• Stan prawny na: 2026-06-08
Kara nagany nie obniża automatycznie wynagrodzenia zasadniczego i sama w sobie nie oznacza utraty prawa do podwyżki. Znaczenie ma jednak to, czy podwyżka była elementem wynagrodzenia wynikającym z umowy, regulaminu lub decyzji obejmującej grupę pracowników, czy tylko uznaniową nagrodą.
W artykule wyjaśniamy, kiedy pracodawca może powiązać naganę z premią, nagrodą lub podwyżką, jak sprawdzić regulamin wynagradzania, co z trzynastką oraz jak odwołać się od kary porządkowej.
Nie ma przepisu Kodeksu pracy, który stanowiłby, że sama kara nagany automatycznie pozbawia pracownika prawa do podwyżki wynagrodzenia zasadniczego. Nagana jest karą porządkową, a nie sankcją polegającą na obniżeniu pensji. Pracodawca może stosować karę upomnienia albo nagany za naruszenia porządku pracy, BHP, przepisów przeciwpożarowych, sposobu potwierdzania obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności. Kara pieniężna jest odrębną sankcją i może być stosowana tylko w przypadkach wskazanych w art. 108 Kodeksu pracy.
Jeżeli więc pracownik otrzymał naganę, a następnie pracodawca przyznał wszystkim porównywalnym pracownikom podwyżkę od określonej daty, trzeba najpierw ustalić charakter tej podwyżki. Inaczej ocenia się podwyżkę wynikającą z regulaminu, układu zbiorowego, aneksu do umowy albo decyzji obejmującej określoną grupę pracowników, a inaczej jednorazową nagrodę uznaniową.
Wynagrodzenie zasadnicze jest elementem warunków pracy i płacy. Nie powinno być traktowane tak samo jak nagroda, którą pracodawca przyznaje za szczególne osiągnięcia. Jeżeli pracownik spełnia kryteria przyznania podwyżki, wykonuje pracę tego samego rodzaju i o porównywalnej wartości co inni pracownicy, a został pominięty wyłącznie z powodu nagany, warto zażądać od pracodawcy wskazania konkretnej podstawy takiej decyzji.
Najważniejsze jest rozróżnienie trzech świadczeń: wynagrodzenia zasadniczego, premii regulaminowej oraz nagrody uznaniowej. Wynagrodzenie zasadnicze wynika z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo innego źródła prawa pracy. Jeżeli pracodawca przyznał podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego określonej grupie pracowników według obiektywnych kryteriów, pracownik pominięty powinien móc sprawdzić, z jakiego powodu nie został objęty tą decyzją.
Premia regulaminowa przysługuje wtedy, gdy pracownik spełni warunki przewidziane w regulaminie, umowie albo innym akcie wewnętrznym. Jeżeli regulamin premii wprost przewiduje, że pracownik z aktywną karą porządkową nie nabywa prawa do premii za dany okres, pracodawca może się na taki zapis powołać. Warunek musi być jednak jasny, znany pracownikom i stosowany jednakowo wobec osób w podobnej sytuacji.
Nagroda uznaniowa ma inny charakter. Zgodnie z art. 105 Kodeksu pracy nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie obowiązków, inicjatywę oraz podnoszenie wydajności i jakości pracy szczególnie przyczyniają się do wykonywania zadań zakładu. Przy takiej nagrodzie pracodawca ma większą swobodę i może uwzględnić fakt wcześniejszego ukarania naganą. Nie oznacza to jednak prawa do dowolności ani do nierównego traktowania pracowników.
W opisanej sytuacji kluczowe są dokumenty obowiązujące u pracodawcy. Należy sprawdzić zwłaszcza umowę o pracę, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, układ zbiorowy pracy, zarządzenie o podwyżkach oraz treść pism przekazanych innym pracownikom. Jeżeli z dokumentów wynika, że podwyżka miała charakter powszechny albo obejmowała wszystkich pracowników spełniających określone kryteria, pominięcie pracownika z naganą powinno mieć wyraźne uzasadnienie.
Warto też ustalić, czy pracodawca mówi o podwyżce wynagrodzenia zasadniczego, czy faktycznie o nagrodzie, premii albo dodatku. Samo określenie użyte w rozmowie nie przesądza sprawy. Liczy się to, czy świadczenie było roszczeniowe, czyli należne po spełnieniu warunków, czy uznaniowe, czyli zależne od oceny pracodawcy.
