Zmiana regulaminu pracy a dodatkowy urlop po dziecku

Ustawowy urlop ojcowski a dodatkowy benefit od pracodawcy

Trzeba odróżnić dwie sprawy: ustawowy urlop ojcowski oraz dodatkowy urlop przyznawany dobrowolnie przez pracodawcę. Zgodnie z art. 182³ § 1 Kodeksu pracy pracownik-ojciec wychowujący dziecko ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni. Urlop ten przysługuje nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia, a przy przysposobieniu dziecka - w terminach określonych w tym przepisie.

Tego ustawowego prawa pracodawca nie może ograniczyć regulaminem, polityką benefitową ani decyzją kadrową. Jeżeli więc pracownik spełnia warunki z Kodeksu pracy i złoży prawidłowy wniosek, pracodawca powinien udzielić urlopu ojcowskiego.

Inaczej ocenia się dodatkowe 4 tygodnie wolnego po narodzinach dziecka, o których pracownik został poinformowany podczas rekrutacji. Taki dodatkowy urlop nie wynika wprost z Kodeksu pracy. Może być świadczeniem dodatkowym, elementem polityki benefitowej, postanowieniem regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania albo indywidualnym warunkiem zatrudnienia.

Gdzie zapisano dodatkowy urlop?

Najważniejsze jest ustalenie, z czego wynikało uprawnienie do dodatkowych 4 tygodni urlopu. W praktyce trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• umowę o pracę i ewentualne załączniki do umowy,
• ofertę zatrudnienia, korespondencję rekrutacyjną i wiadomości od rekrutera,
• regulamin pracy, regulamin wynagradzania, politykę benefitową albo handbook pracowniczy,
• komunikaty pracodawcy kierowane do pracowników,
• praktykę w firmie, czyli czy inni pracownicy faktycznie korzystali z takiego dodatkowego urlopu.

Jeżeli dodatkowy urlop został wyraźnie wpisany do umowy o pracę, pracodawca nie powinien jednostronnie odebrać go zwykłą zmianą regulaminu. Zmiana warunku umowy na niekorzyść pracownika wymaga co do zasady porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego.

Jeżeli natomiast benefit wynikał wyłącznie z regulaminu albo polityki wewnętrznej, pracodawca może próbować zmienić te zasady, ale musi zrobić to prawidłowo i z poszanowaniem praw już nabytych przez pracowników.

Zmiana regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania

Jeżeli dodatkowy urlop był zapisany w regulaminie pracy, trzeba zweryfikować, czy zmiana regulaminu została wprowadzona zgodnie z Kodeksem pracy. Regulamin pracy oraz jego zmiany ustala się w trybie przewidzianym w przepisach o regulaminie pracy, w szczególności z udziałem zakładowej organizacji związkowej, jeżeli działa u pracodawcy. Gdy organizacja związkowa nie działa albo nie dojdzie do uzgodnienia w przewidzianym trybie, regulamin ustala pracodawca na zasadach wynikających z Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 104³ § 1 Kodeksu pracy regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Ta sama zasada ma znaczenie przy zmianach regulaminu. Pracodawca powinien więc wykazać, kiedy i w jaki sposób poinformował pracowników o zmianie.

Jeżeli dodatkowy urlop był elementem regulaminu wynagradzania albo świadczeniem o charakterze płacowym lub okołopłacowym, ocena może być jeszcze bardziej złożona. Mniej korzystne postanowienia regulaminowe, które wpływają na treść indywidualnego stosunku pracy, mogą wymagać zastosowania wypowiedzeń zmieniających wobec pracowników, których dotyczą.

Czy można powołać się na prawa nabyte?

Argument praw nabytych może być istotny, ale nie zawsze rozstrzyga sprawę. Najsilniejszy jest wtedy, gdy przed zmianą regulaminu pracownik spełnił już warunki skorzystania z dodatkowego urlopu, na przykład dziecko już się urodziło, a regulamin przewidywał w takiej sytuacji konkretne uprawnienie.

Jeżeli dziecko urodziło się dopiero po skutecznej zmianie regulaminu, sytuacja pracownika jest trudniejsza. Nadal można jednak powoływać się na to, że dodatkowy urlop był jednym z kluczowych warunków przyjęcia oferty zatrudnienia, zwłaszcza jeśli pracownik ma dowody z procesu rekrutacji: ofertę, e-mail, prezentację benefitów albo wiadomość od pracodawcy.

