• Stan prawny na: 2026-06-05
W 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym pracodawca może zaplanować więcej pracy w jednym miesiącu i mniej w kolejnym, ale nie może dowolnie anulować nadgodzin. Jeżeli praca faktycznie była pracą nadliczbową, musi zostać rozliczona wynagrodzeniem z dodatkiem albo czasem wolnym na zasadach z Kodeksu pracy.
W artykule wyjaśniamy, kiedy godziny z pierwszego miesiąca można zbilansować w ramach okresu rozliczeniowego, kiedy należy się czas wolny 1:1 albo 1:1,5 oraz dlaczego niższa liczba godzin w kolejnych miesiącach nie zawsze oznacza prawidłowe rozliczenie nadgodzin.
Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w którym sprawdza się, czy pracownik przepracował obowiązujący go wymiar czasu pracy i czy nie doszło do przekroczenia norm czasu pracy. Przy typowym pełnym etacie czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
3-miesięczny okres rozliczeniowy jest co do zasady dopuszczalny. Kodeks pracy pozwala na stosowanie okresu rozliczeniowego nieprzekraczającego 4 miesięcy, a w określonych przypadkach - przy spełnieniu dodatkowych warunków - nawet do 12 miesięcy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie przesuwać godziny między miesiącami bez zachowania przepisów o harmonogramach, odpoczynku i nadgodzinach.
W powiązanym zakresie warto sprawdzić także: Nietypowe godziny pracy.
Ważna zmiana w stosunku do często spotykanych starszych wyjaśnień polega na tym, że rozkład czasu pracy nie zawsze musi być przygotowany od razu na cały okres rozliczeniowy. Zgodnie z aktualnym art. 129 § 3 Kodeksu pracy harmonogram może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale musi obejmować co najmniej 1 miesiąc i powinien zostać przekazany pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Tak, w granicach prawa. W dłuższym okresie rozliczeniowym pracodawca może rozłożyć pracę nierównomiernie, np. zaplanować więcej godzin w pierwszym miesiącu i mniej godzin w drugim albo trzecim. Taki mechanizm jest szczególnie widoczny w systemach, w których rozkład czasu pracy jest zmienny.
Nie każda większa liczba godzin w jednym miesiącu jest automatycznie nadgodzinami. Jeżeli harmonogram został ułożony prawidłowo, zachowano odpoczynki dobowe i tygodniowe, a łączny wymiar czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym nie został przekroczony, może to być jedynie nierównomierne rozłożenie czasu pracy.
Inaczej jest wtedy, gdy pracownik wykonuje pracę ponad obowiązujące go normy czasu pracy, ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z systemu i rozkładu albo gdy po zakończeniu okresu rozliczeniowego okaże się, że przekroczono przeciętną tygodniową normę czasu pracy. Wtedy mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych.
Praca w godzinach nadliczbowych powstaje przede wszystkim wtedy, gdy pracownik pracuje ponad dobową normę czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z obowiązującego go systemu i harmonogramu. Może też powstać po zakończeniu okresu rozliczeniowego, jeżeli zostanie przekroczona przeciętna tygodniowa norma czasu pracy.
Dlatego przy ocenie konkretnej sytuacji trzeba sprawdzić nie tylko sumę godzin z trzech miesięcy, ale także rozkład pracy w poszczególnych dobach. Jeżeli pracownik miał np. zaplanowane 8 godzin, a faktycznie pracował 10 godzin, to dodatkowe 2 godziny mogą być nadgodzinami dobowymi, których nie wolno po prostu "schować" w późniejszym niedopracowaniu miesięcznego wymiaru.
Trzeba też odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to prawidłowo zaplanowany harmonogram, w którym jeden miesiąc jest bardziej obciążony, a kolejny lżejszy. Druga to faktyczne zlecanie pracy ponad harmonogram albo ponad normy, a następnie próba potrącenia tych godzin z późniejszej mniejszej liczby godzin. Tylko pierwsza sytuacja może być zwykłym bilansowaniem czasu pracy w okresie rozliczeniowym.
Nie w takim uproszczeniu. Jeżeli w pierwszym miesiącu faktycznie powstały nadgodziny, pracodawca nie może ich po prostu anulować dlatego, że w kolejnych miesiącach zaplanował albo dopuścił mniej pracy. Nadgodziny muszą zostać rozliczone zgodnie z art. 1511 albo art. 1512 Kodeksu pracy.
