Śmierć pracodawcy a świadectwo pracy

Co dzieje się z umową o pracę po śmierci pracodawcy?

Zgodnie z art. 63² Kodeksu pracy śmierć pracodawcy będącego osobą fizyczną zasadniczo powoduje wygaśnięcie umów o pracę. Nie oznacza to jednak, że dzieje się tak w każdym przypadku automatycznie i bez żadnych wyjątków.

Umowy nie wygasają albo mogą być kontynuowane przede wszystkim wtedy, gdy dochodzi do przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę albo gdy w sprawach przedsiębiorstwa działa zarząd sukcesyjny przewidziany w ustawie o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Znaczenie ma więc to, czy przedsiębiorca ustanowił zarządcę sukcesyjnego, czy po śmierci ktoś został skutecznie powołany do prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku oraz czy zachowano warunki wymagane przez przepisy.

Jeżeli nie ma zarządcy sukcesyjnego, nikt nie przejmuje zakładu pracy i nie dochodzi do kontynuowania zatrudnienia, stosunek pracy wygasa z powodu śmierci pracodawcy. Pracownik nie ma wtedy obowiązku prowadzenia spraw firmy ani załatwiania rozliczeń za zmarłego przedsiębiorcę.

Kto powinien wystawić świadectwo pracy?

Świadectwo pracy wystawia podmiot uprawniony do działania po stronie pracodawcy. Po śmierci przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność może to być w szczególności zarządca sukcesyjny, osoba zarządzająca przedsiębiorstwem w spadku albo spadkobierca zmarłego pracodawcy. W praktyce trzeba najpierw ustalić, czy taki podmiot istnieje i czy rzeczywiście może podpisywać dokumenty pracownicze.

Jeżeli pracodawca korzystał z biura rachunkowego, samo prowadzenie księgowości przed śmiercią nie oznacza jeszcze, że biuro może podpisać świadectwo pracy po śmierci przedsiębiorcy. Pełnomocnictwa udzielone przez zmarłego co do zasady wygasają, a biuro rachunkowe może jedynie pomóc w odtworzeniu danych kadrowych i płacowych, jeżeli ma do nich dostęp zgodnie z prawem.

Nie należy też automatycznie przyjmować, że świadectwo pracy od razu wystawi urząd gminy. Gmina może stać się spadkobiercą ustawowym dopiero w określonych sytuacjach, gdy brak jest innych spadkobierców, a nabycie spadku zostanie ustalone zgodnie z przepisami. Chodzi przy tym co do zasady o gminę ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy, a nie o dowolną gminę ani koniecznie miejsce prowadzenia działalności.

Zobacz również: śmierć pracownika a świadectwo pracy

Co zrobić, gdy nie ma spadkobierców albo nikt nie prowadzi spraw firmy?

Jeżeli rodzina zmarłego nie zgłasza się do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa, nie ma postępowania spadkowego i nie ustanowiono zarządcy sukcesyjnego, pracownik powinien działać praktycznie, ale ostrożnie. W pierwszej kolejności warto zebrać dokumenty potwierdzające zatrudnienie: umowę o pracę, aneksy, paski płacowe, korespondencję służbową, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia, ewidencję czasu pracy oraz informację o dacie śmierci pracodawcy.

Następnie można pisemnie zwrócić się do osób, które potencjalnie reprezentują spadek lub przedsiębiorstwo w spadku, o wydanie świadectwa pracy i rozliczenie należności. Jeżeli nie ma osoby uprawnionej do działania, rozwiązaniem może być złożenie wniosku do sądu spadku o ustanowienie kuratora spadku. Kurator ma zabezpieczyć prawa spadku i może być podmiotem, z którym pracownik będzie mógł prowadzić formalną korespondencję.

W sprawach pracowniczych pomocne może być również zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja nie zastępuje spadkobiercy ani sądu, ale może pomóc ustalić właściwy sposób dalszego działania i ocenić, czy doszło do naruszenia obowiązków pracodawcy.

Jakie roszczenia ma pracownik po wygaśnięciu umowy?

