Skrócony okres wypowiedzenia a świadectwo pracy

Kiedy skrócenie wypowiedzenia nie trafia do świadectwa pracy?

W opisanej sytuacji pracodawca wypowiedział umowę z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, a następnie pracownik poprosił o wcześniejsze zakończenie zatrudnienia. Jeżeli pracodawca wyraził zgodę, strony mogły skorzystać z art. 36 § 6 Kodeksu pracy. Przepis ten pozwala, już po dokonaniu wypowiedzenia przez jedną ze stron, ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy. Takie ustalenie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę.

Oznacza to, że jeżeli wypowiedzenia dokonał pracodawca, świadectwo pracy powinno nadal wskazywać rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. Nie należy zmieniać trybu na porozumienie stron tylko dlatego, że strony porozumiały się co do wcześniejszej daty zakończenia pracy.

W świadectwie pracy należy natomiast wskazać faktyczną, uzgodnioną przez strony datę rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli więc strony ustaliły, że umowa kończy się po 1 miesiącu zamiast po 3 miesiącach, w świadectwie wpisuje się tę wcześniejszą datę ustania zatrudnienia.

Jaką podstawę prawną wpisać w świadectwie pracy?

Jeżeli wypowiedzenie złożył pracodawca, a późniejsze porozumienie dotyczyło wyłącznie wcześniejszej daty zakończenia zatrudnienia, jako tryb rozwiązania umowy należy wskazać art. 30 § 1 pkt 2 K.p., czyli rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. W świadectwie pracy trzeba też wskazać stronę stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia.

W praktyce najważniejsze jest rozróżnienie dwóch elementów: trybu rozwiązania umowy oraz daty ustania stosunku pracy. Tryb pozostaje taki sam jak przy pierwotnym wypowiedzeniu, natomiast data może być wcześniejsza, jeżeli strony tak uzgodniły.

Pracownikowi nie przysługuje z mocy samego art. 36 § 6 K.p. odszkodowanie za pozostałą część niewykorzystanego wypowiedzenia. Wynagrodzenie należy się zasadniczo do dnia rozwiązania umowy, chyba że strony odrębnie ustaliły korzystniejsze rozliczenia albo wynika to z innych przepisów lub dokumentów zakładowych.

Kiedy informacja o skróceniu wypowiedzenia powinna znaleźć się w świadectwie pracy?

Inaczej jest przy skróceniu okresu wypowiedzenia przez pracodawcę na podstawie art. 36¹ § 1 K.p. Ten przepis dotyczy szczególnej sytuacji: wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony albo nieokreślony z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracownika.

Pracodawca może wtedy skrócić wyłącznie 3-miesięczny okres wypowiedzenia, najwyżej do 1 miesiąca. Pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. W świadectwie pracy należy podać okres, za który pracownikowi przysługuje to odszkodowanie.

Nie chodzi więc o dowolną wzmiankę, że wypowiedzenie było krótsze. Świadectwo pracy powinno zawierać konkretną informację wymaganą rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy: okres, za który przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 K.p.

Skrócenie wypowiedzenia a okres zatrudnienia i odszkodowanie

Przy porozumieniu zawartym na podstawie art. 36 § 6 K.p. stosunek pracy kończy się w uzgodnionej wcześniejszej dacie. Okres, o który wypowiedzenie zostało skrócone, nie jest okresem zatrudnienia, jeżeli strony nie przewidziały szczególnych rozwiązań wynikających z innych podstaw prawnych.

Przy skróceniu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ K.p. pracownik otrzymuje odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi pozostającemu w tym okresie bez pracy do okresu zatrudnienia. Ta różnica wyjaśnia, dlaczego właśnie ten przypadek wymaga odpowiedniej informacji w świadectwie pracy.

W praktyce błąd w świadectwie pracy może mieć znaczenie dla kolejnego pracodawcy, urzędu pracy, ZUS albo ustalenia stażu pracy. W razie wątpliwości pracownik powinien wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy w terminie 14 dni od jego otrzymania.