Pracodawca może natomiast udzielić czasu wolnego w zamian za pracę nadliczbową. Jeżeli pracownik złoży pisemny wniosek, czas wolny udzielany jest w tym samym wymiarze, czyli 1 godzina wolnego za 1 godzinę nadliczbową. Jeżeli pracodawca udziela czasu wolnego bez wniosku pracownika, musi zrobić to najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego i w wymiarze o połowę wyższym, czyli 1,5 godziny wolnego za 1 godzinę nadliczbową.
W obu przypadkach za nadgodziny zrekompensowane czasem wolnym nie przysługuje już dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik zachowuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę już wykonaną, a udzielenie wolnego bez wniosku pracownika nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Załóżmy, że w pierwszym miesiącu okresu rozliczeniowego pracownik przepracował o 20 godzin więcej, niż wynikało z przyjętego harmonogramu, a w dwóch kolejnych miesiącach przepracował po 10 godzin mniej. Ocena zależy od tego, dlaczego powstała różnica.
Jeżeli od początku prawidłowo zaplanowano rozkład czasu pracy tak, że w pierwszym miesiącu pracownik miał pracować więcej, a w następnych mniej, i nie doszło do przekroczenia norm dobowych ani przeciętnej tygodniowej normy w całym okresie rozliczeniowym, pracodawca może rozliczyć czas pracy w ramach całego okresu.
Jeżeli jednak dodatkowe 20 godzin było faktyczną pracą nadliczbową, bo pracownik pracował ponad normę dobową, ponad przedłużony dobowy wymiar albo ponad prawidłowo ustalony harmonogram, to późniejsze "niewyrobienie normy" nie usuwa obowiązku rozliczenia nadgodzin. Wtedy konieczne jest udzielenie czasu wolnego według zasad z art. 1512 Kodeksu pracy albo wypłata normalnego wynagrodzenia z dodatkiem.
Jeżeli pracodawca udziela czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika, nie może przez to obniżyć wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Pracownik nie powinien więc ponosić finansowej straty tylko dlatego, że pracodawca zdecydował się oddać mu czas wolny za wcześniejsze nadgodziny.
Jeżeli niższa liczba godzin wynika z harmonogramu w dłuższym okresie rozliczeniowym, trzeba ocenić rozliczenie całego okresu. Przy wynagrodzeniu miesięcznym zasadniczym pracownik co do zasady otrzymuje ustaloną pensję miesięczną, o ile pozostawał w gotowości do pracy i wykonywał pracę zgodnie z harmonogramem. Inaczej może być przy nieobecnościach, nieusprawiedliwionym niestawiennictwie albo wynagrodzeniu godzinowym - wtedy znaczenie mają konkretne zapisy umowy, ewidencja czasu pracy i przyczyna niewykonywania pracy.
Jeżeli pracownik w danym okresie rozliczeniowym chorował, korzystał z urlopu albo miał inną usprawiedliwioną nieobecność, wymiar czasu pracy obniża się o liczbę godzin przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności. Tego rodzaju obniżenie wymiaru nie jest jednak sposobem na skasowanie wcześniej powstałych nadgodzin.
Przy sporze o nadgodziny w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym najważniejsze są dokumenty. Warto zebrać harmonogramy, ewidencję czasu pracy, potwierdzenia poleceń pracy po godzinach, grafiki, listy obecności, paski wynagrodzeń i korespondencję z przełożonymi.
Szczególne znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy dodatkowe godziny były zaplanowane od początku, czy pojawiły się dopiero w praktyce jako praca ponad grafik. Jeżeli pracownik pozostawał po godzinach na polecenie pracodawcy albo za jego wiedzą i zgodą, a pracodawca następnie próbuje uznać późniejsze krótsze miesiące za "wyrównanie", sytuacja może uzasadniać roszczenie o prawidłowe rozliczenie nadgodzin.
Warto także sprawdzić, czy pracodawca zachował odpoczynek dobowy i tygodniowy. Co do zasady pracownik powinien mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Planowanie pracy przez wiele dni z rzędu albo bez właściwego odpoczynku może naruszać przepisy, nawet jeżeli sama suma godzin w okresie rozliczeniowym wydaje się prawidłowa.
