Odmowa wydania A1 przez ZUS a 25% obrotu

Czy brak 25% obrotu w Polsce uzasadnia odmowę A1?

Sam brak 25% obrotu w Polsce nie powinien automatycznie przesądzać o odmowie wydania zaświadczenia A1. W praktyce ZUS często traktuje ten wskaźnik jako ważny punkt odniesienia, ale nie jest to sztywna granica zapisana w rozporządzeniu (WE) nr 883/2004 ani w rozporządzeniu (WE) nr 987/2009.

Dla delegowania zasadnicze znaczenie ma to, czy przedsiębiorstwo normalnie prowadzi znaczącą działalność w państwie, z którego wysyła pracowników lub zleceniobiorców. Jeżeli firma ma w Polsce realną strukturę, zawiera tu umowy, prowadzi rekrutację, zatrudnia osoby pracujące w kraju, obsługuje polskich klientów i nie jest wyłącznie podmiotem służącym do wysyłania ludzi za granicę, argumenty przeciwko odmowie są mocniejsze.

Jeżeli jednak działalność w Polsce ogranicza się do czynności administracyjnych, księgowych lub rekrutacyjnych, a faktyczna aktywność gospodarcza wykonywana jest niemal wyłącznie w Niemczech, ZUS może uznać, że warunki delegowania nie są spełnione. Wtedy osoby wykonujące pracę mogą podlegać ubezpieczeniom w państwie faktycznego wykonywania pracy.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby uzyskać A1 przy delegowaniu?

W przypadku delegowania na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 co do zasady wymagane jest, aby osoba normalnie wykonująca pracę najemną w jednym państwie członkowskim została czasowo wysłana przez pracodawcę do pracy w innym państwie członkowskim, nadal na rzecz tego pracodawcy. Delegowanie nie powinno przekraczać 24 miesięcy i nie może służyć zastąpieniu innej osoby delegowanej.

Przy umowach zlecenia trzeba dodatkowo ustalić, czy dana osoba podlega w Polsce ubezpieczeniom społecznym i czy jej sytuacja mieści się w unijnych zasadach dotyczących pracy najemnej. Sama nazwa umowy nie zawsze wystarcza. Liczy się rzeczywisty model współpracy, zakres podporządkowania, organizacja pracy oraz to, kto faktycznie ponosi odpowiedzialność za świadczenie usługi.

W sprawach dotyczących opieki nad osobami starszymi w Niemczech ZUS zwykle bada także, czy polska agencja zachowuje realny związek ze zleceniobiorcą w okresie wykonywania usług za granicą. Istotne mogą być między innymi: kto kieruje pracą, kto ustala warunki wykonywania zlecenia, kto wypłaca wynagrodzenie, kto rozlicza czas pracy lub okres opieki oraz kto odpowiada wobec kontrahenta.

Dlaczego argument z VAT nie wystarczy?

To, że dla celów VAT miejscem świadczenia usługi może być Polska, nie rozstrzyga automatycznie sprawy A1. Przepisy o podatku od towarów i usług oraz przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają inne cele i posługują się innymi kryteriami.

W odwołaniu można wskazać rozliczenia podatkowe jako jeden z elementów potwierdzających związek działalności z Polską, ale nie należy opierać całej obrony wyłącznie na VAT. Dla ZUS ważniejsze będzie wykazanie realnej, zwykłej działalności w Polsce oraz spełnienia warunków delegowania konkretnej osoby.

Jak bronić się przed odmową ZUS?

Najlepiej działać jeszcze przed wydaniem decyzji, odpowiadając na wezwania ZUS i składając dokumenty pokazujące rzeczywistą działalność firmy w Polsce. Jeżeli decyzja odmowna została już doręczona, należy wnieść odwołanie w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS, który wydał decyzję, do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.

W odwołaniu warto podnieść, że kryterium 25% obrotu ma charakter pomocniczy i powinno być oceniane łącznie z innymi okolicznościami. Potwierdza to także kierunek wynikający z orzecznictwa, w tym z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2010 r., sygn. akt II UK 378/2009, w którym wskazano, że wskaźnik obrotu nie może być oderwany od realiów konkretnej sprawy.

Nie wystarczy jednak samo powołanie się na orzeczenie. Trzeba przedstawić materiał dowodowy pokazujący, że działalność w Polsce nie ma charakteru pozornego lub wyłącznie administracyjnego.

Jakie dowody przygotować?