Co powinien zrobić pracownik, gdy świadectwo pracy jest błędne?

Jeżeli świadectwo pracy zawiera nieprawidłowy tryb rozwiązania umowy, błędną datę ustania zatrudnienia albo nie zawiera wymaganej informacji o odszkodowaniu z art. 36¹ K.p., pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy.

Termin na taki wniosek wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Gdy pracodawca nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu pracy.

Dla celów dowodowych najlepiej złożyć wniosek w formie pozwalającej potwierdzić datę doręczenia, np. pisemnie za potwierdzeniem odbioru albo elektronicznie, jeżeli pracodawca dopuszcza taką komunikację.

FAQ

Czy skrócony okres wypowiedzenia zawsze trzeba wpisać w świadectwie pracy?

Nie. Jeżeli strony po wypowiedzeniu uzgodniły wcześniejszy termin rozwiązania umowy na podstawie art. 36 § 6 K.p., nie wpisuje się osobnej informacji o skróceniu. W świadectwie wskazuje się właściwy tryb rozwiązania umowy i rzeczywistą datę jej zakończenia.

Kiedy w świadectwie pracy wpisuje się okres odszkodowania?

Taki wpis jest potrzebny przy skróceniu 3-miesięcznego wypowiedzenia przez pracodawcę na podstawie art. 36¹ § 1 K.p., czyli m.in. z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy albo innych przyczyn niedotyczących pracownika.

Czy porozumienie o wcześniejszym zakończeniu wypowiedzenia zmienia tryb rozwiązania umowy?

Nie. Jeżeli wcześniej zostało złożone wypowiedzenie, a strony uzgodniły jedynie wcześniejszą datę zakończenia zatrudnienia, tryb pozostaje rozwiązaniem umowy za wypowiedzeniem.

Jaką datę rozwiązania umowy wpisać w świadectwie pracy?

Należy wpisać faktyczną datę ustania stosunku pracy. Jeżeli strony uzgodniły wcześniejszy termin zakończenia umowy, to właśnie ta data powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Czy przy skróceniu wypowiedzenia za porozumieniem należy się odszkodowanie?

Nie wynika ono z samego art. 36 § 6 K.p. Pracownik co do zasady otrzymuje wynagrodzenie do dnia rozwiązania umowy. Odszkodowanie ustawowe dotyczy szczególnego przypadku z art. 36¹ K.p.

Czy można sprostować świadectwo pracy?

Tak. Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Po odmowie ma 14 dni na skierowanie żądania sprostowania do sądu pracy.

Czy skrócony okres wypowiedzenia wpływa na staż pracy?

Przy porozumieniu z art. 36 § 6 K.p. zatrudnienie kończy się w uzgodnionej wcześniejszej dacie. Przy art. 36¹ K.p. okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się do okresu zatrudnienia pracownikowi pozostającemu w tym czasie bez pracy.

Podsumowanie

W przypadku opisanym w pytaniu nie należy wpisywać w świadectwie pracy osobnej informacji o skróceniu okresu wypowiedzenia, jeżeli wcześniejszy termin zakończenia umowy został ustalony przez pracownika i pracodawcę po złożeniu wypowiedzenia. Takie porozumienie nie zmienia trybu rozwiązania umowy.

Świadectwo pracy powinno prawidłowo wskazywać tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę wypowiadającą oraz rzeczywistą datę ustania zatrudnienia. Informację o okresie, za który przysługuje odszkodowanie, wpisuje się wtedy, gdy pracodawca skraca 3-miesięczne wypowiedzenie na podstawie art. 36¹ K.p.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 30, art. 36, art. 36¹ i art. 97.
2. Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy - Kodeks pracy - Dz.U. 2025 poz. 277.
3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity - Dz.U. 2024 poz. 1016.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.