Monitoring i podsłuch w pracy

Instalacja kamer na terenie zakładu pracy

Odpowiedzą na pytanie naszego klienta jest informacja, że monitorowanie pracowników jest dopuszczalne, ale tylko w uzasadnionych przypadkach i w ograniczonym zakresie. Uzasadnioną przyczyną wprowadzenia monitoringu jest np. konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, natomiast niedozwolone jest instalowanie kamer w pomieszczeniach socjalnych.

Instalacja kamer na terenie zakładu pracy kamer może mieć na celu kontrolowanie wykonywania pracy przez pracowników, chronienie pracodawcy przed zagrożeniami zewnętrznymi, np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych lub zabezpieczenie się przed ewentualnymi działaniami pracowników, które mogą wyrządzić szkodę.

W tego typu sytuacjach korzystanie z monitoringu za pomocą kamer wydaje się dopuszczalne, pod warunkiem jednak, że pracodawca zadba, aby dobra osobiste oraz prawo pracowników do prywatności nie zostały naruszone, a użyte środki były zgodne z celami, którym mają służyć.

Zobacz też: Zbyt szeroki zakres obowiązków

Czy monitorowanie miejsca pracy za pomocą kamer wymaga zgody pracowników?

Monitorowanie miejsca pracy za pomocą kamer nie wymaga od pracowników wyrażenia zgody na takie sprawowanie kontroli wykonywania pracy czy też bezpieczeństwa zakładu pracy lub pracownika w miejscu pracy. Pracownicy powinni zostać poinformowani o monitoringu.

Zasady stosowanego w zakładzie pracy monitoringu za pomocą kamer mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.

Nieuzasadnionym działaniem pracodawcy jest natomiast objęcie monitoringiem pomieszczeń socjalnych, np. szatni, stołówek oraz palarni. W takich pomieszczeniach jak szatnie, łazienki i toalety prawo pracownika do prywatności powinno być szczególnie chronione. W pomieszczeniach tych pracownik nie wykonuje czynności służbowych, więc nieuzasadnionym by było montowanie w takich miejscach kamer monitoringu. 

Pracownicy, którzy uznają, że kontrola miejsca pracy naruszyła ich dobra osobiste, mogą zażądać od pracodawcy zadośćuczynienia pieniężnego. Ponadto pracodawcy, który złamie zasady monitoringu, grozi odpowiedzialność karna.

Niewątpliwie przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych pracownika przez pracodawcę z wykorzystaniem różnych form monitoringu będzie zgoda pracownika na zastosowanie tych technik.

Pracodawca co do zasady powinien uzyskać zgodę pracownika na zastosowanie monitoringu w takiej formie jak np. przeglądanie jego poczty elektronicznej, monitoring rozmów telefonicznych.

Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Musi to zostać sformułowane w sposób jednoznaczny i wyróżniać się spośród innych pochodzących od tej osoby informacji i oświadczeń (por. art. 7 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

W przypadku, gdy do przetwarzania danych osobowych konieczna będzie zgoda pracownika, może być ona udzielona w zasadzie w dowolnej formie, jednakże z punktu widzenia dowodowego wskazane jest posłużenie się formą pisemną.

Wymaganie dotyczące formy pisemnej odnosi się do przetwarzania szczególnej kategorii danych osobowych – tzw. danych wrażliwych (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Jednakże należy podkreślić, iż niewyrażenie zgody na kontrolę użytkowania poczty lub rozmów telefonicznych może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę, jeśli pracodawca udowodni, że taka forma monitoringu (kontroli pracownika) była niezbędna do właściwego funkcjonowania zakładu pracy. Natomiast jeśli pracodawca przeprowadzi monitoring bez wiedzy pracownika, pracownik może przed sądem dochodzić roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych jak i zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w trybie przewidzianym przez ustawę o ochronie danych osobowych.

Powtórzyć należy jednak, że nie będzie wymagana zgoda pracownika na zastosowanie monitoringu przez pracodawcę, jeśli pracodawca wykaże, że przetwarzanie danych jest niezbędne dla osiągnięcia usprawiedliwionych celów, jeżeli przetwarzanie danych jest adekwatne do osiągnięcia tych celów.

Gromadzenie przez pracodawcę danych osobowych pracowników za pomocą monitoringu

Jeżeli zatem pracodawca udowodni, że gromadzenie danych osobowych pracowników za pomocą szeroko rozumianego monitoringu jest realizowane dla prawnie usprawiedliwionych celów (w szczególności w celu zapobieżenia kradzieżom czy wykrycia sprawcy kradzieży, ograniczenia korzystania z telefonów prywatnych w czasie pracy, kontroli stron internetowych odwiedzanych przez pracowników), a zastosowane metody są adekwatne do zastosowanych celów, wszystko będzie zgodne z prawem.

