Pracodawca nie odprowadza składek ZUS - co zrobić?

Jak sprawdzić, czy pracodawca odprowadza składki ZUS?

Najpierw warto ustalić, czy problem polega na całkowitym braku zgłoszenia do ubezpieczeń, na braku opłacania składek, na zaniżonej podstawie wymiaru składek czy tylko na opóźnieniu w księgowaniu danych. Te sytuacje mają różne skutki i mogą wymagać innych działań.

Pracownik może sprawdzić swoje dane na PUE/eZUS, w szczególności informacje o zgłoszeniu do ubezpieczeń, płatniku składek i zapisach na koncie ubezpieczonego. Można też zwrócić się bezpośrednio do placówki ZUS albo poprosić pracodawcę o imienny raport miesięczny lub roczną informację o składkach.

Jeżeli pracownik widzi na pasku wynagrodzenia potrącenia składek, ale ZUS nie wykazuje ich na koncie, warto zgromadzić dokumenty: umowę o pracę, paski płacowe, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia, korespondencję z pracodawcą oraz wydruk lub informację z ZUS. Takie dowody będą przydatne w ZUS, PIP i ewentualnie w sądzie pracy.

Obowiązki pracodawcy jako płatnika składek

Pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę jest co do zasady płatnikiem składek. Oznacza to, że ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń, obliczyć należne składki, potrącić część finansowaną przez pracownika, rozliczyć składki w dokumentach ZUS i opłacić je w terminie.

Podstawowy obowiązek wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 46 tej ustawy płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Nie każde jednodniowe opóźnienie automatycznie daje pracownikowi podstawę do natychmiastowego odejścia z pracy. Inaczej należy jednak ocenić sytuację, w której pracodawca przez wiele miesięcy potrąca składki z wynagrodzenia, nie zgłasza pracownika do ZUS albo świadomie nie przekazuje składek do Zakładu. W takim przypadku naruszenie może być poważne, zwłaszcza jeżeli wpływa na ubezpieczenie, świadczenia chorobowe, emerytalne lub dokumentację pracowniczą.

Czy brak składek ZUS pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Zgodnie z art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, jeżeli pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony odszkodowanie przysługuje za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres wypowiedzenia.

Nieopłacanie składek ZUS może być traktowane jako naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy, ponieważ wiąże się z prawidłowym rozliczaniem wynagrodzenia i ubezpieczeń społecznych pracownika. Szczególnie istotne jest to wtedy, gdy pracodawca potrąca składki z wynagrodzenia, ale ich nie przekazuje, nie zgłasza pracownika do ubezpieczeń albo powtarza takie naruszenia przez dłuższy czas.

W opisanej sytuacji, jeżeli proceder trwał prawie rok i pracownik dopiero teraz dowiedział się o braku składek, istnieją mocne argumenty za uznaniem zachowania pracodawcy za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków. Przed złożeniem oświadczenia warto jednak potwierdzić fakty w ZUS i zebrać dokumenty, ponieważ w razie sporu to pracownik będzie musiał wykazać przyczynę rozwiązania umowy.

Termin na rozwiązanie umowy z winy pracodawcy

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracownika wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin ten wynika z odpowiedniego stosowania art. 52 § 2 Kodeksu pracy.

Przy naruszeniach powtarzających się, takich jak comiesięczne nieopłacanie składek, znaczenie ma także ostatnie naruszenie. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że przy naruszeniu obowiązków przez zachowanie ciągłe albo powtarzalne miesięczny termin można liczyć od dnia, w którym pracownik dowiedział się o ostatnim naruszeniu.

Pracownik nie powinien jednak zwlekać. Po potwierdzeniu informacji w ZUS najlepiej szybko przygotować pisemne oświadczenie i wskazać w nim konkretną przyczynę, np. brak zgłoszenia do ubezpieczeń lub nieopłacanie składek za wskazane miesiące.

Jak przygotować oświadczenie o rozwiązaniu umowy?

Oświadczenie powinno być złożone na piśmie. Należy wskazać datę, dane pracownika i pracodawcy, podstawę prawną, czyli art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy, oraz konkretną przyczynę rozwiązania umowy. Przyczyna powinna być jasna i sprawdzalna, np. brak opłacania składek ZUS za okres od konkretnego miesiąca do konkretnego miesiąca.

Warto zachować dowód doręczenia oświadczenia. Można przekazać pismo osobiście za potwierdzeniem odbioru, wysłać listem poleconym za potwierdzeniem nadania albo doręczyć w inny sposób pozwalający wykazać datę otrzymania przez pracodawcę.

Jeżeli pracodawca odmawia przyjęcia pisma, nie oznacza to, że rozwiązanie umowy jest nieskuteczne. Znaczenie ma możliwość wykazania, że oświadczenie dotarło do pracodawcy w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Co zgłosić do ZUS, PIP i sądu pracy?

W pierwszej kolejności warto złożyć do ZUS zawiadomienie lub wniosek o kontrolę płatnika składek. ZUS może ustalić obowiązek ubezpieczeń, zweryfikować dokumenty rozliczeniowe i dochodzić zaległych składek od płatnika. Zaległość składkowa jest zobowiązaniem pracodawcy wobec ZUS, a nie długiem pracownika.