Przy ocenie pominięcia w podwyżce znaczenie mają także przepisy o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Jeżeli pracownik wykonuje porównywalną pracę, ma podobne kwalifikacje, odpowiedzialność i wyniki, a jedyną przyczyną odmowy podwyżki jest kara nagany, warto zweryfikować, czy taka decyzja nie narusza zasad równego traktowania.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Jeżeli chodzi o ustawowe dodatkowe wynagrodzenie roczne, potocznie nazywane trzynastką, sama kara nagany nie jest wymieniona w ustawie jako przyczyna utraty prawa do tego świadczenia. Pracownik nie nabywa prawa do trzynastki między innymi w razie nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni, stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości, wymierzenia kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby albo rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy pracodawca prywatny używa określenia trzynastka na własny bonus roczny, nagrodę roczną albo premię. W takim przypadku decydują zapisy umowy, regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania albo utrwalone zasady obowiązujące w zakładzie pracy. Jeżeli regulamin przewiduje utratę prawa do bonusu przez pracownika ukaranego naganą, trzeba ocenić, czy zapis jest jasny i czy pracodawca stosuje go konsekwentnie wobec wszystkich pracowników.
W przypadku nagrody uznaniowej pracodawca może uwzględnić fakt naruszenia obowiązków pracowniczych. Sąd Najwyższy w wyroku z 19 grudnia 1990 r., sygn. akt I PR 170/90, wskazał jednak, że uznanie w zakresie przyznawania nagród nie oznacza prawa do dowolności, nadużywania kompetencji ani dyskryminowania pracowników.
• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron a utrata bonusu rocznego
Jeżeli pracownik uważa, że nagana została udzielona niesłusznie, powinien sprawdzić, czy pracodawca dochował procedury. Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. Przed zastosowaniem kary pracownik powinien zostać wysłuchany.
O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia, datę naruszenia oraz informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu. Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni, uważa się, że sprzeciw został uwzględniony.
Po odrzuceniu sprzeciwu pracownik może w terminie 14 dni wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. Jeżeli nagana została nałożona wadliwie, a pracodawca następnie powołuje się na nią przy odmowie podwyżki, premii lub nagrody, zakwestionowanie samej kary może mieć praktyczne znaczenie dla całej sprawy płacowej.
Jeżeli pracodawca twierdzi, że podwyżka będzie możliwa dopiero po usunięciu nagany z akt, warto poprosić o pisemne wskazanie podstawy takiej decyzji: regulaminu, zarządzenia, uchwały albo innego dokumentu obowiązującego w zakładzie pracy. Bez analizy tych dokumentów trudno przesądzić, czy odmowa jest zgodna z prawem.
Zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może także wcześniej uznać karę za niebyłą z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.
W praktyce pracownik może zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wcześniejsze uznanie kary za niebyłą, zwłaszcza gdy od ukarania upłynął już pewien czas, pracownik wykonuje obowiązki prawidłowo, a kara blokuje mu premię, nagrodę albo podwyżkę. Pracodawca nie ma jednak ogólnego obowiązku pozytywnego rozpatrzenia takiego wniosku, chyba że wynika to z przepisów wewnętrznych.
Usunięcie kary z akt oznacza, że kara jest traktowana jako niebyła. Pracodawca nie powinien później powoływać się na nią przy podejmowaniu bieżących decyzji kadrowych i płacowych. Jeżeli mimo zatarcia kary pracownik nadal jest pomijany przy podwyżkach, należy ocenić, czy przyczyną są inne obiektywne kryteria, czy faktycznie dawna kara porządkowa.
Pracownik, który nie otrzymał podwyżki z powodu nagany, powinien najpierw zebrać dokumenty: zawiadomienie o ukaraniu, ewentualny sprzeciw, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, informację o podwyżkach i pisma przekazane innym pracownikom. Następnie warto wystąpić do pracodawcy o wyjaśnienie, czy odmowa dotyczy podwyżki wynagrodzenia zasadniczego, premii, nagrody czy bonusu rocznego.
Jeżeli podwyżka została przyznana od wcześniejszej daty, na przykład od 1 stycznia, można zapytać również o wyrównanie za okres wsteczny. Jeżeli pracodawca odmawia wyłącznie z powodu nagany, powinien wskazać podstawę prawną lub regulaminową. Brak takiej podstawy nie oznacza automatycznie wygranej w sporze, ale wzmacnia argument pracownika, zwłaszcza gdy inni pracownicy wykonujący porównywalną pracę otrzymali podwyżkę.
