Umowa na zastępstwo a odprawa przy likwidacji firmy

Umowa na zastępstwo a okres wypowiedzenia

Umowa na zastępstwo nie jest obecnie odrębnym rodzajem umowy o pracę z własnym, krótkim okresem wypowiedzenia. Jest to umowa o pracę na czas określony zawierana w szczególnym celu: zastępowania pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.

Dlatego do wypowiedzenia takiej umowy stosuje się art. 36 Kodeksu pracy. Okres wypowiedzenia zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jeżeli pracownik pracuje u tego samego pracodawcy 4 lata na podstawie umowy na zastępstwo, co do zasady obowiązuje go 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Znaczenie ma staż u danego pracodawcy, a nie sama nazwa umowy.

Warto też pamiętać, że umowa na zastępstwo może zakończyć się nie tylko przez wypowiedzenie, ale również z upływem czasu, na jaki została zawarta, np. w związku z powrotem zastępowanego pracownika do pracy. Wtedy nie mówimy o wypowiedzeniu, lecz o zakończeniu umowy z powodu upływu terminu albo zdarzenia określonego w umowie.

Czy przy likwidacji firmy przysługuje odprawa?

Odprawa nie zależy od tego, czy pracownik ma umowę na czas nieokreślony, zwykłą umowę na czas określony czy umowę na zastępstwo. Kluczowe są dwie kwestie: liczba pracowników zatrudnianych przez pracodawcę oraz przyczyna rozwiązania stosunku pracy.

Przepisy ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników stosuje się do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Jeżeli taki pracodawca rozwiązuje umowę z przyczyn niedotyczących pracownika, np. z powodu likwidacji zakładu pracy, likwidacji stanowiska, reorganizacji albo zamknięcia sklepu, pracownik może mieć prawo do odprawy.

Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, ustawowa odprawa z tej ustawy co do zasady nie przysługuje. Nie wyklucza to jednak korzystniejszych świadczeń wynikających z regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, porozumienia z pracodawcą albo indywidualnej umowy.

Ile wynosi odprawa?

Wysokość odprawy zależy od łącznego okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Odprawa wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 2 lata,
• dwumiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony od 2 do 8 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony ponad 8 lat.

Przy 4 latach zatrudnienia u tego samego pracodawcy odprawa, jeżeli w ogóle przysługuje, powinna wynosić równowartość dwumiesięcznego wynagrodzenia. Odprawę oblicza się według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Ustawowa odprawa jest limitowana. Nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, dlatego maksymalna ustawowa odprawa w 2026 r. wynosi 72 090 zł brutto. Jeżeli umowa rozwiąże się w innym roku, trzeba sprawdzić minimalne wynagrodzenie obowiązujące w dniu rozwiązania umowy.

Skrócenie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia

Przy wypowiedzeniu z powodu ogłoszenia upadłości, likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracownika pracodawca może skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. Wynika to z art. 36¹ Kodeksu pracy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Odszkodowanie to jest czymś innym niż odprawa. Pracownik może więc otrzymać zarówno odszkodowanie za skrócone wypowiedzenie, jak i odprawę, jeżeli spełnione są warunki do jej wypłaty.

Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym czasie bez pracy do okresu zatrudnienia. Ma to znaczenie m.in. przy ustalaniu niektórych uprawnień pracowniczych.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron a odprawa

W praktyce pracodawca może proponować porozumienie stron zamiast wypowiedzenia. Samo podpisanie porozumienia nie zawsze wyklucza odprawę, ale trzeba zachować ostrożność. Istotne jest, czy rzeczywistą i wyłączną przyczyną rozwiązania umowy są okoliczności niedotyczące pracownika, np. likwidacja zakładu pracy albo stanowiska. Przy podobnych stanach faktycznych pomocny może być tekst: Likwidacja stanowiska podczas L4 pracownika.

Jeżeli pracownik podpisuje porozumienie, powinien zadbać o to, aby w dokumencie znalazła się jasna przyczyna rozwiązania umowy oraz informacja o należnej odprawie, jeżeli strony ją uzgadniają albo wynika ona z ustawy. Nieprecyzyjne porozumienie może utrudnić późniejsze dochodzenie roszczeń.

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitów umów terminowych?

Umowa zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności jest szczególną umową na czas określony. W typowych sytuacjach umowy terminowe podlegają limitowi 33 miesięcy i 3 umów, ale Kodeks pracy przewiduje wyjątki, w tym dla umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika, jeżeli jej zawarcie służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest konieczne w świetle wszystkich okoliczności.