Poniższe przykłady pokazują, dlaczego samo porównanie liczby godzin w poszczególnych miesiącach nie wystarcza. Kluczowe jest to, czy dodatkowe godziny były prawidłowo zaplanowane, czy stanowiły pracę nadliczbową.
Pani Anna pracuje w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Harmonogram przekazany z wyprzedzeniem przewidywał 180 godzin w pierwszym miesiącu, 150 godzin w drugim i 150 godzin w trzecim, a łączny wymiar czasu pracy w całym okresie został zachowany. Jeżeli nie doszło do przekroczenia norm dobowych ani odpoczynków, taka organizacja pracy może być prawidłowym rozłożeniem czasu pracy, a nie automatycznie nadgodzinami.
Pan Marek miał w grafiku po 8 godzin dziennie, ale przez kilka dni zostawał po 2 godziny dłużej na polecenie kierownika. W następnym miesiącu pracodawca skrócił mu grafik o 20 godzin i stwierdził, że "nadgodziny się wyzerowały". Jeżeli te dodatkowe godziny były nadgodzinami dobowymi, pracodawca powinien je rozliczyć przez wypłatę dodatku albo udzielenie czasu wolnego zgodnie z art. 1512 Kodeksu pracy.
Pani Katarzyna przepracowała 12 godzin ponad grafik w pierwszym miesiącu. Nie składała wniosku o czas wolny, ale pracodawca w trzecim miesiącu udzielił jej 18 godzin wolnego. Takie rozliczenie może być prawidłowe, ponieważ przy udzieleniu czasu wolnego bez wniosku pracownika stosuje się proporcję 1:1,5. Pracodawca musi jednak pamiętać, że takie wolne nie może obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
To zależy od rodzaju przekroczenia. Przekroczenia dobowe zwykle można ustalić już w konkretnym dniu pracy. Przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy ustala się natomiast po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
Tak. Pracodawca może udzielić czasu wolnego bez wniosku pracownika, ale wtedy musi zrobić to do końca okresu rozliczeniowego i w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych.
Nie. Jeżeli nadgodziny zostały prawidłowo zrekompensowane czasem wolnym na podstawie art. 1512 Kodeksu pracy, pracownikowi nie przysługuje już dodatek za te same godziny. Nadal przysługuje mu normalne wynagrodzenie za pracę wykonaną.
Nie. Krótszy grafik w kolejnym miesiącu może być elementem prawidłowego rozkładu czasu pracy albo udzieleniem czasu wolnego za nadgodziny, ale musi wynikać z prawidłowego rozliczenia. Nie można automatycznie potrącić nadgodzin z późniejszego "niedopracowania" bez zachowania zasad z Kodeksu pracy.
Nie zawsze. Aktualnie rozkład czasu pracy może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale powinien obejmować co najmniej 1 miesiąc i zostać przekazany pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy.
Najpierw warto ustalić, czy nadgodziny zostały prawidłowo zrekompensowane czasem wolnym. Jeżeli nie, pracownik może wystąpić do pracodawcy o korektę rozliczenia, a w razie sporu dochodzić roszczeń przed sądem pracy albo zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy.
W 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym pracodawca może elastycznie planować czas pracy, ale tylko w granicach przepisów. Większa liczba godzin w jednym miesiącu i mniejsza w kolejnym może być prawidłowa, jeżeli wynika z harmonogramu i mieści się w wymiarze całego okresu rozliczeniowego.
Jeżeli jednak w pierwszym miesiącu rzeczywiście powstały nadgodziny, pracodawca nie może ich jednostronnie anulować przez późniejsze obniżenie liczby godzin. Musi wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem albo udzielić czasu wolnego - na wniosek pracownika w proporcji 1:1, a bez wniosku w proporcji 1:1,5 i bez obniżenia wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 129, art. 130, art. 131, art. 132, art. 133, art. 151, art. 1511 i art. 1512 - ISAP.
2. Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy - Kodeks pracy - Dziennik Ustaw 2025 poz. 277.
3. Państwowa Inspekcja Pracy, "Nadgodziny w praktyce" - materiał informacyjny PIP.
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Adam Dąbrowski
Prawnik z wieloletnim doświadczeniem. Specjalizuje się głównie w prawie handlowym (spółki kapitałowe, zwłaszcza spółki z o.o. – odpowiedzialność członków spółek, operacje na udziałach spółek), prawie spadkowym ,...
>> więcej informacji