Godziny ponadwymiarowe nauczyciela a urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy nauczyciela - ile dni przysługuje?

W przepisach nie używa się pojęcia "urlop okolicznościowy", ale "zwolnienie od pracy". W praktyce kadrowej oba określenia są używane zamiennie. W razie śmierci i pogrzebu brata pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy na 1 dzień.

Nauczyciel powinien złożyć wniosek o zwolnienie i wskazać zdarzenie, z którym jest ono związane. Szkoła może wymagać dokumentu potwierdzającego prawo do zwolnienia, na przykład odpisu aktu zgonu albo innego dokumentu pozwalającego zweryfikować okoliczność, jeżeli jest to potrzebne do rozliczeń kadrowych.

Czy urlop okolicznościowy jest płatny?

Tak. Za dzień zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie jest to jednak zwykłe wynagrodzenie za faktycznie przeprowadzone zajęcia, tylko wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej, płatnej nieobecności.

W przypadku nauczyciela oznacza to konieczność połączenia ogólnych zasad prawa pracy dotyczących płatnych zwolnień od pracy z przepisami Karty Nauczyciela o wynagrodzeniu, w tym z zasadami dotyczącymi wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe.

Godziny ponadwymiarowe w dniu urlopu okolicznościowego

Trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to zaplanowane godziny ponadwymiarowe, których nauczyciel nie prowadzi, bo korzysta z urlopu okolicznościowego. Druga to niezrealizowanie godzin z przyczyn niedotyczących nauczyciela, gdy nauczyciel pozostaje gotów do pracy.

Urlop okolicznościowy jest usprawiedliwioną nieobecnością nauczyciela. Dlatego same godziny zaplanowane na ten dzień nie są godzinami faktycznie przepracowanymi i nie powinny być wypłacane tak, jakby nauczyciel przeprowadził konkretne lekcje. Nie jest to też typowy przypadek gotowości do pracy z art. 35 ust. 3e Karty Nauczyciela, ponieważ nauczyciel w tym czasie korzysta ze zwolnienia od pracy.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że szkoła zawsze wypłaca wyłącznie samą pensję zasadniczą. Wynagrodzenie za dzień płatnego zwolnienia od pracy ustala się według przepisów o wynagrodzeniu za czas niewykonywania pracy. Przy nauczycielach trzeba dodatkowo uwzględnić, że w wynagrodzeniu urlopowym nauczyciela przepisy Karty Nauczyciela przewidują uwzględnianie wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe. W praktyce dział płac powinien więc sprawdzić podstawę naliczenia wynagrodzenia za zwolnienie, a nie ograniczyć się wyłącznie do stwierdzenia, że godziny z planu nie zostały przeprowadzone.

Wskaźnik, średnia czy tylko wynagrodzenie zasadnicze?

Jeżeli pytanie dotyczy śmierci brata i jednego dnia urlopu okolicznościowego, nie należy rozliczać zaplanowanych na ten dzień godzin ponadwymiarowych tak, jak godzin faktycznie przepracowanych. Nie chodzi więc o proste przemnożenie liczby zaplanowanych godzin przez stawkę za godzinę ponadwymiarową.

Nie należy też mechanicznie stosować "średniej z 3 miesięcy", jeżeli nie wynika ona z właściwych przepisów lub obowiązujących zasad płacowych. Dla nauczycieli istotne są szczególne przepisy Karty Nauczyciela dotyczące wynagrodzenia urlopowego, a dla płatnych zwolnień od pracy - przepisy wykonawcze do Kodeksu pracy. Dlatego prawidłowe rozliczenie wymaga ustalenia, jakie składniki wynagrodzenia powinny wejść do podstawy za dzień zwolnienia.

Inaczej mówiąc: nauczyciel nie otrzymuje wynagrodzenia za te konkretne godziny ponadwymiarowe jako przepracowane, ale przy obliczaniu wynagrodzenia za płatne zwolnienie nie można pominąć przepisów, które pozwalają uwzględniać wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w podstawie wynagrodzenia urlopowego nauczyciela.

Kiedy nauczyciel zachowuje wynagrodzenie za niezrealizowane godziny ponadwymiarowe?

Od roku szkolnego 2025/2026 szczególne znaczenie ma art. 35 ust. 3e Karty Nauczyciela. Zgodnie z tą zasadą wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe przysługuje także wtedy, gdy nauczyciel nie zrealizował przydzielonych zajęć z przyczyn niedotyczących nauczyciela, a był gotów do ich realizacji.

Przykładowo może chodzić o sytuację, w której klasa wyjechała na wycieczkę, uczeń nie stawił się na indywidualne nauczanie albo dyrektor polecił nauczycielowi w tym czasie inne zadania statutowe. Wtedy przyczyna niezrealizowania zajęć nie leży po stronie nauczyciela, a nauczyciel pozostaje do dyspozycji szkoły.

Urlop okolicznościowy działa inaczej. Nauczyciel nie pozostaje w gotowości do prowadzenia zajęć, lecz korzysta ze zwolnienia od pracy. Dlatego art. 35 ust. 3e nie jest podstawą do wypłaty zaplanowanych na ten dzień godzin ponadwymiarowych. Podstawą rozliczenia jest płatne zwolnienie od pracy.

