Zmiana rodzaju umowy przy pracy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo po aktualnych zmianach w Kodeksie pracy

W aktualnym stanie prawnym Kodeks pracy wyróżnia trzy podstawowe rodzaje umów o pracę: umowę na okres próbny, umowę na czas określony oraz umowę na czas nieokreślony. Dawna praktyczna nazwa "umowa na zastępstwo" nadal funkcjonuje w języku kadrowym, ale prawnie chodzi o umowę o pracę na czas określony zawartą w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności.

Oznacza to, że w umowie powinien być jasno wskazany czasowy cel zatrudnienia, czyli zastępstwo nieobecnego pracownika. Nie zawsze musi to być szczegółowo opisane w identyczny sposób, ale z dokumentów i okoliczności powinno wynikać, że pracownik został zatrudniony właśnie dlatego, że inny pracownik czasowo nie świadczy pracy, np. z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo wychowawczego.

Umowy zawartej w celu zastępstwa nie obejmują standardowe limity 33 miesięcy i 3 umów przewidziane dla zwykłych umów na czas określony, jeżeli zastępstwo jest rzeczywiste i służy zaspokojeniu okresowej potrzeby pracodawcy. Jeżeli jednak "zastępstwo" jest pozorne, a pracownik w rzeczywistości stale wykonuje zwykłą pracę niezwiązaną z nieobecnością zastępowanej osoby, może powstać podstawa do sporu o charakter zatrudnienia.

Ciąża a umowa zawarta w celu zastępstwa pracownika

Ochrona pracownicy w ciąży działa na dwóch płaszczyznach, które trzeba odróżnić. Po pierwsze, zgodnie z art. 177 § 1 Kodeksu pracy pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownicą w ciąży. Wyjątki dotyczą m.in. sytuacji, gdy zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy i zgodę wyrazi reprezentująca ją zakładowa organizacja związkowa, a także szczególnych przypadków upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Po drugie, art. 177 § 3 Kodeksu pracy przewiduje automatyczne przedłużenie do dnia porodu niektórych umów terminowych, które miałyby się rozwiązać po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Ten mechanizm nie obejmuje jednak umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Wynika to wprost z art. 177 § 3¹ Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że jeżeli zastępowany pracownik wraca do pracy, a umowa osoby zastępującej zgodnie z jej treścią kończy się z tym dniem, sama ciąża nie spowoduje przedłużenia umowy do dnia porodu. Inaczej należy jednak ocenić sytuację, w której pracodawca składa pracownicy w ciąży wypowiedzenie albo rozwiązuje umowę z naruszeniem zakazu z art. 177 § 1 Kodeksu pracy. W takim przypadku można rozważać odwołanie do sądu pracy.

Znaczenie ma więc przyczyna ustania zatrudnienia. Czym innym jest wygaśnięcie lub rozwiązanie się umowy z nadejściem przewidzianego terminu albo powrotem zastępowanej osoby, a czym innym jednostronne wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę w okresie ciąży.

Czy można żądać zmiany umowy na czas nieokreślony?

Samo zapewnienie przełożonego, że po powrocie zastępowanego pracownika zostanie podpisana "stała umowa", zwykle nie wystarcza do automatycznego uznania, że istnieje umowa na czas nieokreślony. Umowa o pracę wymaga zgodnego oświadczenia woli stron, a zmiana rodzaju umowy powinna wynikać z porozumienia, nowej umowy albo z przepisów prawa.

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy na umowę o pracę na czas nieokreślony albo o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca powinien odpowiedzieć nie później niż w terminie 1 miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli odmawia, powinien wskazać przyczynę odmowy. Taki wniosek nie daje jednak automatycznego roszczenia o zawarcie umowy na czas nieokreślony.

W sądzie można natomiast dochodzić ustalenia treści stosunku pracy na podstawie art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego, jeżeli pracownik ma interes prawny w takim ustaleniu. W sprawie dotyczącej pracy na zastępstwo sąd będzie badał przede wszystkim, czy strony rzeczywiście zawarły umowę w celu zastępstwa nieobecnej osoby, czy cel ten był realny oraz jak faktycznie wykonywano umowę.

Jeżeli w umowie wyraźnie wskazano zastępstwo konkretnej nieobecnej pracownicy, a pracownica zastępująca rzeczywiście wykonywała pracę w związku z tą nieobecnością, szanse na sądowe ustalenie, że była to zwykła umowa na czas nieokreślony, są ograniczone. Inaczej może być wtedy, gdy pracodawca tylko formalnie nazwał umowę zastępstwem, a faktycznie zatrudnienie nie miało związku z żadną usprawiedliwioną nieobecnością.

Wypowiedzenie zmieniające a rodzaj umowy

Zmiana rodzaju umowy, np. z umowy zawartej w celu zastępstwa na umowę na czas nieokreślony, nie powinna być utożsamiana ze zwykłym wypowiedzeniem zmieniającym. Wypowiedzenie zmieniające z art. 42 Kodeksu pracy dotyczy warunków pracy lub płacy, takich jak stanowisko, wynagrodzenie, wymiar etatu czy miejsce wykonywania pracy. Nie jest typowym narzędziem do jednostronnego przekształcenia rodzaju umowy o pracę.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zawarcie porozumienia zmieniającego albo podpisanie nowej umowy. Jeżeli pracodawca obiecał zmianę umowy, warto zabezpieczyć dowody: korespondencję, projekty dokumentów, wiadomości od przełożonego, zeznania świadków oraz wszelkie pisma potwierdzające, że strony rzeczywiście uzgodniły inną podstawę zatrudnienia.