Uznać należy, iż w każdym innym przypadku do objęcia pracownika monitoringiem wymagana będzie zgoda pracownika. Podkreślenia wymaga w tym miejscu fakt, iż brak zgody nie będzie konwalidowany przez późniejsze poinformowanie pracownika o treści regulaminu, w którym uregulowane zostały kwestie przetwarzania danych osobowych ani też umożliwienie pracownikowi zgłoszenia zastrzeżeń co do pewnych form przetwarzania danych osobowych (por. wyrok NSA z dnia 4 kwietnia 2003, sygn. akt II SA 2135/02, M. Prawn. 2003/10/435).

Odnośnie do zagadnień związanych z możliwością stosowania monitoringu w miejscu pracy spotyka się różne stanowiska. Na gruncie prawa pracy podnosi się czasem, że w zasadzie nie jest dopuszczalny monitoring stały, a tylko stosowany w związku z jakąś szczególną potrzebą, np. kontrolowanie pracowników podejrzanych o rozpowszechnianie pornografii albo wykorzystywanie telefonów służbowych do gier towarzyskich (tak: T. Liszcz, Ochrona prywatności pracownika w relacjach z pracodawcą, MoPr 2007, Nr 1, s. 14).

Wydaje się jednak, że pogląd ten jest zbyt restrykcyjny. Co do zasady przyjmuje się, że instalowanie wideomonitoringu w miejscu pracy powinno mieć odpowiednie uzasadnienie (tak: M. Serzycki, Wideomonitoring personelu, Kadry w Urzędzie, Nr 6). Również zdaniem A. Lacha (Monitorowanie pracownika w miejscu pracy, MoPr 2004, Nr 10, s. 264) uzasadnieniem dla wprowadzenia monitoringu jest m.in. brak kontroli nad działaniami pracownika, który może narazić firmę na odpowiedzialność cywilną, a nawet quasi-karną, którą przewiduje ustawa z 28.10.2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz.U. Nr 197, poz. 1661 ze zm.). Działanie w tym zakresie może być prewencyjne lub też może stanowić reakcję na powstałe nieprawidłowości (tak: K. Walczak, Kodeks pracy – Komentarz, 2011).

Przyjmuje się, że istotne jest zastosowanie przez pracodawcę zasady proporcjonalności. Oznacza ona, że dane osobowe muszą być przetwarzane adekwatnie do celu, który musi uzasadniać ich użycie. Jeśli istnieją inne, mniej restrykcyjne środki kontroli pracodawca nie powinien decydować się na monitoring.

Pod jakimi warunkami można monitorować pracowników w czasie pracy?

Brak jest przepisów normujących monitorowanie za pomocą kamer przemysłowych przestrzegania przez pracowników postanowień regulaminu pracy. Kwestia ta jest dyskusyjna. Na poparcie tezy, iż takie działanie pracodawcy może być uznane za nieusprawiedliwione, należy przywołać opinię z 11. 02. 2004 r. unijnej Grupy Roboczej do spraw Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którą monitorowanie pracowników za pomocą kamer w celu sprawdzenia jakości i ilości wykonywanej przez nich pracy powinno być co do zasady niedopuszczalne w przeciwieństwie do monitorowania dla celów bezpieczeństwa. Niemniej opinia ta nie jest źródłem prawa. Z kolei zgodnie ze stanowiskiem Arkadiusza Lacha zawartym w opinii: „Monitorowanie pracownika w miejscu pracy” (MOPR/2004/10) monitorowanie pracowników powinno odpowiadać następującym warunkom:

• monitorowanie nie może przyjmować postaci zakazanej przez prawo, np. tajnego instalowania kamer w pomieszczeniach, gdzie pracownik może oczekiwać zachowania swojej prywatności;
• musi istnieć usprawiedliwiony cel – np. ochrona przed napadami na pracowników, wykrycie zachowań szkodzących firmie; pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie tego celu w ewentualnym postępowaniu sądowym;
• podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników;
• pracownicy powinni wiedzieć, jakiej formie kontroli są lub mogą być poddawani (duże znaczenie mogą tu mieć ogólnodostępne zasady monitoringu; wskazane jest, aby pracownik przy zawieraniu umowy o pracę lub później podpisywał oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami i akceptuje je);
• spełnienie wymagań określonych w przepisach o ochronie danych osobowych.

Katalog ten dopełnia zakaz dyskryminacji ze względu na płeć, przekonania, narodowość itp.

Podsumowując powyższe rozważania – pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring i podsłuch w pracy i nie musi przy tym przestrzegać żadnych zasad dotyczących instalacji, gdyż żaden przepis nie nakłada na niego takiego obowiązku. Tym samym dowód z nagrań monitoringu może być dopuszczalny w postępowaniu karnym.

Jeśli jednak pracodawca wprowadził monitoring w miejscu, w którym być go nie powinno albo w inny sposób naruszył dobra osobiste pana Bartosza, może on dochodzić przed sądem cywilnym odszkodowania z tytułu naruszenia tych dóbr.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. 2018 poz. 1000
2. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 kwietnia 2003, sygn. akt II SA 2135/02

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.