Nagana za internet w pracy a premia i przeniesienie

Kiedy nagana za korzystanie z internetu w pracy jest dopuszczalna?

Korzystanie z prywatnego telefonu i internetu w czasie pracy może być potraktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych, jeżeli przeszkadza w wykonywaniu pracy, narusza regulamin pracy, polecenia przełożonych, zasady organizacji pracy albo wpływa na bezpieczeństwo lub jakość pracy. Nie każde jednorazowe spojrzenie w telefon automatycznie uzasadnia naganę. Znaczenie mają okoliczności: czas trwania, częstotliwość, charakter pracy, wcześniejsze upomnienia, obowiązujące procedury oraz skutki zachowania.

Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy pracodawca może stosować karę upomnienia albo nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, sposobu potwierdzania obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności. Katalog kar porządkowych jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może tworzyć własnych kar porządkowych poza ustawą.

Jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje zakaz używania telefonu do celów prywatnych w czasie pracy albo zasady korzystania z internetu są jasno określone, pracodawca ma silniejszą podstawę do reakcji. Jeżeli jednak takich zasad nie było, a zachowanie było incydentalne i nie wpłynęło na wykonywanie obowiązków, zasadność nagany może być kwestionowana.

Obowiązek wysłuchania pracownika przed naganą

Kara porządkowa może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie nie jest formalnością. Pracodawca powinien realnie umożliwić pracownikowi przedstawienie wyjaśnień przed podjęciem decyzji o ukaraniu. Może to nastąpić ustnie lub pisemnie, ale ważne jest, aby pracownik miał możliwość odniesienia się do zarzutu.

Jeżeli pracodawca w ogóle nie dopuścił pracownika do złożenia wyjaśnień, jest to istotny argument za zakwestionowaniem nagany. Inaczej będzie wtedy, gdy pracownik miał możliwość wypowiedzenia się, lecz odmówił złożenia wyjaśnień albo unikał kontaktu mimo prawidłowego wezwania.

Kodeks pracy przewiduje także terminy. Kara nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia. Jeżeli pracownik jest nieobecny w pracy i przez to nie można go wysłuchać, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się albo ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Czy pracownik musi dostać kopię nagany?

Pracodawca zawiadamia pracownika o zastosowanej karze na piśmie. W zawiadomieniu powinien wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz pouczyć pracownika o prawie wniesienia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracownik powinien otrzymać pisemne zawiadomienie o ukaraniu. Jeżeli pracodawca jedynie ustnie poinformował o naganie albo nie przekazał dokumentu zawierającego wymagane pouczenie, można podnosić naruszenie procedury. Nagana nie jest wpisywana do świadectwa pracy, ale przez czas jej obowiązywania znajduje się w aktach osobowych.

Sprzeciw od nagany i droga do sądu pracy

Jeżeli kara została zastosowana z naruszeniem prawa albo jest niezasadna, pracownik może wnieść sprzeciw w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Sprzeciw najlepiej złożyć na piśmie i zachować potwierdzenie jego doręczenia.

Pracodawca rozpatruje sprzeciw po uwzględnieniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, jeżeli taka organizacja działa i reprezentuje pracownika. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia oznacza jego uwzględnienie.

Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. W sprawie warto powołać konkretne uchybienia, na przykład brak wysłuchania, przekroczenie terminów, brak pisemnego pouczenia albo nieproporcjonalność kary.

Czy pracodawca może jednocześnie dać naganę i odebrać premię?

Sama nagana nie oznacza automatycznie utraty premii. Trzeba rozróżnić premię regulaminową, premię umowną i nagrodę uznaniową. Decyduje nie nazwa świadczenia, ale jego rzeczywisty charakter wynikający z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo innych wewnętrznych zasad płacowych.

Jeżeli premia ma charakter roszczeniowy, czyli pracownik nabywa do niej prawo po spełnieniu określonych, sprawdzalnych warunków, pracodawca nie może jej odebrać według własnego uznania. Pozbawienie premii lub jej obniżenie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy regulamin albo umowa przewidują jasne przesłanki utraty lub zmniejszenia premii, na przykład naruszenie określonych obowiązków, nieosiągnięcie wyników albo udokumentowane uchybienia.

Jeżeli świadczenie jest w rzeczywistości nagrodą uznaniową, pracownikowi trudniej dochodzić jej wypłaty, ponieważ decyzja pracodawcy ma szerszy element uznania. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Pracodawca nie może działać dyskryminacyjnie, odwetowo ani sprzecznie z zasadami równego traktowania.

