Czy 800+ wliczamy do dochodu pracowników przy ZFŚS?

500+ czy 800+ - o jakim świadczeniu mówimy?

Od 1 stycznia 2024 r. świadczenie wychowawcze znane wcześniej jako 500+ wynosi 800 zł miesięcznie na dziecko do ukończenia 18. roku życia. W praktyce wiele regulaminów ZFŚS nadal posługuje się nazwą "500+". Dla celów funduszu chodzi jednak o to samo świadczenie wychowawcze, tylko w aktualnej wysokości.

Sama zmiana kwoty z 500 zł na 800 zł nie przesądza, czy świadczenie trzeba doliczać do dochodu pracownika. Odpowiedź zależy od tego, jak pracodawca opisał kryteria socjalne i dochód w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Kryterium socjalne przy świadczeniach z ZFŚS

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Jest to tzw. kryterium socjalne. Pracodawca nie może więc rozdawać świadczeń z funduszu według dowolnych zasad, bez zbadania sytuacji socjalnej.

Ustawa nie zawiera jednak jednej, ustawowej definicji dochodu na potrzeby ZFŚS. Nie wskazuje też wprost, czy świadczenie wychowawcze 800+ należy zawsze wliczać albo zawsze pomijać. Dlatego regulamin funduszu powinien określać, jakie wpływy i świadczenia są brane pod uwagę, z jakiego okresu liczy się dochód, czy chodzi o dochód na osobę w rodzinie oraz kogo uważa się za członka rodziny na potrzeby oświadczenia.

Czy 800+ można doliczyć do dochodu pracownika?

Tak, co do zasady pracodawca może przyjąć w regulaminie, że świadczenie wychowawcze 800+ jest uwzględniane przy ocenie sytuacji materialnej pracownika i jego rodziny. Ma to uzasadnienie socjalne, ponieważ regularny wpływ 800+ poprawia bieżącą sytuację finansową gospodarstwa domowego, nawet jeżeli nie jest wynagrodzeniem za pracę.

Najbezpieczniej, aby regulamin mówił o tym wprost, np. że do dochodu wlicza się świadczenie wychowawcze, inne świadczenia pieniężne otrzymywane na dzieci albo wszystkie regularne wpływy mające znaczenie dla sytuacji materialnej rodziny. Takie rozwiązanie ogranicza spory i ułatwia osobom uprawnionym prawidłowe wypełnianie oświadczeń.

Jeżeli regulamin posługuje się bardzo szeroką definicją dochodu, np. obejmuje wszystkie stałe świadczenia pieniężne uzyskiwane przez członków rodziny, również wtedy wliczenie 800+ może być uzasadnione. Problem powstaje wtedy, gdy regulamin jest nieprecyzyjny albo używa pojęć zapożyczonych z innych ustaw bez wyjaśnienia, czy obejmują one świadczenie wychowawcze.

Kiedy nie należy wliczać 800+ do dochodu?

Pracodawca nie powinien doliczać 800+ wbrew własnemu regulaminowi. Jeżeli regulamin wyraźnie wyłącza świadczenie wychowawcze z dochodu, należy stosować to wyłączenie. Podobnie będzie wtedy, gdy regulamin odwołuje się wyłącznie do dochodu wykazanego w PIT albo do innej wąskiej kategorii dochodu, która nie obejmuje świadczenia wychowawczego.

Wątpliwości mogą pojawić się przy sformułowaniu, że nie wlicza się "świadczeń rodzinnych". Świadczenie wychowawcze 800+ jest odrębnie regulowanym świadczeniem, dlatego w regulaminie warto wskazać je z nazwy. Pozwala to uniknąć sporu, czy ogólne wyłączenie świadczeń rodzinnych obejmuje także 800+.

Jak prawidłowo uregulować 800+ w regulaminie ZFŚS?

Regulamin powinien być na tyle konkretny, aby pracownik wiedział, co ma wpisać w oświadczeniu. Dobra praktyka to wskazanie, czy do dochodu wlicza się kwoty netto, brutto, dochód z określonego roku, przeciętny dochód miesięczny z ostatnich miesięcy, dochód na osobę w rodzinie oraz czy należy uwzględniać świadczenie wychowawcze 800+.

Jeżeli pracodawca chce wliczać 800+, powinien zapisać to wprost. Jeżeli chce je wyłączyć, również powinien zrobić to wprost. W obu wariantach zasada musi być stosowana jednolicie wobec wszystkich osób uprawnionych, które znajdują się w porównywalnej sytuacji.

Regulamin ZFŚS ustala się zgodnie z zasadami z ustawy o ZFŚS. U pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin wymaga uzgodnienia z tą organizacją. Gdy organizacja związkowa nie działa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Oświadczenia pracowników i ochrona danych

Pracodawca może żądać od osoby uprawnionej danych potrzebnych do ustalenia prawa do świadczenia z funduszu oraz jego wysokości. Udostępnienie tych danych następuje zasadniczo w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, ale nie powinien zbierać dokumentów "na zapas" ani w zakresie szerszym niż potrzebny do zastosowania regulaminu.