Termin odwołania do sądu pracy

Jeżeli pracownica kwestionuje wypowiedzenie umowy o pracę, co do zasady powinna wnieść odwołanie do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Ten sam termin 21 dni ma znaczenie również przy żądaniu przywrócenia do pracy lub odszkodowania po rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia albo po wygaśnięciu umowy, jeżeli przepisy przewidują takie roszczenie w danej sytuacji.

Przekroczenie terminu nie zawsze definitywnie zamyka drogę do sądu, ale wymagałoby wykazywania podstaw do jego przywrócenia. Dlatego w praktyce najlepiej działać od razu po otrzymaniu wypowiedzenia, zwłaszcza gdy pracownica jest w ciąży albo dopiero po wypowiedzeniu uzyskała zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę.

Jakie dowody mogą mieć znaczenie?

W sporze o umowę na zastępstwo istotne mogą być przede wszystkim: treść umowy o pracę, aneksy, zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia, dokumenty wskazujące nieobecność zastępowanego pracownika, korespondencja z przełożonym, dowody obietnicy zawarcia innej umowy, wypowiedzenie oraz zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę.

Warto także ustalić, czy zastępowany pracownik faktycznie był nieobecny, czy powrócił do pracy, kiedy to nastąpiło i czy obowiązki osoby zastępującej rzeczywiście odpowiadały potrzebie zastępstwa. Jeżeli zastępstwo było jedynie formalnym pretekstem do wieloletniego zatrudniania pracownika na niestabilnej podstawie, ocena sprawy może być dla pracownika korzystniejsza.

FAQ

Czy umowa na zastępstwo przedłuża się do dnia porodu?

Nie, jeżeli jest to rzeczywista umowa na czas określony zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Art. 177 § 3¹ Kodeksu pracy wyłącza w takim przypadku automatyczne przedłużenie do dnia porodu.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę na zastępstwo pracownicy w ciąży?

Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy z pracownicą w ciąży. Wyjątek od przedłużenia umowy do porodu nie oznacza pełnej swobody wypowiedzenia. Trzeba jednak odróżnić wypowiedzenie od zakończenia umowy zgodnie z jej terminem lub celem, np. powrotem zastępowanego pracownika.

Czy obietnica stałej umowy wystarczy do wygrania sprawy?

Zwykle nie wystarczy sama ustna obietnica. Znaczenie mają dowody potwierdzające, że strony rzeczywiście uzgodniły zmianę rodzaju umowy albo że dotychczasowa umowa na zastępstwo była pozorna. Każdą sprawę trzeba oceniać na podstawie dokumentów i okoliczności zatrudnienia.

Czy można złożyć wniosek o zmianę umowy na czas nieokreślony?

Tak. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym złożyć wniosek o zmianę rodzaju umowy na umowę na czas nieokreślony albo o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Pracodawca powinien odpowiedzieć w ciągu 1 miesiąca, ale pozytywne rozpatrzenie wniosku nie jest automatyczne.

Ile czasu jest na odwołanie od wypowiedzenia?

Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Termin jest krótki, dlatego po otrzymaniu wypowiedzenia warto niezwłocznie zebrać dokumenty i ustalić możliwe roszczenia.

Czy wypowiedzenie zmieniające może zmienić rodzaj umowy?

Wypowiedzenie zmieniające służy do zmiany warunków pracy lub płacy. Zmiana rodzaju umowy, zwłaszcza na umowę na czas nieokreślony, powinna wynikać z porozumienia stron, nowej umowy albo z przepisów prawa, a nie z jednostronnego wypowiedzenia zmieniającego.

Czy limity 33 miesięcy i 3 umów działają przy zastępstwie?

Nie stosuje się ich do umów na czas określony zawartych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, o ile zastępstwo jest rzeczywiste. Jeżeli cel zastępstwa jest fikcyjny, sprawa może wymagać indywidualnej analizy.

Podsumowanie

Pracownica zatrudniona na podstawie umowy zawartej w celu zastępstwa nie może automatycznie żądać uznania tej umowy za umowę na czas nieokreślony tylko dlatego, że zaszła w ciążę albo pracodawca wcześniej zapowiadał podpisanie "stałej" umowy. Umowa na zastępstwo nie przedłuża się z mocy prawa do dnia porodu, jeżeli rzeczywiście została zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie wypowiedzieć umowę pracownicy w ciąży. Jeżeli doszło do wypowiedzenia w okresie ciąży, trzeba odrębnie zbadać, czy naruszono art. 177 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast spór dotyczy pozorności zastępstwa albo rzeczywistego uzgodnienia innego rodzaju umowy, możliwe jest rozważenie powództwa o ustalenie treści stosunku pracy.

Źródła

• Kodeks pracy, w szczególności art. 25, art. 25¹, art. 29³, art. 42, art. 177 i art. 264: Internetowy System Aktów Prawnych.
• Tekst aktu w systemie ELI: Kodeks pracy, Dz.U. 2025 poz. 277.
• Informacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o zmianie stosunku pracy i wniosku pracownika o bardziej przewidywalne warunki zatrudnienia: gov.pl.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.