Kontrakt menedżerski a korzystanie ze środków ZFŚS

Czy członek zarządu na kontrakcie menedżerskim może korzystać z ZFŚS?

Tak, ale pod warunkiem, że wynika to z regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kontrakt menedżerski jest co do zasady umową cywilnoprawną. Osoba wykonująca taki kontrakt nie staje się przez to automatycznie pracownikiem w rozumieniu prawa pracy, nawet jeżeli faktycznie wykonuje zadania na rzecz spółki w sposób stały i za wynagrodzeniem.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dopuszcza jednak, aby pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu także innym osobom niż pracownicy, rodziny pracowników oraz byli pracownicy będący emerytami lub rencistami. Musi to zostać zapisane w regulaminie ZFŚS. Samo podjęcie uchwały zarządu, zwyczaj w firmie albo decyzja komisji socjalnej nie wystarczy, jeżeli regulamin nie obejmuje tej grupy osób.

Kto jest osobą uprawnioną do korzystania z funduszu?

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści będący byłymi pracownikami oraz ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Ten ostatni fragment przepisu ma kluczowe znaczenie dla członków zarządu na kontraktach menedżerskich. Jeżeli regulamin wyraźnie stanowi, że ze świadczeń mogą korzystać także osoby wykonujące pracę lub usługi na rzecz spółki na podstawie kontraktów menedżerskich, umów zlecenia albo innych umów cywilnoprawnych, to taka osoba może zostać objęta pomocą socjalną. Jeżeli regulamin wymienia wyłącznie pracowników i ich rodziny, menedżer na kontrakcie nie powinien otrzymać świadczenia z funduszu.

Warto przy tym oddzielić dwie kwestie: prawo do ubiegania się o świadczenie oraz wysokość świadczenia. Regulamin może otworzyć menedżerom dostęp do ZFŚS, ale nie może zwolnić pracodawcy z obowiązku stosowania kryterium socjalnego.

Jak zapisać uprawnienie menedżerów w regulaminie ZFŚS?

Regulamin powinien jasno wskazywać, kto może korzystać ze świadczeń. Jeżeli spółka chce objąć członków zarządu na kontraktach menedżerskich pomocą socjalną, najlepiej dopisać ich w części dotyczącej osób uprawnionych, np. jako osoby wykonujące na rzecz pracodawcy usługi na podstawie kontraktu menedżerskiego, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu.

Nie należy poprzestawać na nieprecyzyjnych sformułowaniach typu "osoby współpracujące ze spółką", jeżeli w praktyce chodzi o konkretną grupę. Zbyt ogólny zapis może utrudniać kontrolę prawidłowości wypłat i powodować spór, czy dana osoba rzeczywiście została objęta regulaminem.

Regulamin ZFŚS ustala się zgodnie z zasadami określonymi w art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin wymaga uzgodnienia w trybie przewidzianym w ustawie o związkach zawodowych. Jeżeli organizacja związkowa nie działa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. To ważna aktualizacja obowiązująca od 27 stycznia 2026 r., wynikająca z ustawy nowelizującej ZFŚS.

Kryterium socjalne obowiązuje także przy menedżerach

Najważniejsza zasada pozostaje taka sama dla wszystkich osób uprawnionych. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Oznacza to, że spółka nie może wypłacić członkom zarządu świadczenia tylko dlatego, że pełnią określoną funkcję albo zawarli kontrakt menedżerski.

W praktyce trzeba zebrać dane pozwalające ocenić sytuację socjalną osoby składającej wniosek. Ustawa przewiduje, że udostępnienie takich danych następuje w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do potwierdzenia. Może to obejmować na przykład oświadczenie o dochodach, liczbie osób w gospodarstwie domowym, sytuacji rodzinnej albo szczególnych okolicznościach życiowych.

Pracodawca powinien przetwarzać tylko dane niezbędne do rozpatrzenia wniosku i ustalenia wysokości świadczenia. Dane dotyczące zdrowia wymagają szczególnej ostrożności, pisemnych upoważnień dla osób mających do nich dostęp i zachowania ich w tajemnicy. Ustawa nakazuje także co najmniej raz w roku dokonywać przeglądu danych osobowych zebranych na potrzeby ZFŚS i usuwać te, których dalsze przechowywanie jest zbędne.

Czy można wypłacić świadczenie wszystkim członkom zarządu po równo?

Co do zasady nie. Środki ZFŚS nie są dodatkowym wynagrodzeniem ani premią dla kadry zarządzającej. Fundusz ma cel socjalny, a więc wysokość pomocy powinna wynikać z indywidualnej sytuacji osoby uprawnionej. Wypłata identycznej kwoty wszystkim członkom zarządu, bez analizy ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, byłaby ryzykowna.

