanie nowych zadań do listy obowiązków oznacza zmianę umowy. Zakres obowiązków często ma charakter organizacyjny i może być doprecyzowywany przez pracodawcę. Granicą jest jednak zmiana rodzaju pracy albo takie rozszerzenie odpowiedzialności, które w praktyce prowadzi do wykonywania innej pracy niż uzgodniona w umowie.

Dla celów dowodowych warto żądać, aby polecenie przejęcia zadań było przekazane na piśmie, w wiadomości e-mail albo w innym utrwalonym komunikacie. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy nowe obowiązki są specjalistyczne, obciążające, mają trwać dłużej albo mogą wpływać na odpowiedzialność pracownika.

Porozumienie zmieniające, czyli zgoda obu stron

Jeżeli pracodawca chce trwale powierzyć pracownikowi nowe zadania, a zmiana wykracza poza dotychczasowy rodzaj pracy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest porozumienie zmieniające. Polega ono na zgodnym ustaleniu nowych warunków zatrudnienia przez pracownika i pracodawcę.

Porozumienie może obejmować między innymi nowe stanowisko, rozszerzony zakres obowiązków, zmianę wynagrodzenia, dodatek funkcyjny, zmianę struktury podległości albo nowe zasady odpowiedzialności. Pracownik nie musi zgodzić się na porozumienie. Brak zgody oznacza, że do zmiany w tym trybie nie dochodzi.

W praktyce porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Pozwala to uniknąć sporu, czy dodatkowe obowiązki miały być czasowe, stałe, odpłatne, czy też mieściły się w dotychczasowym stanowisku.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy

Jeżeli pracownik nie zgadza się na trwałe rozszerzenie lub zmianę obowiązków, pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające, o którym mowa w art. 42 Kodeksu pracy. Jest to formalny tryb zmiany warunków pracy lub płacy.

Wypowiedzenie zmieniające powinno zostać dokonane na piśmie i zawierać propozycję nowych warunków. Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę. W zależności od rodzaju umowy i sytuacji pracownika mogą mieć znaczenie także obowiązki dotyczące wskazania przyczyny wypowiedzenia oraz pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy.

Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia zaproponowanych warunków, umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli pracownik nie złoży odmowy przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, co do zasady uważa się, że przyjął nowe warunki. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. Gdy pouczenia nie ma, pracownik może złożyć odmowę do końca okresu wypowiedzenia.

Pracownik, który uważa wypowiedzenie zmieniające za nieuzasadnione albo niezgodne z prawem, może odwołać się do sądu pracy w terminie przewidzianym w Kodeksie pracy dla odwołania od wypowiedzenia.

Czasowe powierzenie innej pracy do 3 miesięcy

Pracodawca może także skorzystać z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane, jeżeli pracodawca powierza pracownikowi inną pracę w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, bez obniżenia wynagrodzenia i przy pracy odpowiadającej kwalifikacjom pracownika.

Muszą więc zostać spełnione łącznie cztery warunki:

• istnieje uzasadniona potrzeba pracodawcy, na przykład konieczność zapewnienia ciągłości pracy po odejściu pracownika,
• powierzenie innej pracy nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
• wynagrodzenie pracownika nie zostaje obniżone,
• powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Przepis nie wymaga wprost formy pisemnej, ale w interesie obu stron jest utrwalenie polecenia. Powinno z niego wynikać, od kiedy i do kiedy pracownik ma wykonywać inne zadania, jaki jest ich zakres oraz czy zmiana następuje właśnie w trybie art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 sierpnia 1979 r., sygn. akt I PR 55/79, wskazał, że uzasadnione potrzeby zakładu pracy należy odnosić do zakładu pracy jako całości, a nie wyłącznie do jednej komórki organizacyjnej. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien wykazać rzeczywistą potrzebę organizacyjną, a nie jedynie wygodę w zarządzaniu personelem.

Czy nowe obowiązki muszą odpowiadać kwalifikacjom pracownika?

Tak. Zarówno przy ocenie polecenia służbowego, jak i przy czasowym powierzeniu innej pracy istotne są kwalifikacje pracownika. Chodzi nie tylko o formalne wykształcenie, ale również doświadczenie, umiejętności, uprawnienia, znajomość procedur, odpowiedzialność za określone ryzyka oraz stan zdrowia.

Pracodawca nie powinien powierzać zadań, do których pracownik nie ma wymaganych uprawnień albo które narażałyby go na odpowiedzialność za czynności, których nie jest w stanie prawidłowo wykonać. Dotyczy to zwłaszcza zadań technicznych, finansowych, kadrowych, medycznych, bhp, księgowych albo związanych z dostępem do danych poufnych.

