Ryczałt za godziny nadliczbowe - kiedy można go obniżyć?

Czym jest ryczałt za godziny nadliczbowe?

Ryczałt za godziny nadliczbowe to z góry ustalona kwota, która zastępuje bieżące obliczanie normalnego wynagrodzenia i dodatków za każdą godzinę nadliczbową. Podstawą jest art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za nadgodziny może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Nie oznacza to, że ryczałt można wprowadzić u każdego pracownika tylko dlatego, że jest wygodny dla pracodawcy. Najbezpieczniej stosować go tam, gdzie rzeczywista kontrola liczby nadgodzin jest utrudniona, np. przy pracy w terenie, u przedstawicieli handlowych, serwisantów, pracowników mobilnych lub osób wykonujących obowiązki poza stałym miejscem pracy.

Ryczałt powinien być wskazany w umowie o pracę, aneksie, regulaminie wynagradzania albo innym akcie płacowym. Sama nazwa świadczenia nie przesądza o jego prawidłowości. Liczy się to, czy pracownik rzeczywiście wykonuje nadgodziny w przewidywalnym zakresie oraz czy ustalona kwota nie jest fikcyjna.

Jak ustalić wysokość ryczałtu za nadgodziny?

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu, realnemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Pracodawca powinien więc ustalić, ile nadgodzin pracownik zwykle wykonuje, jaki dodatek byłby należny według zasad ogólnych i dopiero na tej podstawie określić miesięczną kwotę ryczałtu.

Ryczałt nie może być ustalony symbolicznie, jeżeli w praktyce pracownik regularnie wykonuje znacznie więcej pracy nadliczbowej. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 grudnia 1998 r., sygn. akt I PKN 464/98, wskazał, że zastąpienie określonego świadczenia ryczałtem znacznie odbiegającym od świadczenia należnego na zasadach ogólnych jest nieprawidłowe i nie pozbawia pracownika roszczenia o wyrównanie.

Jeżeli faktyczna liczba nadgodzin przez dłuższy czas znacząco przekracza przyjęte założenia, pracownik może domagać się dopłaty. Z kolei jeżeli nadgodziny występują rzadziej, pracodawca nie powinien automatycznie rozliczać każdej drobnej różnicy, bo przeczyłoby to samej funkcji ryczałtu.

Czy ryczałt można zmniejszyć za chorobę, urlop albo inną nieobecność?

Co do zasady ryczałt ma charakter uśredniony. Jeżeli w danym miesiącu pracownik przepracował trochę mniej albo trochę więcej nadgodzin, nie powinno się za każdym razem korygować ryczałtu, bo wtedy przestałby on spełniać swoją funkcję.

Inaczej można oceniać sytuację, w której pracownik przez znaczną część miesiąca nie wykonywał pracy, np. był na zwolnieniu lekarskim, urlopie bezpłatnym albo innej dłuższej usprawiedliwionej nieobecności. W takim przypadku dopuszczalne jest proporcjonalne obniżenie ryczałtu, jeżeli wynika to z zasad wynagradzania i odpowiada rzeczywistemu brakowi możliwości wykonywania pracy nadliczbowej.

Przy chorobie trzeba pamiętać, że pracownik za okres niezdolności do pracy otrzymuje wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy, a nie zwykłe wynagrodzenie za pracę. Jeżeli ryczałt jest pomniejszany za czas choroby, powinno to być spójne z zasadami ustalania podstawy chorobowej.

Przy urlopie wypoczynkowym pracownik nie powinien zostać postawiony w gorszej sytuacji tylko dlatego, że korzysta z urlopu. Wynagrodzenie urlopowe ma odpowiadać wynagrodzeniu, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Dlatego ryczałt, jako składnik wynagrodzenia, powinien zostać prawidłowo uwzględniony przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop.

Ryczałt za nadgodziny a wynagrodzenie urlopowe

Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeżeli ryczałt za godziny nadliczbowe jest określony jako stały miesięczny składnik wynagrodzenia, zasadniczo uwzględnia się go w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Ten wątek ma osobne, bardziej szczegółowe omówienie: ryczałt za nadgodziny a wynagrodzenie urlopowe.

Ryczałt za nadgodziny a podstawa chorobowa

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jeżeli zatrudnienie trwało krócej, bierze się pod uwagę pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.

Ryczałt za godziny nadliczbowe wlicza się do podstawy chorobowej wtedy, gdy jest składnikiem wynagrodzenia, od którego opłacane są składki i do którego pracownik nie zachowuje prawa za okres pobierania świadczenia chorobowego. Jeżeli więc ryczałt jest pomniejszany za czas choroby, co do zasady powinien zostać uwzględniony przy ustalaniu podstawy chorobowej na zasadach przewidzianych dla składników wynagrodzenia.

