Kody A i B na zwolnieniu lekarskim e-ZLA

Czy kadry mogą żądać dopisku "kontynuacja chorobowego"?

Co do zasady nie. Pracownik nie ma obowiązku uzyskiwać od lekarza dodatkowej adnotacji na zwolnieniu lekarskim, że jest to "kontynuacja chorobowego", "ta sama choroba" albo "dalsze leczenie". Lekarz wystawia zaświadczenie lekarskie zgodnie z ustawowym zakresem danych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ZUS. W tym dokumencie nie ma miejsca na swobodne dopiski dla działu kadr.

Jeżeli w e-ZLA pojawi się błąd, właściwą drogą jest jego sprostowanie w trybie przewidzianym dla zaświadczeń lekarskich, a nie ręczne dopisywanie informacji na żądanie pracodawcy. Kadry mogą natomiast analizować informacje widoczne w e-ZLA, historię absencji oraz dokumentację płacową potrzebną do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.

Pracodawca nie powinien żądać od pracownika ujawnienia diagnozy ani numeru statystycznego choroby. Jeżeli ma uzasadnione wątpliwości co do prawa do zasiłku, okresu zasiłkowego albo prawidłowości zaświadczenia, powinien skorzystać z właściwej procedury wobec ZUS, a nie wymuszać dopiski na pracowniku lub lekarzu.

Jakie dane zawiera e-ZLA i co widzi pracodawca?

Zaświadczenie lekarskie zawiera m.in. identyfikator i datę wystawienia, dane ubezpieczonego, dane płatnika składek, dane osoby wystawiającej zaświadczenie, okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, wskazania lekarskie oraz informacje mające wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokość, podawane za pomocą kodów literowych.

Zaświadczenie zawiera także numer statystyczny choroby według klasyfikacji ICD, ale ta informacja nie jest udostępniana pracodawcy. Pracodawca widzi więc dane potrzebne do obsługi absencji i świadczeń, lecz nie powinien znać rozpoznania medycznego pracownika.

Jeżeli pracodawca ma profil PUE/eZUS, e-ZLA trafia do niego elektronicznie. Pracownik nie musi wtedy dostarczać papierowego zwolnienia. Wydruk e-ZLA jest potrzebny zasadniczo wtedy, gdy pracodawca nie ma profilu PUE/eZUS albo gdy zaświadczenie wystawiono w szczególnym trybie przewidzianym przez przepisy.

Zobacz również: świadectwo pracy a dni niezdolności do pracy.

Co oznacza kod A na zwolnieniu lekarskim?

Kod A oznacza, że niezdolność do pracy powstała po przerwie nieprzekraczającej 60 dni i została spowodowana tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą. Nie jest to jednak opis diagnozy i nie pozwala pracodawcy ustalić, na co choruje pracownik.

W aktualnym stanie prawnym trzeba odróżnić znaczenie kodu A od zasad liczenia okresu zasiłkowego. Obecnie do okresu zasiłkowego wlicza się okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności nie przekraczała 60 dni. Zasada ta nie jest już ograniczona wyłącznie do tej samej choroby. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy po takiej przerwie niezdolność do pracy wystąpiła w trakcie ciąży.

Dlatego brak kodu A nie zawsze oznacza automatycznie, że pracownik rozpoczyna nowy okres zasiłkowy. Dział kadr powinien sprawdzić przebieg absencji, długość przerwy oraz to, czy zachodzi wyjątek dotyczący ciąży. Gdy ustalenia są niejednoznaczne, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyjaśnienie sprawy z ZUS.

Co oznacza kod B na zwolnieniu lekarskim?

Kod B oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży. Ma on praktyczne znaczenie, ponieważ niezdolność do pracy w okresie ciąży daje prawo do zasiłku chorobowego w wysokości 100% podstawy wymiaru, a okres zasiłkowy może wynosić do 270 dni.

Przepisy przewidują ochronę prywatności ubezpieczonej. Na pisemny wniosek pracownicy lekarz nie umieszcza w zaświadczeniu kodu B. Trzeba jednak pamiętać o skutkach praktycznych: jeżeli kod B nie znajdzie się w e-ZLA, płatnik zasiłku może nie mieć podstaw do automatycznego zastosowania 100% podstawy wymiaru i 270-dniowego okresu zasiłkowego. W takiej sytuacji ciąża może wymagać potwierdzenia odrębnym zaświadczeniem, np. formularzem ZAS-2 albo innym dokumentem wymaganym przez płatnika zasiłku lub ZUS.

Kod B nie oznacza, że pracodawca poznaje szczegółową przyczynę choroby. Informuje jedynie o tym, że niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży i ma wpływ na świadczenia chorobowe.

Pozostałe kody na e-ZLA: C, D i E

W zaświadczeniu lekarskim mogą pojawić się również inne kody literowe. Kod C oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu; w takim przypadku zasiłek chorobowy nie przysługuje za pierwsze 5 dni tej niezdolności. Kod D oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą. Kod E dotyczy choroby zakaźnej, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, albo innej choroby, której objawy ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Na pisemny wniosek ubezpieczonego nie umieszcza się w zaświadczeniu kodu B ani D. Przepisy nie przewidują analogicznego uprawnienia dla kodów A, C i E.

Okres zasiłkowy a przerwa między zwolnieniami

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą albo występuje w trakcie ciąży, zasiłek chorobowy przysługuje nie dłużej niż przez 270 dni. Po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego okres zasiłkowy wynosi co do zasady maksymalnie 91 dni, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

Do okresu zasiłkowego wlicza się wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy. Wlicza się również poprzednie niezdolności, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 60 dni. Oznacza to, że dla działu kadr kluczowa jest nie tylko treść kodu na e-ZLA, ale także chronologia zwolnień lekarskich.

Zobacz również: wymagana przerwa między zwolnieniami.

Co zrobić, gdy kadrowa żąda dodatkowych informacji?

Pracownik może spokojnie wyjaśnić, że e-ZLA jest dokumentem wystawianym w systemie ZUS i że lekarz nie powinien dopisywać na nim dodatkowych informacji na potrzeby pracodawcy. Jeżeli kadry potrzebują danych do ustalenia świadczenia, powinny korzystać z informacji udostępnionych w systemie, dokumentacji płacowej oraz procedur przewidzianych dla płatników składek.

Nie należy przekazywać pracodawcy szczegółów diagnozy tylko dlatego, że dział kadr chce ustalić, czy chodzi o tę samą chorobę. To informacja medyczna, a pracodawca co do zasady nie ma prawa jej znać. Jeżeli spór dotyczy prawa do zasiłku, długości okresu zasiłkowego albo błędów w e-ZLA, właściwym podmiotem do wyjaśnienia sprawy jest ZUS.

Inaczej należy ocenić sytuacje czysto formalne, np. gdy pracodawca nie ma profilu PUE/eZUS i pracownik musi dostarczyć wydruk e-ZLA albo gdy w danych płatnika wystąpił błąd. Takie kwestie można korygować, ale nie uzasadniają one żądania ujawnienia choroby.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w szczególności art. 8, art. 9, art. 11, art. 16, art. 55, art. 57 i art. 58: aktualny tekst ustawy w ISAP.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, informacje o elektronicznych zwolnieniach lekarskich: e-ZLA.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, informacje dla ubezpieczonych: e-ZLA - informacje dla ubezpieczonych.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, formularz ZAS-2: zaświadczenie lekarskie wystawione w związku z ciążą.