Ten wyjątek nie oznacza jednak, że pracownik na zastępstwie jest pozbawiony zwykłych praw związanych z wypowiedzeniem, wynagrodzeniem, urlopem czy odprawą. Jeżeli pojawia się problem, czy dana umowa rzeczywiście jest umową na zastępstwo, znaczenie ma treść umowy, cel zatrudnienia i faktyczny sposób wykonywania pracy.

Temat praktycznych zmian w zatrudnieniu terminowym omawia także artykuł: zmiana rodzaju umowy - praca na zastępstwo.

Co sprawdzić przed podpisaniem dokumentów?

Przed podpisaniem wypowiedzenia, porozumienia lub potwierdzenia odbioru dokumentów warto sprawdzić kilka elementów:

• czy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników,
• jaka przyczyna rozwiązania umowy została wskazana w dokumencie,
• jaki jest łączny staż pracy u tego pracodawcy,
• czy wypowiedzenie ma prawidłową długość,
• czy pracodawca skraca okres wypowiedzenia i wypłaca odszkodowanie,
• czy odprawa została wskazana w piśmie lub w osobnej informacji.

W razie sporu pracownik powinien zachować wypowiedzenie, porozumienie, świadectwo pracy, paski wynagrodzeń, regulamin wynagradzania oraz korespondencję dotyczącą likwidacji stanowiska lub zakładu. Te dokumenty pomagają ocenić, czy roszczenie o odprawę jest zasadne.

FAQ

Czy przy umowie na zastępstwo zawsze przysługuje odprawa?

Nie. Sama umowa na zastępstwo nie daje automatycznie prawa do odprawy. Odprawa zależy przede wszystkim od tego, czy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i czy rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika.

Jaki okres wypowiedzenia ma pracownik zatrudniony 4 lata na zastępstwo?

Co do zasady 3 miesiące, ponieważ pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 3 lata. Nie ma tu znaczenia, że umowa została zawarta na zastępstwo, o ile jest wypowiadana według ogólnych zasad.

Czy pracodawca może skrócić wypowiedzenie do 1 miesiąca?

Tak, ale tylko w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy, m.in. przy likwidacji pracodawcy, upadłości lub innych przyczynach niedotyczących pracownika. Wtedy pracownik powinien otrzymać odszkodowanie za skróconą część wypowiedzenia.

Czy odszkodowanie za skrócone wypowiedzenie to to samo co odprawa?

Nie. Odszkodowanie rekompensuje skrócenie okresu wypowiedzenia, natomiast odprawa jest świadczeniem związanym z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika. Jeżeli warunki są spełnione, oba świadczenia mogą przysługiwać równocześnie.

Czy odprawa należy się, gdy firma zatrudnia mniej niż 20 osób?

Ustawowa odprawa z ustawy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników zasadniczo nie przysługuje przy pracodawcy zatrudniającym mniej niż 20 pracowników. Możliwe są jednak świadczenia wynikające z regulaminu, układu zbiorowego, porozumienia albo indywidualnych ustaleń.

Czy powrót zastępowanego pracownika oznacza wypowiedzenie?

Niekoniecznie. Jeżeli umowa została zawarta do czasu powrotu zastępowanego pracownika, jej zakończenie może nastąpić z nadejściem tego zdarzenia. Trzeba wtedy odróżnić zakończenie umowy z upływem terminu od wcześniejszego wypowiedzenia przez pracodawcę.

Co zrobić, gdy pracodawca nie chce wypłacić odprawy?

Warto najpierw pisemnie wezwać pracodawcę do zapłaty i wskazać podstawę żądania. Jeżeli to nie pomoże, sprawę można skierować do sądu pracy. Termin i sposób działania zależą od rodzaju roszczenia oraz dokumentów, które pracownik otrzymał.

Podsumowanie

Pracownik zatrudniony na umowę na zastępstwo korzysta z ogólnych zasad dotyczących okresów wypowiedzenia umów o pracę na czas określony. Przy 4 latach zatrudnienia u tego samego pracodawcy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób i rozwiązuje umowę z przyczyn niedotyczących pracownika, np. z powodu likwidacji firmy albo stanowiska, pracownik może mieć prawo do odprawy.

Przy stażu od 2 do 8 lat odprawa wynosi dwumiesięczne wynagrodzenie. Jeżeli pracodawca skraca 3-miesięczne wypowiedzenie do 1 miesiąca, powinien wypłacić odszkodowanie za pozostałą część wypowiedzenia. To odszkodowanie jest niezależne od odprawy, jeżeli pracownik spełnia warunki do jej otrzymania.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 25¹, art. 36 i art. 36¹.

2. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - ISAP, w szczególności art. 1, art. 8 i art. 10.

3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. - Dz.U. 2025 poz. 1242.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.