Nagroda jubileuszowa, zmiana pracodawcy, staż pracy

Stan prawny na 8 czerwca 2026 r. wymaga rozróżnienia dwóch sytuacji: zwykłej zmiany pracodawcy oraz przeliczenia stażu wskutek przedłożenia nowych dokumentów albo wejścia w życie przepisów rozszerzających katalog okresów zaliczanych do stażu pracy. To rozróżnienie jest kluczowe przy ocenie, czy odmowa wypłaty nagrody przez aktualnego pracodawcę jest prawidłowa.

Kiedy powstaje prawo do nagrody jubileuszowej?

W przypadku pracowników samorządowych podstawowe znaczenie ma art. 38 ustawy o pracownikach samorządowych oraz § 8 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe.

Oznacza to, że samo podjęcie pracy w nowej jednostce samorządowej nie powoduje automatycznie powstania prawa do zaległej nagrody za staż, który został osiągnięty wcześniej. Jeżeli pracownik osiągnął wymagane 35 lat pracy przed zatrudnieniem u obecnego pracodawcy, a prawo do nagrody powstało już w poprzednim zatrudnieniu, roszczenie co do zasady należy kierować do poprzedniego pracodawcy, a nie do nowej jednostki.

Nie można jednak poprzestać na prostym stwierdzeniu, że nowy pracodawca nigdy nie płaci nagrody za wcześniejszy staż. Aktualny pracodawca może mieć obowiązek wypłaty, jeżeli prawo do nagrody powstało w czasie obecnego zatrudnienia, na przykład po udokumentowaniu okresów wliczanych do stażu albo wskutek wejścia w życie nowych przepisów zaliczających określone okresy do stażu pracy. W takich przypadkach trzeba ustalić konkretną datę nabycia prawa do nagrody.

Wysokość nagrody jubileuszowej w samorządzie

Nagroda jubileuszowa nie jest powszechnym świadczeniem wynikającym bezpośrednio z Kodeksu pracy dla wszystkich pracowników. Przysługuje wtedy, gdy przewiduje ją ustawa szczególna, układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo inny akt obowiązujący u danego pracodawcy. Dla pracowników samorządowych wysokość nagrody wynika z art. 38 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

Wynagrodzenie miesięczne przyjmowane do obliczenia nagrody ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Jeżeli przepisy szczególne lub regulamin obowiązujący u innego pracodawcy przewidują odmienne zasady, trzeba stosować te regulacje, które dotyczą konkretnej grupy pracowników.

Jeżeli osoba zatrudniona w jednostce samorządowej jest nauczycielem, podstawy prawne są inne niż przy typowym pracowniku samorządowym. Wtedy należy analizować Kartę Nauczyciela i rozporządzenie dotyczące nagród jubileuszowych nauczycieli. Natomiast pracownicy niepedagogiczni szkół i przedszkoli prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zasadniczo podlegają przepisom o pracownikach samorządowych.

Jakie okresy wlicza się do stażu pracy?

Do okresów pracy uprawniających pracownika samorządowego do nagrody jubileuszowej wlicza się wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli odrębne przepisy nakazują wliczać je do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Przy równoczesnym zatrudnieniu w ramach więcej niż jednego zakończonego stosunku pracy do stażu uprawniającego do nagrody wlicza się jeden z takich okresów, aby nie dublować tego samego czasu.

W praktyce najczęściej analizuje się świadectwa pracy, zaświadczenia z urzędu gminy dotyczące pracy w gospodarstwie rolnym, dokumenty z urzędu pracy, dokumenty potwierdzające służbę oraz od 2026 r. także zaświadczenia z ZUS dotyczące okresów wymienionych w art. 302¹ Kodeksu pracy.

Praca w gospodarstwie rolnym a staż do nagrody jubileuszowej

Okres pracy w gospodarstwie rolnym może zwiększać staż pracy, ale nie każda praca na roli automatycznie daje taki skutek. Podstawowe znaczenie ma ustawa z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy. Jeżeli przepisy u danego pracodawcy przewidują wliczanie poprzednich okresów zatrudnienia do stażu pracy, to na zasadach określonych w tej ustawie można doliczyć także określone okresy pracy rolniczej.

Do stażu mogą być zaliczane przede wszystkim okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie prowadzonym przez współmałżonka. Ustawa przewiduje również możliwość zaliczenia określonych okresów pracy po ukończeniu 16. roku życia w gospodarstwie rodziców lub teściów, ale warunki zależą od daty tej pracy i od tego, czy była ona związana z późniejszym objęciem i prowadzeniem gospodarstwa.

