Zwolnienie dyscyplinarne za nieobecność w pracy - kiedy jest możliwe?

Kiedy nieobecność w pracy może być ciężkim naruszeniem obowiązków?

Nie każda nieobecność pracownika automatycznie uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne. Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, jeżeli doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W praktyce oznacza to, że trzeba ocenić nie tylko sam fakt absencji, ale także winę pracownika, stopień naruszenia obowiązków, skutki dla zakładu pracy oraz to, czy pracownik miał realną możliwość zawiadomienia pracodawcy.

W opisanej sytuacji istotne jest to, że poprzednie zwolnienie lekarskie zakończyło się z końcem czerwca, a 3 lipca pracownik nie stawił się do pracy, nie poinformował o przyczynie nieobecności i nie było widoczne nowe e-ZLA. Taki stan faktyczny może uzasadniać reakcję pracodawcy, ale przed podjęciem ostatecznej decyzji warto udokumentować próby kontaktu z pracownikiem, sprawdzić system ZUS PUE/e-ZLA, zweryfikować regulamin pracy oraz ustalić, czy pracownik nie zgłosił przyczyny nieobecności innym kanałem. W tym kontekście warto porównać także omówienie: Stopień niepełnosprawności a przedłużenie umowy o pracę.

Dyscyplinarka będzie najbezpieczniejsza prawnie wtedy, gdy z okoliczności wynika, że pracownik świadomie i bez usprawiedliwienia nie stawił się do pracy oraz zignorował obowiązek kontaktu z pracodawcą. Jeżeli natomiast pracownik później wykaże szczególne okoliczności, na przykład nagłą hospitalizację, obłożną chorobę połączoną z brakiem możliwości kontaktu albo inne zdarzenie losowe, ryzyko skutecznego zakwestionowania dyscyplinarki wzrasta.

Obowiązek poinformowania pracodawcy o nieobecności po L4

Pracownik, który wie, że nie stawi się do pracy, powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności. Jeżeli przyczyna nieobecności powstała nagle, pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. Zasada ta wynika z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Jeżeli przepisy zakładowe nie określają sposobu zawiadamiania, pracownik może zrobić to osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, SMS-em, e-mailem, innym środkiem łączności albo pocztą. W praktyce warto, aby regulamin pracy, informacja o warunkach zatrudnienia lub przyjęta procedura jasno wskazywały, komu i w jaki sposób pracownik zgłasza absencję.

Ważne jest także to, że e-ZLA widoczne w systemie nie zastępuje kontaktu z pracodawcą. Państwowa Inspekcja Pracy konsekwentnie wskazuje, że elektroniczne przekazanie zwolnienia lekarskiego nie znosi obowiązku poinformowania przełożonego o chorobie i nieobecności. Szerzej ten problem omawia również artykuł o tym, czym jest obowiązek powiadomienia o nieobecności.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika

Jeżeli po sprawdzeniu okoliczności pracodawca uzna, że nieobecność była nieusprawiedliwiona i zawiniona, może rozważyć rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Trzeba jednak zachować wymogi formalne, ponieważ błędy w procedurze są częstą przyczyną przegranych sporów przed sądem pracy.

Po pierwsze, zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od dnia, w którym pracodawca uzyskał wiadomość o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin ten należy liczyć od chwili, w której osoba uprawniona do rozwiązania umowy dowiedziała się o naruszeniu i miała możliwość oceny jego znaczenia.

Po drugie, oświadczenie o rozwiązaniu umowy powinno być złożone na piśmie, wskazywać konkretną i prawdziwą przyczynę rozwiązania oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Przyczyna nie może być ogólna. Zamiast samego sformułowania "nieusprawiedliwiona nieobecność" lepiej wskazać konkretne daty absencji, brak usprawiedliwienia, brak kontaktu mimo prób ze strony pracodawcy oraz wpływ zachowania pracownika na organizację pracy.

Po trzecie, jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien zasięgnąć jej opinii zgodnie z art. 52 § 3 Kodeksu pracy. Brak konsultacji związkowej, gdy była wymagana, może obciążać pracodawcę w ewentualnym sporze.