Nie każda informacja przekazana w rekrutacji automatycznie staje się roszczeniem o udzielenie urlopu. Jeżeli jednak była konkretna, jednoznaczna i miała wpływ na decyzję o zawarciu umowy, może stanowić ważny argument w rozmowie z pracodawcą, a w niektórych stanach faktycznych także dowód w sporze.

Co powinien zrobić pracownik?

W pierwszej kolejności warto działać pisemnie i spokojnie. Pracownik powinien zebrać dokumenty, ustalić podstawę przyznania dodatkowego urlopu, a następnie skierować do pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu albo sprzeciw wobec odebrania benefitu.

W piśmie do pracodawcy warto wskazać:

1. kiedy i w jakiej formie pracownik został poinformowany o dodatkowych 4 tygodniach urlopu,
2. że benefit był istotnym elementem decyzji o przyjęciu pracy,
3. gdzie uprawnienie było opisane, na przykład w regulaminie, ofercie lub korespondencji,
4. czy pracownik spełnił już warunki do skorzystania z urlopu,
5. dlaczego zmiana narusza jego interes albo prowadzi do nierównego traktowania pracowników w podobnej sytuacji,
6. czego pracownik żąda: udzielenia urlopu, potwierdzenia prawa do niego, porozumienia albo innej rekompensaty.

Jeżeli pracodawca odmawia, pracownik może rozważyć wezwanie do ponownego rozpatrzenia sprawy, zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy albo konsultację pod kątem pozwu do sądu pracy. Sens drogi sądowej zależy od dokumentów i tego, czy dodatkowy urlop można uznać za element indywidualnego stosunku pracy.

Kiedy roszczenie jest mocniejsze, a kiedy słabsze?

Roszczenie pracownika jest zwykle mocniejsze, gdy dodatkowy urlop został wpisany do umowy o pracę, aneksu, indywidualnej oferty zatrudnienia zaakceptowanej przez obie strony albo gdy pracownik nabył już prawo do urlopu przed zmianą regulaminu. Mocnym dowodem może być także pisemna, jednoznaczna obietnica pracodawcy.

Słabsza jest sytuacja, w której dodatkowy urlop był opisany wyłącznie jako aktualny benefit firmowy, bez gwarancji utrzymania go w przyszłości, a regulamin został prawidłowo zmieniony przed powstaniem po stronie pracownika prawa do urlopu. W takim przypadku możliwe są negocjacje, ale przymusowe dochodzenie świadczenia może być trudniejsze.

Warto też sprawdzić, czy zmiana nie prowadzi do nierównego traktowania. Sam fakt, że starsi pracownicy skorzystali z benefitu przed jego likwidacją, nie zawsze oznacza dyskryminację. Problem może się jednak pojawić, jeżeli pracodawca różnicuje sytuację pracowników według niejasnych, arbitralnych albo niedozwolonych kryteriów.

FAQ

Czy pracodawca może odebrać ustawowy urlop ojcowski?

Nie. Ustawowy urlop ojcowski wynika z Kodeksu pracy i nie może zostać odebrany regulaminem, polityką benefitową ani decyzją pracodawcy. Pracodawca może natomiast zmieniać zasady dodatkowych benefitów, jeżeli robi to zgodnie z prawem.

Czy informacja z rekrutacji wystarczy, aby żądać dodatkowego urlopu?

To zależy od treści i formy tej informacji. Największe znaczenie ma pisemna, konkretna oferta albo korespondencja potwierdzająca benefit. Ogólna informacja marketingowa o benefitach może być słabszym dowodem.

Czy zmiana regulaminu wymaga podpisu pracownika?

Nie zawsze. Regulamin wchodzi w życie po podaniu go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy i po upływie wymaganego terminu. Jeżeli jednak zmiana pogarsza indywidualne warunki zatrudnienia, może być potrzebne porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Co napisać we wniosku do pracodawcy?

Warto opisać, kiedy obiecano dodatkowy urlop, z jakiego dokumentu wynikał, dlaczego był istotny przy zawieraniu umowy oraz jakie rozwiązanie pracownik proponuje. Do pisma dobrze dołączyć kopie oferty, e-maili lub fragmentów regulaminu.

Czy można iść z taką sprawą do sądu pracy?

Tak, ale zasadność pozwu zależy od dowodów. Jeżeli dodatkowy urlop stał się elementem stosunku pracy albo pracownik nabył już do niego prawo, szanse są większe. Gdy benefit był wyłącznie dobrowolną polityką na przyszłość, spór sądowy może być ryzykowny.

Źródła:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.