Poniższe przykłady pokazują, jak różnie można ocenić wpływ nagany na podwyżkę, premię i świadczenia roczne w zależności od dokumentów obowiązujących u pracodawcy.
Marek, pracownik produkcji, otrzymał naganę za naruszenie procedury potwierdzania obecności. Trzy miesiące później pracodawca podniósł wszystkim operatorom tej samej linii wynagrodzenie zasadnicze o 400 zł, powołując się na nowe stawki stanowiskowe. Marek został pominięty bez wskazania regulaminowej podstawy. W takiej sytuacji powinien poprosić o pisemne wyjaśnienie kryteriów podwyżki i rozważyć roszczenie o wyrównanie, ponieważ nagana nie powinna automatycznie wyłączać go z grupowej podwyżki stanowiskowej.
Anna, specjalistka administracyjna, nie otrzymała kwartalnej premii. Regulamin premiowania przewidywał, że premia nie przysługuje za kwartał, w którym pracownik ma aktywną karę porządkową. Ponieważ Anna otrzymała naganę w tym samym kwartale, a regulamin był stosowany jednakowo wobec wszystkich pracowników, pracodawca miał argument do odmowy premii. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do odmowy podwyżki wynagrodzenia zasadniczego w kolejnym okresie.
Tomasz pracuje w jednostce sfery budżetowej i obawiał się, że nagana pozbawi go trzynastki. Po sprawdzeniu ustawy okazało się, że sama nagana nie jest przesłanką utraty prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Gdyby jednak nagana była związana na przykład z nieusprawiedliwioną nieobecnością trwającą dłużej niż dwa dni, pracodawca musiałby ocenić skutki tej nieobecności na podstawie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym.
Może być brana pod uwagę tylko wtedy, gdy istnieje ku temu konkretna podstawa w regulaminie, zasadach podwyżek albo obiektywnych kryteriach oceny pracowników. Sama nagana nie daje automatycznego prawa do pominięcia pracownika w podwyżce, zwłaszcza gdy podwyżka obejmuje porównywalną grupę pracowników.
Nagana nie jest instrumentem obniżenia wynagrodzenia. Zmiana wynagrodzenia zasadniczego wymaga co do zasady porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego, a pracodawca musi respektować przepisy o minimalnym wynagrodzeniu, równości i zakazie dyskryminacji.
To zależy od rodzaju premii. Jeżeli premia jest regulaminowa, decydują warunki zapisane w regulaminie. Jeżeli regulamin wyłącza premię przy aktywnej karze porządkowej, pracodawca może się na to powołać. Przy premii uznaniowej pracodawca ma większą swobodę, ale nadal nie może działać dowolnie.
Sama nagana nie jest ustawową przesłanką utraty prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w jednostkach sfery budżetowej. Trzeba jednak sprawdzić, czy zdarzenie, za które udzielono nagany, nie wiązało się z inną okolicznością przewidzianą w ustawie, na przykład nieusprawiedliwioną nieobecnością trwającą dłużej niż dwa dni.
Co do zasady kara uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej z własnej inicjatywy albo na wniosek zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika.
Tak, jeżeli pracownik uważa, że kara jest niezasadna albo została nałożona z naruszeniem procedury. Sprzeciw wnosi się w terminie 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu. Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary.
Nagana może mieć praktyczne znaczenie przy ocenie pracownika, ale nie działa jak automatyczna blokada podwyżki wynagrodzenia zasadniczego. Decydujące jest to, czy świadczenie ma charakter roszczeniowy, czy uznaniowy, oraz co wynika z regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania, układu zbiorowego, umowy o pracę albo pisma o podwyżce.
Jeżeli pracodawca odmawia podwyżki wyłącznie z powodu nagany, pracownik powinien poprosić o wskazanie podstawy takiej decyzji. W razie wątpliwości warto równolegle ocenić prawidłowość samej nagany, bo terminy na sprzeciw i skierowanie sprawy do sądu pracy są krótkie.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 105, art. 108-113 oraz art. 183a-183c - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277.
2. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, w szczególności art. 3 i art. 5 - tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1690.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 grudnia 1990 r., sygn. akt I PR 170/90.
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Izabela Nowacka-Marzeion
Magister prawa, absolwentka Wydziału Prawa Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Doświadczenie zdobyła w ogólnopolskiej sieci kancelarii prawniczych, po czym podjęła samodzielną praktykę. Specjalizuje się w prawie cywilnym ,...
>> więcej informacji