Kary porządkowe i kara pieniężna za opuszczenie pracy

Nieusprawiedliwiona nieobecność może także skutkować odpowiedzialnością porządkową. Kodeks pracy przewiduje karę upomnienia, karę nagany oraz karę pieniężną. Przy katalogu kar warto odróżnić zwykłą odpowiedzialność porządkową od najdalej idącej sankcji, jaką jest rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym. Więcej o jednej z takich sankcji wyjaśnia artykuł omawiający, kiedy możliwa jest kara nagany dla pracownika.

Zgodnie z art. 108 § 2 Kodeksu pracy za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia pracodawca może zastosować karę pieniężną. Kara pieniężna za jedno przekroczenie oraz za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu ustawowych potrąceń wskazanych w art. 87 § 1 pkt 1-3 Kodeksu pracy.

Przed zastosowaniem kary pracownika trzeba wysłuchać. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może zostać wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia, datę naruszenia oraz informując o prawie zgłoszenia sprzeciwu. Pracownik może wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od zawiadomienia go o ukaraniu. Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w terminie 14 dni od jego wniesienia, uważa się, że sprzeciw został uwzględniony.

Konsekwencje finansowe: wynagrodzenie, potrącenia i odszkodowanie

Za czas nieusprawiedliwionej nieobecności pracownik co do zasady nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wynika to z art. 80 Kodeksu pracy, zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Jeżeli pracownik nie świadczył pracy i nie wykazał usprawiedliwionej przyczyny absencji, pracodawca nie powinien naliczać wynagrodzenia za te dni.

Inaczej należy ocenić straty firmy wynikające z braku pracownika, opóźnień lub konieczności reorganizacji pracy. Pracodawca nie może dowolnie obciążyć pracownika kwotą odpowiadającą takim stratom. Dochodzenie odszkodowania wymaga wykazania przesłanek odpowiedzialności materialnej pracownika: naruszenia obowiązków, winy pracownika, rzeczywistej szkody oraz normalnego związku przyczynowego między zachowaniem pracownika a szkodą. Przy winie nieumyślnej odpowiedzialność jest co do zasady ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika, a przy winie umyślnej pracownik odpowiada w pełnej wysokości szkody.

Pracodawca powinien też pamiętać, że potrącenie odszkodowania z wynagrodzenia nie jest swobodne. Bez pisemnej zgody pracownika albo tytułu wykonawczego pracodawca nie powinien samodzielnie potrącać spornych roszczeń odszkodowawczych z pensji. Czym innym jest brak wynagrodzenia za dni nieprzepracowane, a czym innym obciążenie pracownika dodatkowymi stratami firmy.

Co powinien zrobić pracodawca krok po kroku?

1. Sprawdzić dokumentację absencji - ustalić, kiedy kończyło się poprzednie L4, czy pojawiło się nowe e-ZLA, czy pracownik składał jakiekolwiek informacje przez SMS, e-mail, telefon albo przez inną osobę.
2. Zweryfikować regulamin i procedury wewnętrzne - sprawdzić, czy pracownik miał określony sposób zgłaszania nieobecności i czy został z tymi zasadami zapoznany.
3. Udokumentować próby kontaktu - zachować połączenia, wiadomości, e-maile, notatki służbowe i informacje od przełożonych.
4. Ocenić ciężar naruszenia - uwzględnić liczbę dni absencji, winę pracownika, wcześniejsze zachowanie, wpływ na pracę firmy i możliwość usprawiedliwienia nieobecności.
5. Wybrać adekwatną reakcję - upomnienie, naganę, karę pieniężną, brak wynagrodzenia za dni nieobecności, rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia albo dochodzenie odszkodowania.
6. Zachować terminy i formę - szczególnie miesięczny termin przy art. 52 Kodeksu pracy oraz terminy właściwe dla kar porządkowych.

Na co uważać przy zwolnieniu pracownika po L4?