Jeżeli pracownik ma wątpliwości, powinien poprosić o doprecyzowanie zakresu zadań, wskazanie podstawy powierzenia oraz zapewnienie niezbędnych uprawnień, narzędzi i instrukcji. Sama funkcja nadzorcza nie zawsze oznacza, że pracownik ma samodzielnie wykonywać specjalistyczne czynności podwładnego.

Czy za dodatkowe obowiązki należy się wyższe wynagrodzenie?

Kodeks pracy nie przewiduje automatycznej podwyżki za każde zwiększenie liczby zadań. Jeżeli jednak nowe obowiązki oznaczają awans, większą odpowiedzialność, pracę innego rodzaju albo stałe przejęcie etatu po innej osobie, pracownik może negocjować zmianę wynagrodzenia lub dodatek.

Przy czasowym powierzeniu innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy wynagrodzenie nie może zostać obniżone. Jeżeli natomiast dodatkowe zadania powodują konieczność pracy ponad obowiązujące normy czasu pracy, należy ocenić, czy powstają godziny nadliczbowe oraz czy należy się za nie czas wolny albo odpowiednie wynagrodzenie z dodatkiem.

Nie należy mylić rozszerzenia zakresu obowiązków z nieformalnym oczekiwaniem, że pracownik będzie stale wykonywał pracę dwóch osób w tym samym czasie pracy. Jeżeli zadania są niemożliwe do wykonania w normalnym czasie, warto zgłaszać to przełożonemu w sposób udokumentowany. Warto sprawdzić także omówienie: Zwiększenie zakresu obowiązków bez podwyżki.

Co może zrobić pracownik, zanim odmówi?

Odmowa wykonania polecenia służbowego może wiązać się z ryzykiem porządkowym lub nawet rozwiązaniem umowy, dlatego przed odmową warto ustalić, czy polecenie jest zgodne z prawem, umową i kwalifikacjami pracownika. Bezpieczniejsze jest zadanie pracodawcy konkretnych pytań i prośba o pisemne doprecyzowanie.

Pracownik może w szczególności poprosić o:

• wskazanie, czy zmiana jest czasowa, czy stała,
• podanie podstawy prawnej lub organizacyjnej powierzenia zadań,
• określenie zakresu odpowiedzialności i priorytetów,
• zapewnienie dostępu do dokumentów, systemów, upoważnień i instrukcji,
• ustalenie, jak będą rozliczane ewentualne nadgodziny,
• rozważenie dodatku lub zmiany wynagrodzenia, jeżeli zakres pracy istotnie się zwiększa.

Jeżeli pracodawca przedstawia porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające, nie warto podpisywać dokumentów bez zrozumienia ich skutków. Podpis pod porozumieniem oznacza zgodę na nowe warunki, natomiast przy wypowiedzeniu zmieniającym znaczenie mają terminy na odmowę i ewentualne odwołanie do sądu pracy.

FAQ

Czy pracodawca może kazać mi wykonywać pracę za osobę, która odeszła?

Może powierzyć dodatkowe zadania, jeżeli mieszczą się w rodzaju pracy, kwalifikacjach i granicach polecenia służbowego. Jeżeli jest to trwała i istotna zmiana pracy, potrzebne może być porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Czy muszę podpisać nowy zakres obowiązków?

To zależy od treści dokumentu. Jeżeli zakres tylko doprecyzowuje dotychczasową pracę, podpis może potwierdzać zapoznanie się z obowiązkami. Jeżeli dokument zmienia warunki umowy, warto zachować ostrożność, bo podpis może oznaczać zgodę na zmianę.

Czy czasowe powierzenie innej pracy zawsze może trwać 3 miesiące?

Nie zawsze. Limit 3 miesięcy w roku kalendarzowym to maksymalna granica z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Muszą być spełnione także pozostałe warunki: uzasadniona potrzeba pracodawcy, brak obniżenia wynagrodzenia i zgodność pracy z kwalifikacjami pracownika.

Czy za przejęcie obowiązków należy się dodatek?

Nie ma automatycznego dodatku za każde dodatkowe zadanie. Dodatek lub podwyżka mogą jednak wynikać z umowy, regulaminu, układu zbiorowego albo negocjacji stron. Jeżeli dodatkowe obowiązki powodują nadgodziny, trzeba je rozliczyć zgodnie z przepisami o czasie pracy.

Czy mogę odmówić wykonania nowych zadań?

Odmowa jest ryzykowna, jeżeli polecenie jest zgodne z prawem i umową. Odmowa może być uzasadniona, gdy polecenie jest bezprawne, wykracza poza kwalifikacje, narusza przepisy bhp albo w rzeczywistości zmienia umowę bez zachowania właściwego trybu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 42 i art. 100
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 sierpnia 1979 r., sygn. akt I PR 55/79

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.