W praktyce formularz oświadczenia powinien odpowiadać treści regulaminu. Jeżeli regulamin wlicza 800+, formularz może przewidywać rubrykę dotyczącą świadczenia wychowawczego. Jeżeli regulamin 800+ wyłącza, żądanie szczegółowych informacji o tym świadczeniu może być niepotrzebne.

Konsekwencje błędnego liczenia dochodu

Błędne wliczenie lub pominięcie 800+ może prowadzić do nierównego rozdziału środków funduszu, sporów z pracownikami, zarzutów naruszenia regulaminu albo zakwestionowania socjalnego charakteru wypłaty. W skrajnych przypadkach świadczenie wypłacone bez zastosowania kryterium socjalnego może być traktowane jak zwykłe świadczenie pracownicze, a nie pomoc socjalna z ZFŚS.

Ryzyko rośnie, gdy pracodawca raz wlicza 800+, a raz je pomija, bez jasnej podstawy w regulaminie. Dlatego przy aktualizacji regulaminu warto uporządkować nie tylko nazwę świadczenia z "500+" na "800+", ale też cały sposób obliczania dochodu rodziny.

FAQ

Czy 800+ zawsze wlicza się do dochodu przy ZFŚS?

Nie. Przepisy o ZFŚS nie zawierają automatycznej zasady wliczania 800+ do dochodu. Decyduje regulamin funduszu i przyjęta w nim metoda oceny sytuacji materialnej.

Czy pracodawca może wyłączyć 800+ z dochodu?

Tak. Pracodawca może przyjąć w regulaminie korzystniejsze zasady i wyłączyć świadczenie wychowawcze z dochodu. Ważne, aby zapis był jednoznaczny i stosowany jednakowo wobec wszystkich uprawnionych.

Czy pracodawca może żądać informacji o pobieraniu 800+?

Może, jeżeli taka informacja jest niezbędna do zastosowania regulaminu ZFŚS. Jeśli regulamin wlicza 800+ do dochodu, pytanie o to świadczenie w oświadczeniu socjalnym jest zasadniczo dopuszczalne.

Co jeśli pracownik nie poda 800+ w oświadczeniu?

Jeżeli regulamin wymaga uwzględnienia 800+, niepełne oświadczenie może uniemożliwić prawidłową ocenę sytuacji socjalnej. Pracodawca powinien wezwać do uzupełnienia danych, a przy braku ich podania może odmówić świadczenia albo zastosować zasady przewidziane w regulaminie.

Czy to, że 800+ nie podlega egzekucji, oznacza, że nie wlicza się go do ZFŚS?

Nie. Wyłączenie świadczenia wychowawczego spod egzekucji na podstawie Kodeksu postępowania cywilnego chroni te środki przed zajęciem, ale nie przesądza o sposobie liczenia dochodu w regulaminie ZFŚS.

Czy 800+ wpływa na alimenty?

Co do zasady świadczenie wychowawcze nie wpływa na zakres świadczeń alimentacyjnych. To jednak odrębna regulacja z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, której nie należy automatycznie przenosić na zasady podziału środków z ZFŚS.

Czy trzeba zmienić regulamin, jeśli nadal używa nazwy 500+?

Warto to zrobić. Sama dawna nazwa nie musi jeszcze oznaczać nieważności regulaminu, ale po zmianie kwoty świadczenia na 800 zł aktualizacja zapisu zmniejsza ryzyko pomyłek i sporów.

Podsumowanie

Przy ZFŚS nie ma jednej ustawowej odpowiedzi, że 800+ zawsze należy albo zawsze nie należy wliczać do dochodu pracowników. Ustawa wymaga stosowania kryterium socjalnego, ale szczegółowy sposób ustalania dochodu powinien wynikać z regulaminu funduszu.

Jeżeli regulamin obejmuje świadczenie wychowawcze albo szeroko ujmuje stałe wpływy rodziny, doliczenie 800+ może być prawidłowe. Jeżeli regulamin wyraźnie je wyłącza albo opiera się wyłącznie na węższej definicji dochodu, pracodawca nie powinien pomijać własnych zasad. Najważniejsze jest jednoznaczne brzmienie regulaminu, równe stosowanie kryteriów i zbieranie tylko tych danych, które są potrzebne do oceny sytuacji socjalnej.

Źródła

• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - art. 8.
• Ustawa z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci - świadczenie wychowawcze.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - Rodzina 800 plus - informacja o aktualnej wysokości świadczenia.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego - art. 833 § 6.
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy - art. 135 § 3.
• Urząd Ochrony Danych Osobowych - stanowisko dotyczące danych przetwarzanych przy ZFŚS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.