Pracodawca nie powinien karać pracownika za sam fakt choroby. Problemem prawnym nie jest korzystanie ze zwolnienia lekarskiego, lecz brak stawienia się do pracy po zakończeniu usprawiedliwionej absencji, brak informacji o dalszej nieobecności albo nadużycie zwolnienia. Jeżeli nowe zwolnienie lekarskie pojawi się z opóźnieniem, trzeba zbadać, czy obejmuje sporny okres i czy pracownik miał usprawiedliwioną przyczynę braku wcześniejszego kontaktu.

Warto również odróżnić nieusprawiedliwioną nieobecność od innych naruszeń związanych ze zwolnieniami lekarskimi. Jeżeli w grę wchodzi podrobiony, przerobiony albo nierzetelny dokument medyczny, znaczenie mogą mieć także konsekwencje fałszerstwa zaświadczenia. To jednak inny stan faktyczny niż zwykły brak informacji po zakończeniu L4.

Przykłady

FAQ

Czy jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności wystarczy do dyscyplinarki?

Może wystarczyć, ale nie zawsze. Sąd pracy ocenia całokształt okoliczności, w tym winę pracownika, możliwość kontaktu, znaczenie absencji dla pracodawcy oraz to, czy pracownik wcześniej naruszał obowiązki. Im bardziej świadome i lekceważące zachowanie, tym większa szansa na obronę dyscyplinarki.

Czy pracownik musi informować o L4, skoro zwolnienie jest elektroniczne?

Tak. e-ZLA trafia do systemu elektronicznie, ale pracownik nadal powinien poinformować pracodawcę o chorobie i nieobecności. Informacja z systemu nie zawsze wystarcza do prawidłowej organizacji pracy, a obowiązek zawiadomienia wynika z przepisów o usprawiedliwianiu nieobecności.

Do kiedy pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o nieobecności?

Jeżeli nieobecność jest możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę wcześniej. Jeżeli przyczyna powstała nagle, powinien zawiadomić pracodawcę niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności, chyba że szczególne okoliczności uniemożliwiły mu terminowy kontakt.

Czy za nieusprawiedliwioną nieobecność trzeba zapłacić wynagrodzenie?

Co do zasady nie. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy przepisy tak stanowią. Nieusprawiedliwiona nieobecność nie daje prawa do wynagrodzenia za dni absencji.

Czy pracodawca może nałożyć karę pieniężną bez wysłuchania pracownika?

Nie powinien tego robić. Przed zastosowaniem kary porządkowej pracownika trzeba wysłuchać. Jeżeli pracownik jest nieobecny i nie można go wysłuchać, bieg dwutygodniowego terminu na zastosowanie kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Czy pracodawca może potrącić z pensji straty spowodowane nieobecnością?

Nie automatycznie. Pracodawca może nie wypłacić wynagrodzenia za dni nieusprawiedliwionej nieobecności, ale potrącenie odszkodowania za straty wymaga zgody pracownika albo odpowiedniego tytułu prawnego. Samo twierdzenie, że firma poniosła straty, nie wystarcza.

Podsumowanie

W opisanym stanie faktycznym pracodawca może rozważyć poważne konsekwencje wobec pracownika, w tym rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, karę porządkową, karę pieniężną oraz niewypłacenie wynagrodzenia za dni nieusprawiedliwionej absencji. Kluczowe jest jednak wcześniejsze ustalenie, czy nieobecność rzeczywiście była nieusprawiedliwiona i zawiniona.

Najbezpieczniejszym działaniem jest udokumentowanie końca poprzedniego L4, braku nowego zwolnienia w systemie, prób kontaktu, wpływu absencji na organizację pracy oraz ewentualnego naruszenia procedur zakładowych. Dopiero na tej podstawie warto zdecydować, czy wystarczy kara porządkowa, czy uzasadniona jest dyscyplinarka.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 - Internetowy System Aktów Prawnych.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281 - Internetowy System Aktów Prawnych.
3. Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienia dotyczące obowiązku poinformowania pracodawcy o zwolnieniu lekarskim - PIP.
4. Państwowa Inspekcja Pracy, materiały dotyczące usprawiedliwiania nieobecności w pracy - PIP.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.