Wygaśnięcie umowy z powodu śmierci pracodawcy nie pozbawia pracownika roszczeń za okres zatrudnienia. Pracownik może dochodzić zaległego wynagrodzenia, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, innych należności ze stosunku pracy oraz odszkodowania przewidzianego w Kodeksie pracy za wygaśnięcie umowy z powodu śmierci pracodawcy.

Takie należności obciążają majątek pozostawiony przez zmarłego przedsiębiorcę, a w dalszej kolejności mogą być dochodzone wobec spadkobierców w granicach wynikających z prawa spadkowego. Jeżeli nie ustalono jeszcze spadkobierców, konieczne może być poczekanie na rozstrzygnięcie sądu spadku albo podjęcie działań zmierzających do ustanowienia kuratora.

Brak świadectwa pracy może utrudnić podjęcie nowej pracy, rejestrację w urzędzie pracy lub rozliczenia z ZUS. Dlatego pracownik powinien zachować wszystkie dokumenty potwierdzające zatrudnienie i datę ustania stosunku pracy. W razie sporu możliwe jest także wystąpienie do sądu pracy z żądaniami dotyczącymi świadectwa pracy lub roszczeń pieniężnych, z uwzględnieniem tego, kto może reprezentować stronę po zmarłym pracodawcy.

Czego pracownik nie musi robić po śmierci pracodawcy?

Pracownik nie staje się osobą odpowiedzialną za zamknięcie działalności gospodarczej, rozliczenie podatków, informowanie kontrahentów ani prowadzenie spraw biura. Może oczywiście zabezpieczyć swoje dokumenty i przekazać informacje osobom uprawnionym, ale nie powinien samodzielnie podpisywać dokumentów za zmarłego pracodawcę ani podejmować czynności, do których nie ma umocowania.

Jeżeli w lokalu firmy znajdują się akta osobowe, sprzęt lub dokumentacja klientów, należy unikać samowolnego zabierania dokumentów. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest sporządzenie informacji o miejscu przechowywania akt i przekazanie jej rodzinie, zarządcy sukcesyjnemu, kuratorowi spadku albo innemu podmiotowi wskazanemu przez sąd.

FAQ

Czy umowa o pracę zawsze wygasa w dniu śmierci pracodawcy?

Nie zawsze. Co do zasady umowa wygasa, ale wyjątki mogą dotyczyć przejęcia zakładu pracy przez nowego pracodawcę albo działania zarządu sukcesyjnego. Trzeba sprawdzić, czy po śmierci przedsiębiorcy istnieje osoba uprawniona do kontynuowania spraw firmy.

Czy biuro rachunkowe może wystawić świadectwo pracy?

Zwykle nie, jeżeli nie ma aktualnego umocowania po śmierci przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe może pomóc w przygotowaniu danych kadrowych i płacowych, ale samo podpisanie świadectwa wymaga działania osoby uprawnionej.

Czy gmina od razu wystawia świadectwo pracy, gdy nie ma rodziny?

Nie należy tego zakładać. Gmina może wejść w prawa spadkobiercy dopiero w sytuacjach przewidzianych przez prawo spadkowe i po ustaleniu nabycia spadku. Wcześniej potrzebne może być ustanowienie kuratora spadku albo ustalenie innej osoby uprawnionej.

Czy pracownik ma prawo do odszkodowania?

Tak, Kodeks pracy przewiduje odszkodowanie dla pracownika, którego umowa wygasła z powodu śmierci pracodawcy. Oprócz tego można dochodzić zaległego wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop i innych należności ze stosunku pracy.

Co zrobić, jeśli świadectwo pracy nie zostało wydane?

Warto zgromadzić dokumenty potwierdzające zatrudnienie, ustalić, czy działa zarządca sukcesyjny lub spadkobierca, a następnie skierować pisemne żądanie wydania świadectwa pracy. Jeżeli nie ma osoby uprawnionej, można rozważyć wniosek do sądu spadku o ustanowienie kuratora oraz dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw

3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy