• Stan prawny na: 2026-05-26
W zaświadczeniu RP-7, obecnie najczęściej określanym jako ZUS ERP-7, wykazuje się wynagrodzenia i inne przychody istotne dla ustalenia emerytury, renty lub kapitału początkowego. Nie każdy składnik wypłacony pracownikowi trafia jednak do tabeli wynagrodzeń.
Nagroda jubileuszowa i ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacone w latach 1997-1998 co do zasady nie powinny być wykazane jako składniki wynagrodzenia, jeżeli według ówczesnych przepisów nie stanowiły podstawy wymiaru składek. Błędnie wystawione zaświadczenie należy poprawić przez wystawienie korekty.
Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, znane jako druk RP-7, a obecnie funkcjonujące w praktyce ZUS jako formularz ERP-7, ma istotne znaczenie dla ustalenia wysokości emerytury, renty oraz kapitału początkowego. Organ rentowy opiera się na danych wskazanych przez płatnika składek, dlatego kwoty, okresy i tytuły wypłat muszą wynikać z dokumentacji osobowej i płacowej. W podobnych sprawach warto też sprawdzić omówienie: druk N-10.
Pracodawca powinien wykazać wynagrodzenie za poszczególne lata zatrudnienia, również wtedy, gdy pracownik nie przepracował pełnego roku kalendarzowego. W formularzu należy rozdzielić wynagrodzenia i świadczenia zgodnie z ich charakterem oraz wskazać okresy, których dotyczą.
Nie należy wpisywać do tabeli wynagrodzeń każdej wypłaty tylko dlatego, że została przekazana pracownikowi. Kluczowe jest to, czy dany składnik stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne według przepisów obowiązujących w okresie, za który wynagrodzenie jest uwzględniane.
Zobacz również: termin wystawienia zaświadczenia RP-7
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin - Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Ogólna zasada jest taka, że w zaświadczeniu wykazuje się przychody, od których istniał obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przed 1 stycznia 1999 r., a po tej dacie na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotyczy to między innymi wynagrodzenia zasadniczego, premii, dodatków oraz innych składników, jeżeli były oskładkowane i ich wypłata jest potwierdzona dokumentacją.
W praktyce trzeba sprawdzić listy płac, karty wynagrodzeń, regulaminy wynagradzania, decyzje o przyznaniu nagród oraz inne dokumenty pozwalające ustalić tytuł, kwotę i okres, którego dotyczyła wypłata. Jeżeli dokumentacja nie pozwala pewnie ustalić składnika albo jego wysokości, nie należy uzupełniać danych na podstawie domysłów.
Niektóre świadczenia wykazuje się mimo tego, że nie były typowym wynagrodzeniem za pracę. Chodzi zwłaszcza o wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne oraz świadczenia wyrównawcze, o ile mają znaczenie dla ustalenia podstawy wymiaru świadczenia.
Składnik należny za konkretny rok kalendarzowy, ale wypłacony później, powinien być zasadniczo przypisany do roku, za który przysługiwał. Jeżeli nie da się ustalić okresu, za jaki wypłatę przyznano, w praktyce ujmuje się ją w roku wypłaty, z odpowiednim opisem w dokumentacji.
W opisanej sytuacji chodzi o nagrodę jubileuszową oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacone w latach 1997 i 1998. Dla tych wypłat trzeba zastosować przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 1999 r.
Według ówczesnych zasad nagrody jubileuszowe, które zgodnie z zasadami ich przyznawania przysługiwały pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Tak samo co do zasady traktowano ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że takich kwot nie wpisuje się do tabeli wynagrodzeń jako składników zmiennych ani jako innych składników podlegających uwzględnieniu w podstawie wymiaru.
Jeżeli pracodawca chce zachować pełną przejrzystość, może opisać taką wypłatę w części formularza przeznaczonej na informacje dodatkowe lub uwagi, podając tytuł wypłaty, kwotę, datę wypłaty oraz okres, którego dotyczyła. Nie powinien jednak ujmować jej jako wynagrodzenia oskładkowanego, jeśli dokumenty potwierdzają, że składki nie były należne.
Inaczej może być z innymi nagrodami lub premiami. Jeżeli dana nagroda nie była nagrodą jubileuszową wyłączoną ze składek, a według dokumentów stanowiła podstawę wymiaru składek, powinna zostać wykazana w zaświadczeniu zgodnie z okresem, którego dotyczyła.
Jeżeli zaświadczenie zostało już wystawione błędnie, pracodawca powinien sporządzić nowe zaświadczenie jako korektę. W treści dokumentu należy wyraźnie wskazać, że koryguje ono poprzednio wystawione zaświadczenie, a także opisać przyczynę różnic, na przykład błędne ujęcie nagrody jubileuszowej albo omyłkowe pominięcie składnika oskładkowanego.
Korekta powinna być oparta na dokumentacji źródłowej. Warto dołączyć wyjaśnienie, z którego wynika, jakie pozycje zmieniono i dlaczego. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy poprzednie dane mogły zostać już wykorzystane przez ZUS przy obliczaniu świadczenia.