Pracownik powinien udokumentować taki okres zaświadczeniem właściwego urzędu gminy. Jeżeli gmina nie dysponuje dokumentami pozwalającymi wydać zaświadczenie, powinna zawiadomić o tym zainteresowanego na piśmie. Wtedy okres pracy w gospodarstwie może być wykazywany zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym znajdowało się gospodarstwo rolne.

Ważne jest to, że ustawa stażowa obowiązująca od 1 stycznia 2026 r. nie zmieniła zasad zaliczania okresów prowadzenia gospodarstwa rolnego. Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła katalog innych okresów zaliczanych do stażu, zwłaszcza działalności gospodarczej i umów zlecenia, ale praca w gospodarstwie rolnym nadal podlega ocenie według odrębnej ustawy z 1990 r.

Zmiana pracodawcy - kto powinien wypłacić nagrodę?

Przy zmianie pracodawcy trzeba ustalić, w jakiej dacie pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej. Jeżeli wymagany staż upłynął w czasie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, to co do zasady on powinien wypłacić nagrodę. Późniejsze przedłożenie dokumentów u nowego pracodawcy nie przenosi automatycznie obowiązku zapłaty na nową jednostkę.

Jeżeli natomiast pracownik osiągnął wymagany staż dopiero w trakcie aktualnego zatrudnienia albo prawo powstało w obecnej jednostce wskutek przeliczenia stażu na podstawie nowych przepisów, obowiązek wypłaty może obciążać obecnego pracodawcę. Tak będzie na przykład wtedy, gdy od 1 stycznia 2026 r. pracownik samorządowy zatrudniony w jednostce sektora finansów publicznych udokumentuje okresy z art. 302¹ Kodeksu pracy i w tej dacie, nie wcześniej, powstanie prawo do nagrody.

Inaczej należy oceniać sytuacje, w których dochodzi nie do zwykłej zmiany pracy, lecz do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy. W takim przypadku nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych stosunków pracy, co może wpływać także na odpowiedzialność za świadczenia pracownicze.

Nowe zasady liczenia stażu od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. w Kodeksie pracy obowiązuje art. 302¹, który rozszerza katalog okresów wliczanych do okresu zatrudnienia. W uproszczeniu do stażu mogą być wliczane m.in. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, okresy współpracy przy takiej działalności, okresy wykonywania umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, okresy wykonywania umowy agencyjnej oraz wybrane okresy pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Nie wystarczy samo oświadczenie pracownika. Okresy te trzeba udokumentować w sposób przewidziany w przepisach, najczęściej zaświadczeniem z ZUS. Osoba, której okresy mają zostać wliczone, składa do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego udostępnionego przez ZUS.

Pracownicy jednostek sektora finansów publicznych zatrudnieni 1 stycznia 2026 r. powinni pamiętać o 24-miesięcznym terminie na udokumentowanie takich okresów w ramach przepisów przejściowych. Uprawnienia wynikające z ich wliczenia przysługują od dnia nabycia prawa, ale nie wcześniej niż od 1 stycznia 2026 r. W praktyce może to oznaczać, że pracownik po przeliczeniu stażu nabędzie prawo do jednej nagrody jubileuszowej albo do nagrody wyższego stopnia.

Co w razie zbiegu kilku nagród?

Przepisy rozporządzenia ograniczają kumulację nagród jubileuszowych. Jeżeli w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zaliczalność nowych okresów do stażu pracy pracownik samorządowy spełnia warunki do dwóch lub więcej nagród jubileuszowych, wypłaca się tylko jedną nagrodę - najwyższą.

Jeżeli w tym dniu pracownik ma staż dłuższy niż wymagany do nagrody niższego stopnia, a w ciągu 12 miesięcy od tego dnia nabędzie prawo do nagrody wyższego stopnia, nagrodę niższą wypłaca się w pełnej wysokości, a w dniu nabycia prawa do nagrody wyższej wypłaca się różnicę między kwotą nagrody wyższej a kwotą nagrody niższej. Analogicznie przepisy stosuje się, gdy pracownik dopiero w dniu udokumentowania prawa do nagrody wykaże staż uprawniający do nagrody wyższego stopnia.