Równolegle można złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, zwłaszcza gdy brak składek łączy się z nieprawidłową wypłatą wynagrodzenia, brakiem umowy, zaniżaniem wynagrodzenia albo innymi naruszeniami prawa pracy. PIP może przeprowadzić kontrolę i podjąć działania w granicach swoich kompetencji.

Sąd pracy będzie właściwy przede wszystkim dla roszczeń pracowniczych. Pracownik może dochodzić odszkodowania za rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, wynagrodzenia, sprostowania dokumentów pracowniczych albo ustalenia istnienia stosunku pracy, jeżeli pracodawca ukrywał rzeczywiste zatrudnienie. Samo ustalenie i egzekucja zaległych składek należy jednak co do zasady do ZUS.

Konsekwencje dla pracodawcy

Pracodawca, który nie dopełnia obowiązków składkowych, naraża się na kontrolę ZUS, obowiązek zapłaty zaległych składek, odsetek oraz dodatkowe konsekwencje wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Art. 98 tej ustawy przewiduje grzywnę między innymi za nieopłacanie składek w przewidzianym terminie.

W skrajnych przypadkach zachowanie pracodawcy może mieć także znaczenie karne. Zgodnie z art. 218 § 1a Kodeksu karnego osoba wykonująca czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, która złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli natomiast pracodawca nie zgłasza wymaganych danych albo zgłasza nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość, znaczenie może mieć także art. 219 Kodeksu karnego.

Nie w każdym przypadku brak składki będzie od razu przestępstwem. Dla odpowiedzialności karnej istotne są takie okoliczności jak uporczywość, złośliwość, skala naruszenia, czas trwania, świadomość pracodawcy i wpływ na prawa pracownika.

FAQ

Czy pracownik traci ubezpieczenie, jeśli pracodawca nie zapłacił składek?

Jeżeli pracownik faktycznie pozostaje w stosunku pracy i został prawidłowo zgłoszony do ubezpieczeń, sam brak zapłaty składek przez pracodawcę nie powinien obciążać pracownika. Problem może być poważniejszy, gdy pracodawca w ogóle nie zgłosił pracownika do ZUS albo zgłosił nieprawdziwe dane.

Czy mogę samodzielnie zapłacić zaległe składki za pracodawcę?

Co do zasady nie. Płatnikiem składek za pracownika jest pracodawca i to on odpowiada wobec ZUS za prawidłowe rozliczenie oraz zapłatę składek. Pracownik powinien zgłosić sprawę do ZUS i domagać się wyjaśnienia zapisów na swoim koncie.

Czy muszę najpierw wezwać pracodawcę do zapłaty składek?

Przepisy nie wymagają takiego wezwania jako warunku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, ale w praktyce wezwanie może pomóc udokumentować sprawę. Jeżeli jednak naruszenie jest oczywiste, długotrwałe i potwierdzone w ZUS, pracownik może rozważyć złożenie oświadczenia bez wcześniejszego długiego oczekiwania.

Czy w pozwie do sądu pracy mogę żądać zapłaty zaległych składek do ZUS?

Zasadniczo ustalenie i egzekucja zaległych składek należy do ZUS. W sądzie pracy pracownik może dochodzić roszczeń pracowniczych, np. odszkodowania z art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy, zaległego wynagrodzenia albo ustalenia istnienia stosunku pracy, jeżeli zatrudnienie było ukrywane.

Czy miesięczny termin liczy się od pierwszego braku składki?

Nie zawsze. Jeżeli naruszenie powtarza się co miesiąc albo ma charakter ciągły, istotne może być ostatnie naruszenie i moment, w którym pracownik się o nim dowiedział. Mimo to nie należy zwlekać, ponieważ przekroczenie terminu może osłabić stanowisko pracownika w sporze z pracodawcą.

Podsumowanie

Brak opłacania składek ZUS przez pracodawcę jest poważnym naruszeniem obowiązków, zwłaszcza gdy trwa przez dłuższy czas, dotyczy składek potrącanych z wynagrodzenia albo łączy się z brakiem zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. W takiej sytuacji pracownik powinien potwierdzić dane w ZUS, zabezpieczyć dokumenty i rozważyć zgłoszenie sprawy do ZUS oraz PIP.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy jest możliwe, jeżeli naruszenie ma charakter ciężki. Oświadczenie trzeba złożyć na piśmie, wskazać konkretną przyczynę i dochować miesięcznego terminu. W razie sporu pracownik może dochodzić odszkodowania w sądzie pracy, a ZUS może dochodzić zaległych składek od pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny - Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
4. Informacje ZUS o sankcjach za niewykonywanie obowiązków z zakresu ubezpieczeń społecznych - zus.pl
5. Informacje Państwowej Inspekcji Pracy o składaniu skargi - pip.gov.pl
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 2000 r., I PKN 516/99
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 sierpnia 2006 r., I PK 54/06
8. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 czerwca 2007 r., III PK 17/07