Pracodawca nie płaci składek ZUS - co zrobić?

Jak sprawdzić, czy pracodawca płaci składki ZUS?

Pracodawca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę, jest płatnikiem składek. To on ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń, obliczyć składki, potrącić część finansowaną przez pracownika, rozliczyć należności w dokumentach ZUS i zapłacić je w ustawowym terminie.

Pracownik nie musi biernie czekać, aż problem ujawni się przy emeryturze, zasiłku albo innym świadczeniu. Może weryfikować dane na swoim koncie ubezpieczonego w ZUS, w szczególności przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS, podczas wizyty w placówce ZUS albo na podstawie informacji przekazywanych przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych, w podziale na poszczególne miesiące. Co do zasady informacja roczna jest przekazywana za rok ubiegły, ale pracownik może zażądać informacji częściej, nie częściej jednak niż raz na miesiąc. W praktyce może to być formularz ZUS RMUA albo inny dokument zawierający wymagane dane.

Warto porównać trzy elementy: czy pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń, czy pracodawca składa za niego raporty miesięczne oraz czy na koncie w ZUS widoczne są składki w prawidłowej wysokości. Sama wypłata wynagrodzenia netto nie przesądza jeszcze, że składki zostały prawidłowo rozliczone i zapłacone.

Co zrobić, gdy pracodawca nie odprowadza składek?

Jeżeli z danych ZUS wynika, że składki nie są opłacane albo nie ma raportów za dany okres, najlepiej działać etapami. Najpierw warto poprosić pracodawcę o pisemne wyjaśnienie oraz o wydanie informacji o rozliczonych składkach. Jeżeli odpowiedź jest niepełna, sprzeczna z danymi ZUS albo pracodawca unika kontaktu, należy zgłosić sprawę do ZUS.

Więcej praktycznych informacji znajdziesz w artykule: zrobić, gdy pracodawca nie odprowadza składek.

Jakie sankcje grożą pracodawcy?

Nieopłacanie składek ZUS jest naruszeniem obowiązków płatnika. ZUS może dochodzić zaległych składek wraz z odsetkami, a w określonych przypadkach może także wymierzyć dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek. Zastosowanie tej sankcji zależy od okoliczności konkretnej sprawy i decyzji organu.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje również odpowiedzialność wykroczeniową płatnika, który jako zobowiązany nie opłaca składek w terminie. W takim przypadku może grozić grzywna. Jeżeli naruszenia mają charakter złośliwy albo uporczywy i dotyczą praw pracownika wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, w grę może wchodzić także odpowiedzialność karna na podstawie Kodeksu karnego.

W praktyce dla pracownika najważniejsze jest doprowadzenie do ustalenia prawidłowych danych w ZUS. Sankcje wobec pracodawcy są istotne, ale nie zastąpią zgromadzenia dokumentów potwierdzających zatrudnienie, wysokość wynagrodzenia i okresy podlegania ubezpieczeniom.

Czy brak składek obniży przyszłą emeryturę?

W systemie emerytalnym znaczenie mają dane zapisane na koncie ubezpieczonego w ZUS, w tym składki i kapitał podlegające waloryzacji. Dlatego brak raportów albo brak zapisanych składek może powodować problem praktyczny: w dokumentacji ZUS nie będzie pełnych danych potrzebnych do ustalenia przyszłego świadczenia. Powiązany problem omawiamy osobno: Wezwanie ZUS do korekty starych raportów.

Nie oznacza to jednak, że pracownik ma automatycznie odpowiadać za nieuczciwość albo zaniedbanie pracodawcy. Jeżeli pracownik faktycznie wykonywał pracę, podlegał ubezpieczeniom i ma dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz wynagrodzenie, powinien dążyć do skorygowania danych w ZUS. Im szybciej rozbieżność zostanie ujawniona, tym łatwiej ją wyjaśnić.

Szczególnie ważne jest przechowywanie dokumentów potwierdzających zatrudnienie i wynagrodzenie. Mogą to być umowy, aneksy, świadectwa pracy, paski płacowe, przelewy, zaświadczenia o zarobkach, informacje RMUA, korespondencja z pracodawcą oraz dokumenty z postępowań prowadzonych przez ZUS lub PIP.