Sąd Najwyższy w orzecznictwie dotyczącym ZFŚS podkreślał, że fundusz ma łagodzić różnice w poziomie życia osób uprawnionych, a pracodawca nie może wydatkować jego środków niezgodnie z regulaminem i ustawowym kryterium socjalnym. Z tego powodu nawet osoby znajdujące się w tej samej grupie organizacyjnej mogą otrzymać różne świadczenia albo nie otrzymać ich wcale.

Kontrakt menedżerski a odpis na ZFŚS

Trzeba odróżnić objęcie menedżera prawem do korzystania ze świadczeń od naliczania odpisu na fundusz. Obowiązek tworzenia ZFŚS i podstawowe zasady naliczania odpisu opierają się na liczbie pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz na przeciętnej liczbie zatrudnionych w rozumieniu przepisów o funduszu. Osoba świadcząca usługi na podstawie kontraktu menedżerskiego nie jest z tego powodu wliczana jak pracownik etatowy.

W 2026 r. odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjmowanego na potrzeby ustawy. Według obwieszczenia Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r. podstawą jest kwota 7848,60 zł, czyli przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r. Samo przyznanie menedżerom prawa do świadczeń w regulaminie nie oznacza więc, że spółka nalicza odpis na każdego z nich jak na pracownika.

Czy inne przepisy zakazują finansowania świadczeń dla zarządu?

W typowej prywatnej spółce z o.o. nie ma ogólnego zakazu przyznania członkom zarządu na kontraktach menedżerskich prawa do świadczeń z ZFŚS. Warunkiem jest jednak prawidłowy regulamin, zachowanie kryterium socjalnego i wydatkowanie środków na cele mieszczące się w działalności socjalnej.

Trzeba natomiast sprawdzić, czy w konkretnym przypadku nie obowiązują dodatkowe ograniczenia wynikające ze szczególnych przepisów, umowy spółki, zasad wynagradzania członków organów, regulacji dotyczących podmiotów publicznych albo wewnętrznych polityk compliance. Jeżeli spółka należy do sektora publicznego, grupy kapitałowej z odrębnymi zasadami wynagradzania albo korzysta ze szczególnych reżimów prawnych, ocena może wymagać dodatkowej analizy.

Podatki i składki przy świadczeniach dla menedżerów

Decyzja o dopuszczeniu menedżera do ZFŚS nie rozstrzyga automatycznie skutków podatkowych i składkowych. Świadczenia dla pracowników finansowane z funduszu mogą korzystać z określonych zwolnień i wyłączeń, ale przy osobach wykonujących kontrakty menedżerskie trzeba osobno ocenić źródło przychodu, rodzaj świadczenia, status osoby uprawnionej oraz obowiązki płatnika.

Dlatego w regulaminie i dokumentacji wypłat warto oddzielić podstawę socjalną świadczenia od wynagrodzenia należnego z kontraktu menedżerskiego. Świadczenie z ZFŚS nie powinno zastępować elementów wynagrodzenia zarządu ani pełnić funkcji premii. Jeżeli w praktyce świadczenie jest wypłacane bez kryterium socjalnego, organ kontrolny może kwestionować jego charakter.

Skutki nieprawidłowej wypłaty z funduszu

Nieprawidłowe wydatkowanie środków ZFŚS może prowadzić do obowiązku zwrotu środków funduszowi. Ustawa przyznaje związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami albo o przekazanie należnych środków na fundusz.

Dodatkowo osoba odpowiedzialna po stronie pracodawcy za wykonywanie ustawy o ZFŚS może odpowiadać za wykroczenie, jeżeli nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania z nimi niezgodne. W takich sprawach właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy może skierować wniosek o ukaranie.

Jak bezpiecznie uregulować korzystanie z ZFŚS przez zarząd?

Najbezpieczniejszy model obejmuje cztery elementy. Po pierwsze, regulamin ZFŚS powinien wprost wskazywać, czy członkowie zarządu na kontraktach menedżerskich są osobami uprawnionymi. Po drugie, regulamin powinien określać rodzaje świadczeń, zasady składania wniosków i dokumenty potrzebne do oceny sytuacji socjalnej. Po trzecie, decyzje powinny być podejmowane indywidualnie, po analizie sytuacji osoby ubiegającej się o pomoc. Po czwarte, dokumentacja powinna pozwalać wykazać, że wypłata miała charakter socjalny, a nie wynagrodzeniowy.

Jeżeli dotychczasowy regulamin nie obejmuje menedżerów, spółka powinna najpierw zmienić regulamin w prawidłowym trybie, a dopiero potem rozpatrywać wnioski tej grupy osób. Nie należy legalizować wypłat wstecznie samą uchwałą zarządu ani notatką komisji socjalnej.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 288, w szczególności art. 2 pkt 1 i 5, art. 3, art. 6, art. 8, art. 10, art. 12 i art. 12a.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 2026 r. poz. 25.
• Obwieszczenie Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2026 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2025 r. i w drugim półroczu 2025 r.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 579/00.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 597/00.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 kwietnia 2017 r., sygn. III AUa 934/16.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 31 maja 2017 r., sygn. III AUa 812/16.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.