Wezwanie przez ZUS do korekty starych dokumentów

Korekta dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych zgłoszonych do ZUS

Czym innym jest obowiązek przechowywania dokumentów rozliczeniowych, a czym innym obowiązek sporządzenia korekty nieprawidłowych dokumentów za lata wcześniejsze.

Obecnie płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Dla dokumentów, które zostały złożone przez wejściem w życie ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378), czyli przed dniem 1 stycznia 2012 r., termin ten nadal wynosi 10 lat.

Obowiązek sporządzenia korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych nie jest jednak powiązany z powyższymi terminami. Bez względu na to, ile czasu upłynęło od złożenia dokumentów w ZUS, należy je skorygować w każdym przypadku, gdy np. płatnik, osoba ubezpieczona lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdzi, że dokumenty te były sporządzone wadliwie.

Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty osoby zatrudnionej które mają wpływ na wysokość i prawo do świadczeń?

Pracodawca jako płatnik składek jest bowiem zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 z  późn. zm.). W tym okresie może też zostać zobowiązany do skorygowania dokumentów, które mogą mieć wpływ na prawo do świadczeń lub ich wartość, o jakie ubiega się lub będzie ubiegała osoba, które była zatrudniona u danego pracodawcy.

Odtworzenie danych przekazanych do ZUS i ich korekta po kilku latach od zamknięcia działalności

W świetle powyższych informacji, należy stwierdzić, że pomimo iż płatnik powinien przechowywać raporty i deklaracje ZUS-owskie przez odpowiednio 5 lub 10 lat, to powinien też przez znacznie dłuższy okres przechowywać inne dokumenty, które w przypadku wątpliwości pozwolą mu odtworzyć dane, które przekazał do ZUS-u, i je skorygować w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.

Zgodnie z art. 50 ust. 2h ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku, gdy płatnik składek już nie istnieje lub uzyskanie korygujących lub brakujących dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, Zakład dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek, koryguje z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie lub sporządza z urzędu brakujące dokumenty. Należy jednak wskazać, do którego archiwum zostały przekazane dokumenty pracownicze dotyczące byłych pracowników oraz udostępnić inne dane, jeśli dysponuje nimi np. sukcesor prawny nieistniejącego już pracodawcy.

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