Jak uzyskać kopię umowy od pracodawcy

Czy pracodawca musi wydać kopię umowy?

Tak, co do zasady pracodawca powinien umożliwić pracownikowi lub byłemu pracownikowi uzyskanie kopii dokumentacji pracowniczej. Nie chodzi już wyłącznie o ogólne prawo dostępu do danych osobowych, ale także o szczególne przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli podpisałeś umowę o zakazie konkurencji i nie masz jej egzemplarza, zacznij od złożenia do pracodawcy wniosku o wydanie kopii dokumentów. We wniosku możesz wskazać, że chodzi w szczególności o umowę o zakazie konkurencji, aneksy, porozumienia oraz dokumenty dotyczące wypłaty odszkodowania po ustaniu zatrudnienia.

Pracodawca nie powinien ograniczać się do odpowiedzi, że "nie wydaje kserokopii". Przepisy o dokumentacji pracowniczej przewidują możliwość wydania kopii całości lub części dokumentacji na wniosek uprawnionej osoby. W praktyce kopia może zostać wydana w postaci papierowej albo elektronicznej, zależnie od sposobu prowadzenia dokumentacji i treści wniosku.

Dodatkowe omówienie znajdziesz w materiale kopia ewidencji czasu pracy.

Jak złożyć wniosek o kopię dokumentów?

Wniosek warto przygotować tak, aby nie pozostawiał wątpliwości, czego żądasz. Najbezpieczniej wskazać, że prosisz o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej obejmującej dokumenty dotyczące zatrudnienia oraz podpisanej umowy o zakazie konkurencji, w tym umowy obowiązującej po ustaniu stosunku pracy, jeżeli taka została zawarta.

We wniosku podaj swoje dane identyfikacyjne, okres zatrudnienia, preferowaną formę odbioru kopii oraz adres do korespondencji. Jeżeli wysyłasz pismo pocztą, skorzystaj z listu poleconego. Jeżeli składasz je osobiście, poproś o potwierdzenie wpływu na kopii pisma. Przy korespondencji e-mail zachowaj pełną historię wiadomości.

Przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji pracowniczej przewidują termin na wydanie kopii po otrzymaniu wniosku. Jeżeli pracodawca milczy albo odmawia, dowód złożenia wniosku będzie kluczowy w dalszych działaniach.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia?

Jeżeli pracodawca nie wydaje kopii dokumentów, warto najpierw ponowić żądanie i wskazać podstawę: uprawnienie pracownika lub byłego pracownika do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej oraz prawo dostępu do danych osobowych wynikające z RODO. W wielu sprawach już takie pismo wystarcza, aby pracodawca wydał dokumenty.

Gdy odmowa się utrzymuje, możliwe są dwa kierunki działania. Pierwszy to skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli problem dotyczy dostępu do danych osobowych. Drugi to wystąpienie na drogę sądową, zwłaszcza gdy kopia umowy jest potrzebna do dochodzenia odszkodowania, ustalenia zakresu zakazu konkurencji albo obrony przed roszczeniami pracodawcy.

Warto pamiętać, że dawny GIODO nie funkcjonuje już jako organ właściwy w takich sprawach. Obecnie w sprawach ochrony danych osobowych właściwy jest Prezes UODO.

Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia a odszkodowanie

Zakaz konkurencji może dotyczyć okresu trwania zatrudnienia albo okresu po jego ustaniu. To rozróżnienie ma duże znaczenie. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy wymaga odrębnej umowy w formie pisemnej i powinien wskazywać między innymi czas obowiązywania zakazu oraz należne pracownikowi odszkodowanie.

Zgodnie z art. 101² § 3 Kodeksu pracy odszkodowanie za powstrzymywanie się od działalności konkurencyjnej po ustaniu stosunku pracy nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach, jeżeli tak przewiduje umowa albo wynika to z przyjętego sposobu rozliczenia.

Jeżeli pracodawca nie wypłaca odszkodowania, zakaz konkurencji może przestać wiązać pracownika w zakresie obowiązku powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej. Jednocześnie w orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że skutki niewypłacania odszkodowania trzeba oceniać ostrożnie: pracownik może podjąć działalność konkurencyjną, ale jeżeli nadal powstrzymuje się od konkurencji, może dochodzić należnego odszkodowania.

W wyroku z dnia 27 lutego 2013 r., sygn. akt II PK 176/12, Sąd Najwyższy wskazał, że niewywiązywanie się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania powoduje ustanie zakazu konkurencji po stronie pracownika, ale nie przekreśla automatycznie roszczeń pracownika o odszkodowanie za okres, w którym faktycznie przestrzegał zakazu.

Jak napisać pismo do pracodawcy?

Pismo nie musi być skomplikowane. Powinno jednak jasno określać żądanie i terminową potrzebę uzyskania dokumentów. Możesz użyć następującego schematu:

• wskaż swoje imię, nazwisko, adres oraz okres zatrudnienia,
• napisz, że wnosisz o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej,
• wymień konkretnie umowę o zakazie konkurencji i ewentualne aneksy,
• poproś o wydanie kopii w formie papierowej albo elektronicznej,
• zachowaj dowód doręczenia wniosku.

Jeżeli nie pamiętasz dokładnej nazwy dokumentu, nie szkodzi. Możesz napisać szerzej: "proszę o wydanie kopii wszystkich dokumentów dotyczących zakazu konkurencji podpisanych w związku z moim zatrudnieniem".

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien odmawiać pracownikowi lub byłemu pracownikowi dostępu do kopii dokumentacji pracowniczej. Jeżeli w dokumentacji znajduje się umowa o zakazie konkurencji, możesz żądać jej kopii, zwłaszcza gdy od jej treści zależą Twoje obowiązki po ustaniu pracy albo roszczenie o odszkodowanie.

Najpierw złóż precyzyjny wniosek i zabezpiecz dowód jego doręczenia. Jeżeli pracodawca nie reaguje, rozważ ponowienie wezwania, skargę do UODO w zakresie dostępu do danych osobowych albo działania przed sądem pracy. Przy zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia szczególnie ważne jest ustalenie, czy pracodawca wypłaca należne odszkodowanie i jak dokładnie brzmi podpisana umowa.

FAQ

Czy były pracownik też może żądać kopii dokumentacji?

Tak. Uprawnienie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej przysługuje nie tylko aktualnemu pracownikowi, ale również byłemu pracownikowi. Wniosek warto złożyć w sposób pozwalający udowodnić datę jego doręczenia.

Czy pracodawca może pobrać opłatę za kopię umowy?

Co do zasady pracodawca powinien wydać kopię dokumentacji zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej. Jeżeli pojawia się żądanie opłaty albo odmowa wydania kopii, warto poprosić pracodawcę o wskazanie podstawy prawnej takiego stanowiska.

Czy brak kopii umowy oznacza, że zakaz konkurencji nie obowiązuje?

Nie zawsze. Brak posiadania kopii przez pracownika nie oznacza automatycznie, że umowa nie została zawarta. Znaczenie ma to, czy umowa rzeczywiście została podpisana, jaka była jej treść i czy spełniała wymagania przewidziane w Kodeksie pracy.

Co jeśli pracodawca nie płaci odszkodowania za zakaz konkurencji?

Przy zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia niewypłacanie odszkodowania może prowadzić do ustania obowiązku powstrzymywania się przez pracownika od działalności konkurencyjnej. Nie wyklucza to jednak roszczenia o odszkodowanie za okres, w którym pracownik faktycznie przestrzegał zakazu.

Czy składać skargę do UODO czy pozew do sądu pracy?

To zależy od celu. Jeżeli problem dotyczy dostępu do danych osobowych, właściwa może być skarga do UODO. Jeżeli chodzi o zapłatę odszkodowania, ustalenie obowiązywania zakazu albo spór z pracodawcą, właściwą drogą może być sąd pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. 2018 poz. 2369

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. - RODO

4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 lutego 2013 r., sygn. akt II PK 176/12

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.