Skrócony czas pracy dla osoby niepełnosprawnej

Czas pracy osoby z orzeczoną niepełnosprawnością

Na dzień 5 czerwca 2026 r. podstawowe zasady czasu pracy osób niepełnosprawnych wynikają z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 15 tej ustawy czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Jest to ogólna norma dla osób z orzeczoną niepełnosprawnością, w tym dla osób z lekkim stopniem niepełnosprawności. Powiązany problem omawiamy osobno: Norma zadaniowa dla pracownika z niepełnosprawnością.

Dla osób zaliczonych do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności ustawodawca przewidział korzystniejszą normę: maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Ta zasada nie zależy obecnie od dodatkowego zaświadczenia lekarza o celowości skrócenia czasu pracy. W praktyce pracodawca powinien stosować szczególne normy od chwili, gdy pracownik przedstawi mu dokument potwierdzający stopień niepełnosprawności, ponieważ przekazanie dokumentów dotyczących zdrowia jest dla pracownika dobrowolne. Przy równoległym zatrudnieniu trzeba dodatkowo sprawdzić, jak rozliczać skrócony czas pracy osoby niepełnosprawnej przy zatrudnieniu w dwóch miejscach, aby prawidłowo zastosować ochronne normy czasu pracy.

Warto odróżnić skróconą normę czasu pracy od obniżenia etatu. Pracownik zatrudniony na pełny etat, który ma umiarkowany albo znaczny stopień niepełnosprawności, nie staje się automatycznie pracownikiem na 7/8 etatu. Nadal może być zatrudniony w pełnym wymiarze, ale jego pełnoetatowa norma dobowa i tygodniowa jest krótsza.

Czy pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może pracować 8 godzin dziennie?

Tak, ale nie wystarczy samo oświadczenie pracownika, że woli pracować po 8 godzin. Art. 16 ustawy przewiduje wyjątki od ograniczeń z art. 15. Przepisów o szczególnych normach czasu pracy nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz wtedy, gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników, a w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, wyrazi na to zgodę. Koszty takich badań ponosi pracodawca.

Oznacza to, że pracownik z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności, który chce pracować w dłuższej normie, powinien złożyć pracodawcy wniosek. Następnie konieczna jest zgoda lekarza. Jeżeli lekarz nie wyrazi zgody, pracodawca nie powinien planować pracy ponad 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Dotyczy to także sytuacji, gdy pracownik deklaruje, że czuje się dobrze i chce pracować dłużej.

Jeżeli natomiast lekarz medycyny pracy w orzeczeniu lub zaleceniach wskazuje, że pracownik powinien korzystać ze skróconego czasu pracy, to w praktyce wzmacnia to konieczność stosowania norm 7/35. Nie jest to jednak podstawa do skracania czasu pracy poniżej norm ustawowych, chyba że wynika to z ograniczeń zdrowotnych, organizacji pracy albo odrębnych ustaleń stron.

Praca w nocy i godziny nadliczbowe osoby niepełnosprawnej

Osoba niepełnosprawna nie może być co do zasady zatrudniona w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych. Zakaz ten obejmuje zarówno pracowników z lekkim, jak i umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności. Wyjątki są takie same jak przy normach czasu pracy: zatrudnienie przy pilnowaniu albo zgoda lekarza wydana na wniosek pracownika.

Pracodawca powinien więc ostrożnie planować grafiki. Nie chodzi tylko o samą liczbę godzin w dobie i tygodniu, lecz także o to, czy pracownikowi nie zlecono pracy nadliczbowej, nocnej albo takiej organizacji czasu pracy, która omija ochronny cel przepisów. W przypadku pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności szczególnie ważna jest prawidłowa ewidencja czasu pracy.

Wynagrodzenie przy skrĂłconym czasie pracy

Stosowanie norm 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo nie powinno obniżać wysokości wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości. Wynika to z art. 18 ustawy o rehabilitacji. Jeżeli więc pracownik ma stałą pensję miesięczną i po przedstawieniu orzeczenia zaczyna pracować według normy 7/35, pracodawca nie powinien zmniejszać mu wynagrodzenia tylko dlatego, że obowiązuje krótsza norma czasu pracy.

Inaczej wygląda rozliczenie przy stawkach godzinowych. Przepis przewiduje mechanizm podwyższenia godzinowej stawki wynagrodzenia zasadniczego w odpowiednim stosunku, tak aby przejście na krótszą normę nie prowadziło do obejścia ochrony płacowej.