Inaczej będzie, gdy przepisy płacowe przewidują, że pracownik zachowuje prawo do danego składnika także za okres pobierania zasiłku i składnik ten jest za ten okres wypłacany. Wtedy art. 41 ustawy zasiłkowej nakazuje nie uwzględniać takiego składnika w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, aby nie doszło do podwójnego uwzględnienia tego samego świadczenia.

Te same zasady mają znaczenie również przy wynagrodzeniu chorobowym wypłacanym przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, ponieważ w praktyce jego podstawa jest ustalana według reguł zbliżonych do zasad zasiłkowych.

Co zrobić, gdy ryczałt jest zaniżony albo źle rozliczany?

Pracownik powinien w pierwszej kolejności zebrać dokumenty: umowę o pracę, aneksy, regulamin wynagradzania, paski płacowe, ewidencję czasu pracy, grafiki, korespondencję służbową oraz inne dowody wskazujące na rzeczywistą liczbę nadgodzin. Jeżeli ryczałt jest znacznie niższy niż wynagrodzenie należne za faktycznie przepracowane nadgodziny, można żądać wyrównania.

Pracodawca powinien natomiast okresowo weryfikować, czy przyjęta kwota ryczałtu nadal odpowiada realiom pracy. Zmiana zakresu obowiązków, trasy, liczby zleceń, sposobu organizacji pracy albo systemu czasu pracy może powodować, że dotychczasowy ryczałt przestaje być adekwatny.

W razie sporu decydujące znaczenie ma nie sama nazwa świadczenia, lecz faktyczny sposób wykonywania pracy, liczba nadgodzin, postanowienia płacowe i to, czy ryczałt rzeczywiście rekompensował pracę nadliczbową.

FAQ

Czy ryczałt za nadgodziny można wpisać każdemu pracownikowi?

Nie. Kodeks pracy przewiduje ryczałt przede wszystkim dla pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy. Jeżeli pracodawca może normalnie kontrolować i rozliczać godziny pracy, bezpieczniejsze jest rozliczanie nadgodzin według zasad ogólnych.

Czy ryczałt za nadgodziny może być niższy niż faktyczne nadgodziny?

Nie powinien być znacząco niższy. Ryczałt ma odpowiadać przewidywanemu wymiarowi nadgodzin. Jeżeli przez dłuższy czas jest rażąco zaniżony, pracownik może żądać dopłaty.

Czy pracodawca może zmniejszyć ryczałt za L4?

Tak, jest to możliwe, zwłaszcza przy dłuższej chorobie, jeżeli za ten okres pracownik nie wykonuje pracy i nie zachowuje prawa do pełnego ryczałtu. Pomniejszenie powinno jednak wynikać z jasnych zasad płacowych i być spójne z naliczaniem podstawy chorobowej.

Czy urlop wypoczynkowy obniża ryczałt za nadgodziny?

Urlop nie powinien obniżać wynagrodzenia pracownika w sposób sprzeczny z art. 172 Kodeksu pracy. Ryczałt powinien zostać uwzględniony przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, odpowiednio jako składnik stały albo zmienny.

Czy ryczałt za nadgodziny wlicza się do podstawy chorobowej?

Zasadniczo tak, jeżeli jest pomniejszany za okres choroby i pracownik nie zachowuje do niego prawa w czasie pobierania świadczenia chorobowego. Jeżeli jednak składnik jest nadal wypłacany za okres choroby, może zostać wyłączony z podstawy na podstawie art. 41 ustawy zasiłkowej.

Czy przy ryczałcie trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy?

Pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe w zakresie wynikającym z art. 149 § 2 Kodeksu pracy. Nadal powinien jednak prowadzić dokumentację potrzebną do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia, absencji, urlopów i innych świadczeń oraz mieć dowody na wypadek sporu.

Podsumowanie

Ryczałt za godziny nadliczbowe jest legalnym rozwiązaniem, ale tylko wtedy, gdy odpowiada realiom pracy i nie służy do zaniżania wynagrodzenia. Powinien być powiązany z przewidywanym wymiarem nadgodzin i stosowany przede wszystkim u pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy.

Dłuższa choroba lub inna znacząca nieobecność może uzasadniać proporcjonalne obniżenie ryczałtu, ale nie powinno się automatycznie korygować każdej drobnej różnicy w liczbie nadgodzin. Przy urlopie ryczałt trzeba uwzględnić tak, aby pracownik otrzymał wynagrodzenie odpowiadające temu, jakie otrzymałby, gdyby pracował. Przy chorobie decydujące znaczenie ma to, czy pracownik zachowuje prawo do ryczałtu za okres pobierania świadczenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 149 § 2, art. 151¹ § 4, art. 172 i art. 173 - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277.
2. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w szczególności art. 36-42 - ELI, Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - ELI, Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 grudnia 1998 r., sygn. akt I PKN 464/98.
5. Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 29 maja 2009 r., znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP.