Zlecenie w spółce cywilnej a zarzuty ZUS

Umowa-zlecenie u podmiotu powiązanego z pracodawcą

Przepisy nie zakazują, aby osoba zatrudniona na umowę o pracę w jednej firmie wykonywała dodatkowo umowę-zlecenie w innym podmiocie, nawet jeżeli między tymi podmiotami występują powiązania osobowe. Problem pojawia się wtedy, gdy zlecenie jest w rzeczywistości wykonywane na rzecz pracodawcy albo służy obejściu przepisów o czasie pracy, wynagrodzeniu za nadgodziny lub składkach.

W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych istotne znaczenie ma zasada, zgodnie z którą za pracownika uważa się także osobę wykonującą umowę-zlecenie, jeżeli zawarła ją z własnym pracodawcą albo w ramach tej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Skutkiem może być doliczenie przychodu ze zlecenia do podstawy wymiaru składek ze stosunku pracy. Znaczenie ma również art. 9 ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który dotyczy obowiązkowego podlegania ubezpieczeniom w takich sytuacjach.

W opisanym stanie faktycznym ważne jest to, że jednoosobowa działalność pana X i spółka cywilna nie współpracują, nie wykonują wzajemnych usług i nie rozliczają między sobą pracy tych samych osób. Jeżeli rzeczywiście tak jest, to sam udział pana X w obu przedsięwzięciach nie powinien automatycznie przesądzać o tym, że zleceniobiorcy wykonują pracę na rzecz swojego pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że ZUS nie może takiej sprawy badać.

Kiedy ZUS może zakwestionować zlecenie?

ZUS może zakwestionować rozliczenia składkowe, jeżeli uzna, że umowa-zlecenie była pozorna, miała ukryć faktyczny stosunek pracy albo była wykonywana w interesie pracodawcy, mimo że formalnie została zawarta z innym podmiotem. Organ rentowy analizuje wtedy nie tylko treść umowy, ale przede wszystkim faktyczny sposób jej wykonywania.

Najczęściej badane są następujące okoliczności:

• czy czynności ze zlecenia są takie same lub bardzo podobne do obowiązków z umowy o pracę,
• czy praca jest wykonywana w tym samym miejscu, czasie i pod kierownictwem tych samych osób,
• czy efekty pracy ze zlecenia trafiają do pracodawcy albo są przez niego wykorzystywane,
• czy między jednoosobową działalnością a spółką cywilną istnieją umowy, refaktury, rozliczenia, podwykonawstwo lub faktyczna wymiana świadczeń,
• czy zlecenie zastępuje pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli ZUS wykaże, że zlecenie jest tylko formalnie wykonywane dla spółki cywilnej, a w rzeczywistości służy działalności pracodawcy, może przyjąć, że przychód ze zlecenia powinien zostać oskładkowany tak jak przychód pracownika. Jeżeli natomiast praca w spółce jest realna, samodzielna, odrębna organizacyjnie i gospodarczo, argumentacja ZUS oparta wyłącznie na powiązaniu osobowym jest zbyt daleko idąca.

Czy spółka cywilna zmienia ocenę sprawy?

Spółka cywilna ma specyficzny charakter, ponieważ nie jest osobą prawną, a jej działalność opiera się na wspólnikach. Nie oznacza to jednak, że każda umowa zawarta w ramach spółki cywilnej automatycznie staje się umową z własnym pracodawcą pracownika zatrudnionego w odrębnej jednoosobowej działalności jednego ze wspólników.

W praktyce ZUS może próbować argumentować, że skoro ta sama osoba jest pracodawcą w działalności jednoosobowej i wspólnikiem spółki cywilnej, to istnieje wystarczające powiązanie do zastosowania przepisów o pracy na rzecz własnego pracodawcy. Taki wniosek wymaga jednak ustalenia rzeczywistego przebiegu współpracy, a nie tylko wskazania wspólnej osoby w strukturze obu przedsięwzięć.

Znaczenie ma zwłaszcza to, czy spółka cywilna wykonuje jakiekolwiek czynności na rzecz jednoosobowej działalności, czy korzysta z jej narzędzi, klientów, lokalu, organizacji pracy lub kadry kierowniczej. Jeżeli takich powiązań faktycznych nie ma, a zlecenia są wykonywane wyłącznie na potrzeby spółki, należy to jasno wykazać w toku kontroli.

Jakie dowody warto przygotować na kontrolę ZUS?

W toku kontroli nie wystarczy ogólne twierdzenie, że firmy są odrębne. Trzeba pokazać, jak ta odrębność wygląda w praktyce. Im lepiej udokumentowane są rzeczywiste czynności wykonywane w spółce cywilnej, tym łatwiej odpierać zarzut fikcyjności zleceń. Przy przygotowaniu dokumentów warto znać również zasady, według których przebiega kontrola PIP i ZUS w firmie, oraz obowiązki pracodawcy w toku takich czynności.

Przydatne mogą być w szczególności:

• umowy-zlecenia z precyzyjnym opisem czynności wykonywanych dla spółki,
• zakresy obowiązków z umów o pracę w jednoosobowej działalności,
• rachunki, protokoły odbioru, zestawienia godzin lub raporty z wykonania zlecenia,
• dokumenty potwierdzające, że zlecenia służyły wyłącznie działalności spółki cywilnej,
• brak faktur, umów i rozliczeń między spółką a jednoosobową działalnością, jeżeli rzeczywiście ich nie było,
• dowody odrębnego nadzoru, miejsca wykonywania zadań, narzędzi lub klientów,
• wyjaśnienia pracowników i wspólników opisujące faktyczny przebieg pracy.

Warto unikać sytuacji, w której dokumenty są ogólne, a zakres zlecenia brzmi tak samo jak obowiązki pracownicze. Jeżeli pracownik w firmie pana X wykonuje czynności magazynowe, a w spółce cywilnej ma zlecenie opisane równie szeroko jako prace pomocnicze, ZUS może łatwiej postawić zarzut, że obie umowy dotyczą tego samego rodzaju pracy.

Znaczenie orzecznictwa w podobnych sprawach

W orzecznictwie zwraca się uwagę, że formalne rozdzielenie umów między różne podmioty nie zawsze chroni przed uznaniem, że praca była faktycznie świadczona na rzecz pracodawcy. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 lipca 2015 r., sygn. akt II PK 282/14, wskazano, że praca wykonywana na podstawie umowy-zlecenia zawartej ze spółką z tej samej grupy, obejmująca te same czynności co umowa o pracę, może być traktowana jako praca w ramach stosunku pracy z pracodawcą.

Nie oznacza to jednak, że każda sprawa podmiotów powiązanych kończy się tak samo. Orzeczenie pokazuje kierunek oceny ryzyka: im bardziej zlecenie przypomina dalsze wykonywanie tych samych obowiązków dla pracodawcy, tym większe ryzyko zakwestionowania rozliczeń. Jeżeli natomiast przedmiot zlecenia, organizacja pracy i beneficjent pracy są inne, przedsiębiorca ma argumenty do obrony.

Co zrobić, gdy ZUS wyda niekorzystną decyzję?

Po kontroli ZUS może wydać decyzję dotyczącą podlegania ubezpieczeniom lub podstawy wymiaru składek. Jeżeli płatnik się z nią nie zgadza, może złożyć odwołanie do sądu za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady termin na odwołanie wynosi miesiąc od doręczenia decyzji.

W odwołaniu trzeba odnieść się do konkretnych ustaleń ZUS, a nie tylko wskazać, że organ się myli. Warto opisać rzeczywisty model działania obu podmiotów, wykazać brak świadczeń między nimi, różnice w obowiązkach oraz to, kto faktycznie korzystał z pracy wykonywanej na zleceniu.

Sąd nie jest związany oceną kontrolera ZUS w tym sensie, że samodzielnie bada dowody i przesłuchuje strony lub świadków. Dlatego nawet niekorzystne stanowisko ZUS w protokole kontroli nie przesądza jeszcze wyniku całej sprawy.

FAQ

Czy samo powiązanie osobowe wystarczy, aby ZUS naliczył składki?

Nie powinno wystarczać samo powiązanie osobowe. ZUS powinien ustalić, czy zlecenie było wykonywane na rzecz pracodawcy, czy było pozorne albo czy faktycznie ukrywało stosunek pracy lub nadgodziny.

Czy pracownik może mieć umowę o pracę w jednej firmie i zlecenie w spółce cywilnej?

Tak, jest to dopuszczalne. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy zakres zlecenia pokrywa się z obowiązkami pracowniczymi albo efekty zlecenia trafiają do pracodawcy.

Co jest ważniejsze: treść umowy czy faktyczne wykonywanie pracy?

Najważniejszy jest faktyczny sposób wykonywania pracy. Umowa może być poprawnie napisana, ale jeżeli w praktyce zleceniobiorca wykonuje te same zadania dla pracodawcy, ZUS może zakwestionować rozliczenia.

Jak bronić się w toku kontroli ZUS?

Należy wykazać odrębność firm, różnice w czynnościach, brak świadczeń między podmiotami i to, że spółka cywilna samodzielnie korzystała z pracy zleceniobiorców. Pomagają konkretne dokumenty, a nie wyłącznie ogólne wyjaśnienia.

Czy od decyzji ZUS można się odwołać?

Tak. Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS do sądu, co do zasady w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. W odwołaniu warto szczegółowo wskazać dowody i błędy w ustaleniach organu.

Podsumowanie

ZUS może kontrolować umowy-zlecenia zawierane z pracownikami zatrudnionymi równocześnie u podmiotu powiązanego zleceniodawcą. Nie oznacza to jednak, że każda taka umowa jest fikcyjna albo automatycznie oskładkowana jak praca dla własnego pracodawcy.

W opisanej sytuacji najważniejsze jest wykazanie, że jednoosobowa działalność i spółka cywilna działały niezależnie, nie świadczyły sobie usług, a zleceniobiorcy wykonywali w spółce inne czynności i na jej rzecz. Jeżeli ZUS oprze zarzut wyłącznie na tym, że pan X jest wspólnikiem spółki cywilnej, taka argumentacja może być skutecznie kwestionowana, zwłaszcza gdy dokumenty potwierdzają realną odrębność obu działalności.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 lipca 2015 r., sygn. akt II PK 282/14