Czy brak wpłat wpływa na zasiłek chorobowy lub inne świadczenia?

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z mocy prawa. Sam fakt, że pracodawca nie zapłacił składek, nie powinien być traktowany tak, jakby pracownik dobrowolnie zrezygnował z ubezpieczenia. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca w ogóle nie zgłosił pracownika, złożył błędne dokumenty albo wykazał nieprawidłową podstawę wymiaru składek.

Przy świadczeniach krótkoterminowych, takich jak zasiłek chorobowy czy macierzyński, problem może więc polegać głównie na braku albo błędach w dokumentach. Wtedy ZUS może prowadzić postępowanie wyjaśniające i żądać dokumentów od pracownika lub pracodawcy. Warto szybko reagować, aby nie dopuścić do przedłużenia postępowania lub wydania decyzji na podstawie niepełnych danych.

Jak napisać zgłoszenie do ZUS?

Zgłoszenie nie musi mieć skomplikowanej formy, ale powinno być rzeczowe. W piśmie warto wskazać, że pracownik podejrzewa nieopłacanie składek albo brak prawidłowych raportów za określony okres. Należy podać dane identyfikacyjne pracownika i pracodawcy oraz opisać, skąd wynika podejrzenie nieprawidłowości.

Dobrym rozwiązaniem jest sformułowanie wniosku o sprawdzenie prawidłowości zgłoszenia do ubezpieczeń, rozliczenia składek i zapisów na koncie ubezpieczonego. Jeżeli pracownik posiada dokumenty, powinien dołączyć ich kopie. Oryginały warto zachować dla siebie, chyba że organ wyraźnie zażąda ich okazania.

Jeżeli ZUS wyda decyzję niekorzystną dla pracownika albo odmówi uwzględnienia określonych okresów lub podstaw wymiaru składek, należy dokładnie sprawdzić pouczenie o środkach zaskarżenia. Terminy na odwołanie są istotne i nie warto ich przekraczać.

FAQ

Czy pracodawca może potrącić składki z pensji i ich nie zapłacić?

Nie powinien. Pracodawca jako płatnik ma obowiązek rozliczyć i zapłacić składki do ZUS. Jeżeli potrąca część składek z wynagrodzenia pracownika, ale nie przekazuje należności do ZUS, narusza swoje obowiązki i naraża się na konsekwencje prawne.

Jak często mogę żądać od pracodawcy informacji o składkach?

Pracownik może żądać informacji o danych przekazanych do ZUS, ale nie częściej niż raz w miesiącu. Dokument nie musi zawsze nazywać się ZUS RMUA, ale powinien zawierać dane potrzebne do sprawdzenia rozliczeń składkowych.

Czy muszę najpierw wzywać pracodawcę, zanim zgłoszę sprawę do ZUS?

Nie ma takiego bezwzględnego obowiązku. W praktyce warto poprosić pracodawcę o wyjaśnienia, ale jeżeli sprawa jest pilna, pracodawca odmawia dokumentów albo istnieje ryzyko dalszych nieprawidłowości, można od razu zwrócić się do ZUS.

Czy ZUS odzyska zaległe składki za pracownika?

ZUS ma narzędzia do ustalania i dochodzenia zaległych składek od płatnika. Pracownik nie prowadzi egzekucji składek samodzielnie, ale powinien zgłosić nieprawidłowości i dostarczyć dokumenty, które pomogą ustalić prawidłowy stan ubezpieczenia.

Czy brak składek oznacza, że okres pracy nie będzie liczony do emerytury?

Nie zawsze. Jeżeli pracownik faktycznie był zatrudniony i podlegał ubezpieczeniom, powinien dążyć do potwierdzenia tego okresu i skorygowania danych w ZUS. Problemem może być brak dokumentów, dlatego warto gromadzić dowody zatrudnienia i wynagrodzenia.

Czy mogę pozwać pracodawcę za niepłacenie składek?

W niektórych sytuacjach możliwe są roszczenia wobec pracodawcy, zwłaszcza gdy jego działanie spowodowało konkretną szkodę po stronie pracownika. Zależy to jednak od stanu faktycznego, rodzaju szkody i dostępnych dowodów. Samo dochodzenie zaległych składek co do zasady należy do ZUS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887