Godziny ponadwymiarowe a stanowisko i rodzaj zajęć

Godzina ponadwymiarowa nauczyciela to nie to samo co klasyczne nadgodziny pracownika z Kodeksu pracy. Jest to godzina zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych przydzielona ponad tygodniowy obowiązkowy wymiar zajęć nauczyciela.

Problemy mogą pojawić się zwłaszcza przy stanowiskach, dla których pensum i sposób organizacji pracy są mniej oczywiste. W praktyce podobne pytania dotyczą tego, czy nauczyciel bibliotekarz może mieć godziny ponadwymiarowe, albo jak rozliczać nadgodziny nauczyciela w świetlicy.

Przy rozliczeniach kadrowych warto też odróżniać wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe od innych świadczeń nauczycielskich, takich jak nagroda jubileuszowa nauczyciela, jak prawidłowo uwzględnić godziny ponadwymiarowe w wyliczeniu.

Urlop szkoleniowy, krwiodawstwo i inne zwolnienia - dlaczego to nie zawsze ta sama zasada?

Nie każde zwolnienie od pracy należy rozliczać tak samo jak urlop okolicznościowy. W przypadku niektórych zwolnień, na przykład związanych z doskonaleniem zawodowym albo oddaniem krwi, przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia ustalanego według zasad właściwych dla urlopu. W takich sytuacjach wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe może być uwzględniane w podstawie rozliczenia, choć nauczyciel nie prowadził w tym czasie zajęć.

Dlatego nie wystarczy samo pytanie: "czy godzina była w planie?". Trzeba ustalić, dlaczego nie została zrealizowana: czy z powodu gotowości do pracy i przyczyny niedotyczącej nauczyciela, czy z powodu płatnego zwolnienia od pracy, czy z powodu nieobecności, za którą przepisy nie przewidują takiego sposobu rozliczenia.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują różnicę między urlopem okolicznościowym, gotowością do pracy i innymi płatnymi zwolnieniami.

FAQ

Czy za śmierć brata nauczyciel ma 1 czy 2 dni urlopu okolicznościowego?

Przysługuje 1 dzień zwolnienia od pracy. Dwa dni przysługują między innymi w razie śmierci i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Czy dyrektor może odmówić urlopu okolicznościowego?

Jeżeli zdarzenie mieści się w katalogu z rozporządzenia i pracownik wykaże podstawę zwolnienia, pracodawca powinien udzielić zwolnienia. Może natomiast wymagać zachowania formalności, na przykład złożenia wniosku i przedstawienia dokumentu potwierdzającego zdarzenie.

Czy godziny ponadwymiarowe w dniu urlopu okolicznościowego są płatne jak przepracowane?

Co do zasady nie. Nauczyciel nie prowadzi zajęć, bo korzysta ze zwolnienia od pracy. Trzeba jednak osobno prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za płatne zwolnienie, w którym mogą mieć znaczenie składniki związane z godzinami ponadwymiarowymi.

Czy art. 35 ust. 3e Karty Nauczyciela obejmuje urlop okolicznościowy?

Nie wprost. Ten przepis dotyczy sytuacji, w której nauczyciel nie realizuje godzin z przyczyn niedotyczących nauczyciela i pozostaje gotów do pracy. Przy urlopie okolicznościowym nauczyciel jest nieobecny w sposób usprawiedliwiony, dlatego rozliczenie odbywa się według zasad płatnego zwolnienia od pracy.

Czy regulamin wynagradzania organu prowadzącego może wyłączyć zasady z Karty Nauczyciela?

Nie powinien. Regulamin może regulować kwestie powierzone organowi prowadzącemu, ale nie może być sprzeczny z ustawą. W razie kolizji pierwszeństwo mają przepisy Karty Nauczyciela.

Czy średnia z godzin ponadwymiarowych zawsze liczy się z 3 miesięcy?

Nie. Przy nauczycielach nie wolno automatycznie przenosić zasad stosowanych przy innych pracownikach. Trzeba sprawdzić, czy chodzi o urlop wypoczynkowy, płatne zwolnienie od pracy, gotowość do pracy czy faktycznie przepracowane godziny ponadwymiarowe.

Podsumowanie

W przypadku śmierci brata nauczycielowi przysługuje 1 dzień płatnego zwolnienia od pracy. Jeżeli w tym dniu miał zaplanowane godziny ponadwymiarowe, nie należy ich automatycznie wypłacać jako godzin faktycznie przepracowanych. Jednocześnie nie można poprzestać na uproszczeniu, że nauczyciel zawsze otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze.

Prawidłowe rozliczenie wymaga ustalenia podstawy wynagrodzenia za płatne zwolnienie od pracy oraz odróżnienia tej sytuacji od przypadków, w których nauczyciel pozostaje gotów do pracy, a godziny ponadwymiarowe nie odbywają się z przyczyn od niego niezależnych.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 515 - tekst aktu.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632 - tekst aktu.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927 - tekst aktu.
4. Komunikat Ministerstwa Edukacji Narodowej: "Zmiany w zakresie wynagradzania nauczycieli za godziny ponadwymiarowe" - informacja MEN.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.