Termin wypłaty i przedawnienie roszczenia

Nagroda jubileuszowa powinna zostać wypłacona niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody. Jeżeli dokumenty znajdują się już w aktach osobowych, pracodawca powinien sam ustalić upływ wymaganego stażu. Jeżeli dokumentów brakuje, pracownik powinien je przedłożyć, a pracodawca powinien ponownie przeliczyć staż.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się zasadniczo z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy nagrodzie jubileuszowej ustalenie początku tego terminu może wymagać analizy, czy prawo powstało w dniu osiągnięcia stażu, w dniu wejścia w życie przepisów zaliczających nowe okresy, czy w dniu, w którym pracownik udokumentował staż i przepisy nakazują odpowiednie zastosowanie zasad dotyczących zbiegu nagród.

Jeżeli pracownikowi do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a stosunek pracy ustaje w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, nagrodę wypłaca się w dniu ustania stosunku pracy. Jest to szczególny wyjątek od zasady oczekiwania na pełny upływ okresu stażowego.

FAQ

Czy nowy pracodawca musi wypłacić nagrodę jubileuszową za staż osiągnięty wcześniej?

Co do zasady nie, jeżeli prawo do nagrody powstało już u poprzedniego pracodawcy. Obowiązek wypłaty obciąża zasadniczo pracodawcę właściwego w dniu nabycia prawa do nagrody. Inaczej może być, gdy prawo powstaje dopiero u obecnego pracodawcy, na przykład po przeliczeniu stażu na podstawie nowych przepisów albo po udokumentowaniu okresów zaliczalnych.

Czy praca w gospodarstwie rolnym zawsze wlicza się do stażu?

Nie. Wliczenie pracy w gospodarstwie rolnym zależy od spełnienia warunków z ustawy z 20 lipca 1990 r. Ważne są m.in. rodzaj pracy, data wykonywania pracy, wiek pracownika, związek z prowadzeniem lub objęciem gospodarstwa oraz dokumenty potwierdzające ten okres.

Czy umowa zlecenia i działalność gospodarcza wliczają się do stażu od 2026 r.?

Tak, ale tylko w zakresie i na warunkach określonych w art. 302¹ Kodeksu pracy. Wymagane jest odpowiednie udokumentowanie okresów, najczęściej zaświadczeniem z ZUS. Dla pracowników jednostek sektora finansów publicznych nowe przepisy stosuje się od 1 stycznia 2026 r.

Czy można dostać dwie nagrody jubileuszowe po przeliczeniu stażu?

Zasadniczo nie w pełnej wysokości za kilka progów jednocześnie. Jeżeli wskutek wejścia w życie przepisów zaliczających nowe okresy pracownik spełnia warunki do dwóch lub więcej nagród, wypłaca się jedną nagrodę - najwyższą. W pewnych sytuacjach możliwa jest wypłata różnicy między nagrodą wyższą a niższą.

Czy opóźnione dostarczenie dokumentów odbiera prawo do nagrody?

Samo późniejsze dostarczenie dokumentów nie powinno automatycznie pozbawiać prawa do nagrody, jeżeli roszczenie nie jest przedawnione i przepisy pozwalają zaliczyć dany okres. Może jednak wpływać na termin faktycznej wypłaty oraz wymagać ponownego przeliczenia stażu przez pracodawcę.

Kiedy nagroda jubileuszowa powinna zostać wypłacona?

Przepisy dotyczące pracowników samorządowych wskazują, że nagrodę wypłaca się niezwłocznie po nabyciu do niej prawa. Jeżeli pracownik musi dopiero udokumentować staż, wypłata powinna nastąpić po zweryfikowaniu dokumentów i ustaleniu, że warunki zostały spełnione.

Co zrobić po odmowie wypłaty nagrody jubileuszowej?

Warto wystąpić do pracodawcy o pisemne uzasadnienie odmowy i wskazanie, jak obliczono staż pracy. Następnie należy sprawdzić dokumenty w aktach osobowych, datę osiągnięcia progu stażowego, wcześniejsze wypłaty oraz to, czy nie upłynął 3-letni termin przedawnienia. Jeżeli odmowa jest niezasadna, pracownik może dochodzić roszczenia przed sądem pracy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1135 - tekst aktu.
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1638 - tekst aktu.
3. Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, Dz.U. 1990 nr 54 poz. 310 - tekst aktu.
4. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1423 - tekst aktu.
5. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - ISAP.
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2008 r., II PK 292/07 - orzeczenie.
7. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 maja 1991 r., I PZP 16/91, OSNC 1992/1/10.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.