Dodatkowa przerwa w pracy

Osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą albo wypoczynek. Przerwa ta wynosi 15 minut i jest wliczana do czasu pracy. Jest to uprawnienie niezależne od zwykłej przerwy z Kodeksu pracy, która przysługuje pracownikowi, gdy jego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin.

W praktyce pracownik z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności, który pracuje 7 godzin danego dnia, najczęściej korzysta więc z 15-minutowej przerwy kodeksowej oraz dodatkowej 15-minutowej przerwy przewidzianej dla osób niepełnosprawnych. Obie przerwy są wliczane do czasu pracy.

Co jeśli pracownik nie przedstawi orzeczenia pracodawcy?

Pracownik nie ma obowiązku ujawniania pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Przedstawienie dokumentów potwierdzających dane o stanie zdrowia jest dobrowolne. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca nie może prawidłowo stosować szczególnych uprawnień, jeżeli nie wie o orzeczeniu i nie ma dokumentu potwierdzającego stopień niepełnosprawności.

Jeżeli pracownik nie przedstawi orzeczenia, w praktyce godzi się z tym, że pracodawca będzie planował jego czas pracy według ogólnych zasad. Nie oznacza to jednak, że pracownik może najpierw ukrywać dokument, a potem automatycznie żądać od pracodawcy odpowiedzialności za okres, w którym pracodawca nie znał jego statusu. Każdą taką sytuację trzeba oceniać indywidualnie, zwłaszcza gdy pracodawca miał inną wiedzę o stanie zdrowia pracownika albo gdy doszło do naruszenia przepisów BHP.

Podsumowanie

Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie musi uzyskiwać dodatkowego zaświadczenia, aby korzystać z normy 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Ta norma wynika bezpośrednio z ustawy. Jeżeli jednak pracownik chce pracować dłużej, np. po 8 godzin dziennie, potrzebny jest jego wniosek oraz zgoda właściwego lekarza. Bez takiej zgody pracodawca powinien stosować szczególne normy czasu pracy i nie powinien zlecać pracy w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

FAQ

Czy skrócony czas pracy osoby niepełnosprawnej wymaga zaświadczenia lekarza?

Nie, w przypadku osoby z umiarkowanym albo znacznym stopniem niepełnosprawności norma 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo wynika bezpośrednio z ustawy. Osobna zgoda lekarza jest potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy pracownik chce, aby ograniczeń z art. 15 nie stosować.

Czy pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności może pracować 8 godzin?

Może, ale co do zasady tylko po złożeniu wniosku i uzyskaniu zgody lekarza medycyny pracy albo lekarza sprawującego opiekę nad pracownikiem, jeżeli brak lekarza medycyny pracy. Bez tej zgody pracodawca powinien stosować normę 7/35.

Czy skrĂłcenie czasu pracy oznacza obniĹźenie wynagrodzenia?

Nie powinno tak być przy wynagrodzeniu wypłacanym w stałej miesięcznej wysokości. Ustawa wyraźnie wskazuje, że stosowanie szczególnych norm czasu pracy nie powoduje obniżenia takiego wynagrodzenia.

Czy osoba niepełnosprawna może mieć nadgodziny?

Co do zasady nie. Osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Wyjątkiem jest praca przy pilnowaniu albo sytuacja, w której lekarz wyrazi zgodę na niestosowanie ograniczeń na wniosek pracownika.

Od kiedy pracodawca powinien stosować normę 7 godzin dziennie?

W praktyce od momentu, gdy pracownik przedstawi pracodawcy orzeczenie potwierdzające umiarkowany albo znaczny stopień niepełnosprawności. Pracodawca musi mieć podstawę do zastosowania szczególnych uprawnień, a przekazanie dokumentów dotyczących zdrowia jest dobrowolne.

Czy dodatkowa przerwa osoby niepełnosprawnej jest płatna?

Tak. Dodatkowa 15-minutowa przerwa na gimnastykę usprawniającą albo wypoczynek jest wliczana do czasu pracy. Nie zastępuje ona zwykłej przerwy z Kodeksu pracy, jeżeli pracownik spełnia warunki do jej otrzymania.

Czy pracownik może nie pokazywać orzeczenia o niepełnosprawności?

Tak. Przedstawienie pracodawcy dokumentów dotyczących stanu zdrowia jest dobrowolne. Trzeba jednak liczyć się z tym, że bez przedstawienia orzeczenia pracodawca nie będzie miał podstaw do stosowania szczególnych norm czasu pracy i innych uprawnień wynikających z ustawy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 913, w szczególności art. 15-18 - ELI/Dziennik Ustaw.

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 134 - ISAP.