Nie można też traktować odebrania premii jako dodatkowej, nieprzewidzianej w Kodeksie pracy kary porządkowej. Jeżeli premia została zabrana wyłącznie dlatego, że pracodawca chce dodatkowo ukarać pracownika, a dokumenty płacowe nie dają do tego podstaw, pracownik może dochodzić jej zapłaty.

Przeniesienie na inne stanowisko lub do innego miejsca pracy

Przeniesienie pracownika po naganie trzeba oceniać osobno. Pracodawca nie może dowolnie zmienić istotnych warunków umowy o pracę tylko dlatego, że ukarał pracownika naganą. Jeżeli zmiana dotyczy stanowiska, rodzaju pracy, wynagrodzenia, stałego miejsca pracy albo innych istotnych warunków wynikających z umowy, co do zasady potrzebne jest porozumienie stron albo wypowiedzenie zmieniające.

Wypowiedzenie zmieniające jest uregulowane w art. 42 Kodeksu pracy. Pracodawca proponuje w nim nowe warunki pracy lub płacy, a pracownik może je przyjąć albo odmówić. Odmowa może prowadzić do rozwiązania umowy po upływie okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie zmieniające powinno spełniać wymagania właściwe dla wypowiedzenia umowy o pracę, a przy umowie na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę.

Nie każda zmiana wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Jeżeli nowe zadania mieszczą się w umówionym rodzaju pracy, nie pogarszają warunków zatrudnienia i mieszczą się w ustalonym miejscu pracy, pracodawca może czasem dokonać zmian w ramach swoich uprawnień organizacyjnych. Granica zależy od treści umowy oraz praktyki w zakładzie.

Istnieje także możliwość czasowego powierzenia innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Jest to dopuszczalne w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Takie powierzenie nie może służyć obejściu przepisów o wypowiedzeniu zmieniającym.

Czy pracodawca może zastosować wszystkie środki jednocześnie?

Możliwa jest sytuacja, w której jedno zachowanie pracownika wywołuje kilka skutków, ale każdy z nich musi mieć własną podstawę prawną lub umowną. Nagana wymaga spełnienia przesłanek odpowiedzialności porządkowej. Pozbawienie premii wymaga podstaw w zasadach premiowania. Przeniesienie na inne stanowisko musi mieścić się w umowie, przepisach o czasowym powierzeniu innej pracy albo zostać dokonane przez porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające.

Jeżeli pracodawca jednocześnie nałożył naganę, pozbawił premii i przeniósł pracownika bez wysłuchania, bez pisemnego zawiadomienia, bez podstaw w regulaminie premiowania i bez właściwej procedury zmiany warunków pracy, pracownik ma podstawy do kwestionowania tych działań. W pierwszej kolejności warto złożyć sprzeciw od nagany, zażądać wskazania podstawy odebrania premii oraz poprosić o pisemne wyjaśnienie podstawy przeniesienia.

FAQ

Czy korzystanie z prywatnego telefonu w pracy zawsze uzasadnia naganę?

Nie zawsze. Nagana jest bardziej uzasadniona, gdy korzystanie z telefonu narusza regulamin, polecenia służbowe, bezpieczeństwo pracy albo realnie przeszkadza w wykonywaniu obowiązków. Incydentalne zachowanie o niewielkiej wadze może być podstawą do kwestionowania kary.

Czy pracodawca musi wysłuchać pracownika przed naganą?

Tak. Pracownik powinien mieć możliwość złożenia wyjaśnień przed zastosowaniem kary. Brak wysłuchania jest istotnym naruszeniem procedury i może uzasadniać sprzeciw od nagany.

Ile czasu jest na sprzeciw od nagany?

Sprzeciw należy wnieść w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni od zawiadomienia o odrzuceniu na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary.

Czy nagana może pozbawić premii?

Sama nagana nie odbiera automatycznie premii. Utrata lub obniżenie premii jest możliwe wtedy, gdy wynika to z umowy, regulaminu wynagradzania albo zasad premiowania i gdy przesłanki są określone w sposób pozwalający je zweryfikować.

Czy pracodawca może przenieść pracownika na inne stanowisko za karę?

Przeniesienie nie może być dowolną karą poza Kodeksem pracy. Jeżeli zmienia istotne warunki umowy, zwykle wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego. Czasowe powierzenie innej pracy jest możliwe tylko przy spełnieniu warunków z art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 kwietnia 1998 r., sygn. akt I PKN 559/97.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 września 2005 r., sygn. akt II PK 292/04.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.