Umowa na zastępstwo a trzynastka

Czy pracownik na zastępstwo ma prawo do trzynastki?

Tak, jeżeli jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w jednostce objętej ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Sama okoliczność, że umowa została zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, nie pozbawia prawa do trzynastki.

W aktualnym Kodeksie pracy nie funkcjonuje już odrębny typ umowy nazwany formalnie "umową na zastępstwo". W praktyce jest to umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Taka umowa nadal jest umową o pracę, a osoba zatrudniona na jej podstawie jest pracownikiem.

Ustawa o trzynastce obejmuje m.in. pracowników państwowych jednostek sfery budżetowej, pracowników urzędów organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa, sądów i trybunałów, pracowników samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych oraz pracowników biur poselskich, senatorskich i klubów parlamentarnych. Nie każda instytucja finansowana ze środków publicznych automatycznie mieści się w tym katalogu, dlatego w razie wątpliwości trzeba sprawdzić status pracodawcy.

Kiedy przysługuje pełna trzynastka, a kiedy proporcjonalna?

Pracownik nabywa prawo do trzynastki w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego. Jeżeli nie przepracował całego roku, może nabyć prawo do świadczenia w wysokości proporcjonalnej, o ile przepracowany okres wynosi co najmniej 6 miesięcy.

Przez "przepracowanie" należy rozumieć co do zasady efektywne wykonywanie pracy, a nie samo pozostawanie w stosunku pracy. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dłuższych nieobecnościach chorobowych, urlopach bezpłatnych albo innych okresach, w których pracownik nie świadczył pracy.

Od zasady 6 miesięcy ustawa przewiduje wyjątki. Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy nie jest wymagane m.in. przy:

• nawiązaniu stosunku pracy z nauczycielem lub nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły albo uczelni,
• pracy sezonowej, jeżeli umowa została zawarta na sezon trwający co najmniej 3 miesiące,
• powołaniu do czynnej służby wojskowej albo skierowaniu do służby zastępczej,
• rozwiązaniu stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę, rentę, świadczenie rehabilitacyjne, przeniesieniem służbowym, powołaniem, wyborem, likwidacją pracodawcy, zmniejszeniem zatrudnienia albo reorganizacją jednostki,
• podjęciu zatrudnienia po przeniesieniu służbowym, powołaniu, wyborze, likwidacji poprzedniego pracodawcy albo po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej,
• korzystaniu z urlopów wymienionych w ustawie, w tym urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego, opiekuńczego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu dla poratowania zdrowia,
• wygaśnięciu stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Co oznacza efektywne przepracowanie okresu wymaganego do trzynastki?

W praktyce najwięcej wątpliwości budzi sytuacja pracownika, który był zatrudniony przez wymagany okres, ale przez znaczną część roku chorował. Sąd Najwyższy wskazał, że okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego nie podlegają wliczeniu do 6-miesięcznego okresu przepracowanego, wymaganego do nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Oznacza to, że pracownik zatrudniony na zastępstwo może mieć umowę trwającą dłużej niż 6 miesięcy, ale jeżeli faktycznie nie przepracował wymaganego okresu i nie zachodzi ustawowy wyjątek, pracodawca może odmówić wypłaty trzynastki.

Kiedy pracownik traci prawo do trzynastki?

Ustawa wskazuje sytuacje, w których pracownik nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Chodzi o przypadki szczególnie naganne albo dyscyplinarne, a nie o każdą nieobecność czy każde zakończenie zatrudnienia.

Pracownik nie otrzyma trzynastki, jeżeli w danym roku wystąpiła:

• nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż 2 dni,
• stawienie się do pracy albo przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości,
• wymierzenie kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jeżeli pracownik po prostu zakończył umowę z upływem czasu, na jaki była zawarta, albo umowa rozwiązała się z powodu powrotu zastępowanego pracownika, nie jest to samo w sobie przesłanką utraty prawa do trzynastki. Nadal trzeba jednak sprawdzić, czy spełniono warunek wymaganego okresu pracy albo czy zachodzi ustawowy wyjątek.

Jak oblicza się trzynastkę?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne wynosi 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w roku kalendarzowym, za który trzynastka przysługuje. Do podstawy wlicza się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy należne pracownikowi przywróconemu do pracy.

Jeżeli pracownik nabywa prawo do trzynastki proporcjonalnie, wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Przy niepełnym etacie podstawą są rzeczywiście należne i wypłacone składniki wynagrodzenia, więc świadczenie będzie odpowiednio niższe.

Co do zasady trzynastkę wypłaca się najpóźniej w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku następującego po roku, za który przysługuje, czyli zwykle do 31 marca. Szczególny termin dotyczy pracownika, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy: wtedy wynagrodzenie roczne powinno zostać wypłacone w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Czy umowa-zlecenie przed etatem wlicza się do trzynastki?