Jeżeli wskutek nieprawidłowych danych świadczenie zostało ustalone lub wypłacone w zawyżonej wysokości, ZUS może badać odpowiedzialność podmiotu, który przekazał błędne informacje. Ryzyko jest większe, gdy błąd wynikał nie z omyłki rachunkowej, lecz z nierzetelnego potwierdzenia nieistniejących albo nieudokumentowanych wypłat.
Do najczęstszych błędów należy wpisywanie do tabeli wynagrodzeń składników, które nie stanowiły podstawy wymiaru składek w danym okresie, pomijanie zasiłków i wynagrodzeń chorobowych, przypisywanie wypłat do niewłaściwego roku oraz brak opisu składników nietypowych w informacjach dodatkowych.
Problemem bywa również mechaniczne przenoszenie danych z list płac bez ustalenia, czy dany składnik był należny za rok wypłaty, czy za rok wcześniejszy. Przy świadczeniach emerytalno-rentowych takie przesunięcie może wpływać na wybór najkorzystniejszych lat i w konsekwencji na wysokość świadczenia.
Pracodawca nie powinien też wystawiać zaświadczenia na podstawie samego oświadczenia pracownika, jeśli brak jest dokumentów płacowych potwierdzających kwoty. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, należy wskazać wyłącznie dane, które można wiarygodnie potwierdzić.
Poniższe przykłady pokazują, jak odróżnić składniki wykazywane w RP-7/ERP-7 od wypłat, które należy co najwyżej opisać w informacjach dodatkowych.
Pracownik otrzymał w 1998 r. nagrodę jubileuszową za 25 lat pracy. Regulamin przewidywał nagrody jubileuszowe nie częściej niż co 5 lat. Taka wypłata nie powinna zostać wpisana do tabeli wynagrodzeń jako składnik zmienny ani inny składnik wynagrodzenia. Pracodawca może natomiast opisać ją w informacjach dodatkowych, wskazując, że była to nagroda jubileuszowa wyłączona z podstawy składek.
Pracownik rozwiązał umowę o pracę w 1997 r. i otrzymał ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jeżeli według ówczesnych przepisów ekwiwalent nie stanowił podstawy wymiaru składek, nie należy go doliczać do wynagrodzenia wykazywanego dla celów emerytalno-rentowych. W korekcie zaświadczenia trzeba usunąć tę kwotę z tabeli, jeżeli została tam wpisana omyłkowo.
Pracownik otrzymał w 1998 r. premię roczną za wyniki pracy za 1997 r. Dokumentacja wskazuje, że premia była oskładkowana i dotyczyła konkretnego roku. W takiej sytuacji należy przypisać ją do roku, za który przysługiwała, a nie automatycznie do roku faktycznej wypłaty.
Nie zawsze. Nagroda jubileuszowa wypłacona w latach 1997-1998, która zgodnie z zasadami przysługiwała nie częściej niż co 5 lat, co do zasady nie stanowiła podstawy składek i nie powinna być wykazana w tabeli wynagrodzeń.
Przy wypłatach z okresu przed 1999 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop co do zasady nie był podstawą wymiaru składek, dlatego nie należy go ujmować jako wynagrodzenia do podstawy wymiaru świadczeń. Można go opisać w informacjach dodatkowych, jeśli jest to potrzebne dla jasności dokumentu.
Premie i nagrody wykazuje się wtedy, gdy według przepisów z właściwego okresu stanowiły podstawę wymiaru składek i ich wypłata wynika z dokumentacji. Jeżeli składnik był wyłączony ze składek, nie powinien podwyższać kwot wskazanych w tabeli wynagrodzeń.
Należy zwrócić się do pracodawcy lub jego następcy prawnego o wystawienie korekty. Jeżeli zakład pracy nie istnieje, trzeba ustalić, gdzie znajduje się dokumentacja pracownicza i płacowa, na przykład w archiwum lub u przechowawcy dokumentacji.
Tak. Nieprawidłowe kwoty lub błędne przypisanie składników do lat mogą wpływać na obliczenie podstawy wymiaru świadczenia albo kapitału początkowego. Dlatego korektę warto przygotować możliwie szybko po wykryciu błędu.
W RP-7/ERP-7 należy wykazywać tylko te kwoty, które zgodnie z przepisami właściwymi dla danego okresu mają znaczenie dla podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Nagroda jubileuszowa wypłacona w latach 1997-1998 nie częściej niż co 5 lat oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop co do zasady nie powinny być wpisywane do tabeli wynagrodzeń. Jeżeli zostały wpisane omyłkowo, prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie korekty z wyjaśnieniem przyczyn zmian.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 1990 r. w sprawie wysokości i podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz rozliczania składek i świadczeń z ubezpieczenia społecznego, Dz.U. 1993 nr 68 poz. 330 z późn. zm.
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, z późn. zm.
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Dorota Kriger
Absolwentka kierunku bankowość w Studium Finansów pod patronatem WSB w Poznaniu, licencjat Wydziału Ekonomicznego Akademii Ekonomicznej w Poznaniu w specjalności ekonomika pracy i zarządzanie kadrami. Od 1999 r. zatrudniona na stanowisku specjalisty do spraw administracji i zamówień...
>> więcej informacji