W sprawie dotyczącej odmowy A1 warto przygotować przede wszystkim dokumenty, które pokazują, że firma działa w Polsce w sposób stały i rzeczywisty. Mogą to być w szczególności:

• umowy z polskimi klientami lub kontrahentami oraz dokumenty potwierdzające ich wykonywanie,
• wykaz osób pracujących w Polsce i za granicą, z podziałem na okresy oraz rodzaj umów,
• dokumenty potwierdzające rekrutację, obsługę kadrową, szkolenia i organizację pracy prowadzone w Polsce,
• dowody posiadania biura, zaplecza administracyjnego, personelu zarządzającego i infrastruktury w Polsce,
• zestawienia obrotów krajowych i zagranicznych z dłuższego okresu, wraz z wyjaśnieniem specyfiki branży,
• umowy ze zleceniobiorcami i kontrahentami zagranicznymi pokazujące, że praca jest wykonywana na rzecz polskiej firmy, a nie bezpośrednio na rzecz zagranicznego podmiotu,
• korespondencję, procedury, regulaminy i inne dokumenty potwierdzające realne kierowanie usługą przez polską agencję.

Jeżeli obrót krajowy jest niski, trzeba wyjaśnić dlaczego. W branży opiekuńczej wynagrodzenia i stawki w Niemczech mogą powodować dużą dysproporcję wartości usług zagranicznych względem krajowych. Sama dysproporcja nie powinna jednak zastępować analizy całej działalności przedsiębiorstwa.

Co może osłabić stanowisko firmy?

Ryzyko odmowy rośnie, jeżeli firma nie ma polskich klientów, nie wykonuje usług w Polsce, nie zatrudnia tu osób poza obsługą administracyjną, a cały przychód pochodzi z pracy wykonywanej za granicą. Problemem może być również sytuacja, w której zleceniobiorcy są rekrutowani w Polsce, ale po wyjeździe faktycznie wykonują pracę pod kierownictwem zagranicznego podmiotu lub rodziny osoby wymagającej opieki.

ZUS może też kwestionować A1, gdy delegowanie ma charakter ciągły i rotacyjny, a poszczególne osoby zastępują się na tych samych miejscach pracy. W takich przypadkach trzeba szczególnie dokładnie zbadać, czy nie dochodzi do obejścia warunku czasowości delegowania oraz zakazu zastępowania innej osoby delegowanej.

Co grozi po prawomocnej odmowie A1?

Brak A1 oznacza praktyczne ryzyko zakwestionowania polskiego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych za okres pracy w Niemczech. Może to prowadzić do sporów o obowiązek opłacenia składek w innym państwie, problemów przy kontroli zagranicznej oraz konieczności korygowania rozliczeń.

Zaświadczenie A1 ma duże znaczenie dowodowe, ponieważ potwierdza ustawodawstwo właściwe w zakresie zabezpieczenia społecznego. Dlatego w razie odmowy nie warto poprzestawać na nieformalnej korespondencji z ZUS. Kluczowe jest uzyskanie decyzji i zaskarżenie jej w terminie, jeżeli istnieją podstawy do obrony stanowiska firmy.

FAQ

Czy ZUS może odmówić A1 tylko dlatego, że firma ma mniej niż 25% obrotu w Polsce?

Nie powinien opierać odmowy wyłącznie na tym wskaźniku. Próg 25% ma charakter pomocniczy. ZUS powinien zbadać całość działalności firmy, w tym jej zaplecze w Polsce, strukturę zatrudnienia, klientów, umowy i sposób organizacji pracy.

Czy miejsce świadczenia usług według VAT przesądza o A1?

Nie. VAT i ubezpieczenia społeczne to różne obszary prawa. Rozliczenia podatkowe mogą być jednym z dowodów w sprawie, ale nie zastępują analizy warunków delegowania i znaczącej działalności w Polsce.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji ZUS?

Odwołanie od decyzji ZUS składa się co do zasady w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Pismo składa się za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję, a sprawę rozpoznaje sąd pracy i ubezpieczeń społecznych.

Czy zleceniobiorca może otrzymać A1?

Tak, jeżeli podlega w Polsce ubezpieczeniom społecznym i spełnione są warunki wynikające z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W praktyce trzeba wykazać rzeczywisty związek z polskim podmiotem oraz czasowy charakter wykonywania pracy za granicą.

Czy warto czekać na pisemną decyzję?

Tak, jeżeli ZUS zapowiada odmowę, należy dążyć do uzyskania formalnej decyzji. Dopiero decyzja pozwala na skuteczne wniesienie odwołania do sądu. Wcześniej warto jednak uzupełnić materiał dowodowy i odpowiedzieć na zastrzeżenia ZUS.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004
• Decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z dnia 12 czerwca 2009 r.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2010 r., sygn. akt II UK 378/2009
• Wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 10 lutego 2000 r., C-202/97, Fitzwilliam Executive Search Ltd

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.