Co do zasady nie. Umowa-zlecenie jest umową cywilnoprawną, a trzynastka z ustawy przysługuje pracownikom, czyli osobom zatrudnionym w ramach stosunku pracy. Jeżeli dana osoba najpierw wykonywała zlecenie, a dopiero później zawarła umowę o pracę na zastępstwo, do okresu wymaganego do trzynastki liczy się zasadniczo dopiero okres zatrudnienia pracowniczego.

Inaczej można oceniać sytuację tylko wtedy, gdy umowa-zlecenie była pozorna i w rzeczywistości praca była wykonywana w warunkach stosunku pracy, czyli pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz za wynagrodzeniem. Taka sprawa wymaga jednak odrębnej analizy i często ustalenia istnienia stosunku pracy.

Praktyczna odpowiedź na pytanie czytelniczki

Jeżeli pracuje Pani w jednostce objętej ustawą o trzynastce i jest Pani zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa, sama forma tej umowy nie odbiera prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Jeżeli w danym roku kalendarzowym przepracowała Pani u tego pracodawcy cały rok, trzynastka powinna przysługiwać w pełnej wysokości. Jeżeli okres pracy był krótszy, trzeba sprawdzić, czy wyniósł co najmniej 6 miesięcy efektywnej pracy albo czy wystąpił jeden z wyjątków ustawowych.

Okres wcześniejszej umowy-zlecenia nie powinien być doliczany do okresu pracy wymaganego do trzynastki. Jeżeli więc zlecenie trwało kilka miesięcy, a umowa o pracę rozpoczęła się później, prawo do trzynastki należy oceniać od momentu rozpoczęcia zatrudnienia pracowniczego.

Jeżeli pracodawca nie wypłacił świadczenia, warto wystąpić o pisemne wyjaśnienie sposobu obliczenia okresu pracy i podstawy trzynastki. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

FAQ

Czy umowa na zastępstwo daje prawo do trzynastki?

Tak, jeżeli jest to umowa o pracę zawarta z pracodawcą objętym ustawą o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Umowa zawarta w celu zastępstwa jest umową o pracę na czas określony, więc pracownik może nabyć prawo do trzynastki na zasadach ogólnych.

Czy trzeba przepracować dokładnie 6 miesięcy?

Przy trzynastce proporcjonalnej zasadą jest co najmniej 6 miesięcy efektywnej pracy u danego pracodawcy w roku kalendarzowym. Nie zawsze wystarczy samo trwanie umowy przez 6 miesięcy, bo niektóre nieobecności nie są traktowane jak okres przepracowany.

Czy chorobowe wlicza się do okresu 6 miesięcy?

Co do zasady okres pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego nie wlicza się do 6-miesięcznego okresu przepracowanego wymaganego do nabycia prawa do trzynastki. Jeżeli choroba była krótka, zwykle nie przekreśla to prawa do świadczenia, ale przy długiej nieobecności może mieć decydujące znaczenie.

Czy wcześniejsza umowa-zlecenie w tej samej instytucji pomaga uzyskać trzynastkę?

Zasadniczo nie. Do trzynastki liczy się okres zatrudnienia w ramach stosunku pracy, a nie okres wykonywania umowy cywilnoprawnej. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których zlecenie było w rzeczywistości ukrytym stosunkiem pracy.

Do kiedy pracodawca powinien wypłacić trzynastkę?

Najczęściej trzynastka powinna być wypłacona najpóźniej do końca marca roku następującego po roku, za który przysługuje. Przy likwidacji pracodawcy pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy z tego powodu, świadczenie wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Czy zakończenie umowy z powodu powrotu zastępowanego pracownika odbiera trzynastkę?

Nie samo przez się. Zakończenie umowy zawartej w celu zastępstwa trzeba odróżnić od przypadków utraty prawa do trzynastki, takich jak rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Nadal jednak trzeba spełnić warunek odpowiedniego okresu pracy albo mieścić się w ustawowym wyjątku.

Podsumowanie

Pracownik zatrudniony w budżetówce na podstawie umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa może otrzymać trzynastkę. Kluczowe jest to, czy pracodawca należy do jednostek objętych ustawą, czy pracownik przepracował wymagany okres i czy nie wystąpiła przesłanka utraty prawa do świadczenia. Wcześniejsza umowa-zlecenie co do zasady nie wlicza się do okresu pracy, ponieważ nie tworzy stosunku pracy.

Jeżeli trzynastka nie została wypłacona, a pracownik uważa, że spełnił warunki ustawowe, warto zażądać od pracodawcy wyjaśnienia podstawy odmowy i sposobu obliczenia okresu pracy. Przy sporze znaczenie mogą mieć listy płac, umowy, świadectwa pracy, ewidencja czasu pracy oraz dokumenty dotyczące nieobecności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 560 - ELI / Dziennik Ustaw
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 - Dziennik Ustaw
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 25 lipca 2003 r., sygn. akt III PZP 7/03 - SN
4. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP 3/11 - SN
5. Stan prawny uwzględniony w artykule: 9 czerwca 2026 r.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.