Umowa o pracę i zlecenie u jednego pracodawcy

Czy można zawrzeć umowę-zlecenie z własnym pracodawcą?

Co do zasady pracownik może zawrzeć z własnym pracodawcą dodatkową umowę cywilnoprawną, w tym umowę-zlecenie. Nie jest to zakazane samo w sobie. O ocenie decyduje jednak nie nazwa dokumentu, lecz rzeczywisty zakres obowiązków i sposób wykonywania pracy.

Jeżeli zlecenie obejmuje inne czynności niż umowa o pracę, ma odrębny zakres, jest wykonywane w sposób właściwy dla umowy cywilnoprawnej i nie służy omijaniu norm czasu pracy, taka konstrukcja może być dopuszczalna. Przykładowo pracownik zatrudniony jako księgowy może dodatkowo wykonać jednorazowe szkolenie niezwiązane z jego codziennymi obowiązkami, o ile okoliczności nie wskazują na ukryty stosunek pracy. W tym kontekście warto porównać także omówienie: Nieodpłatne zlecenie na próbę.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik ma na zleceniu wykonywać te same obowiązki, w tym samym miejscu, pod kierownictwem tego samego przełożonego i według grafiku narzuconego przez pracodawcę. Wtedy sama nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem pracowniczym bez względu na nazwę zawartej umowy. Nie jest też dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla stosunku pracy.

Zlecenie na te same obowiązki a nadgodziny

Jeżeli pracownik zatrudniony na pełen etat ma po normalnych godzinach wykonywać te same zadania na rzecz tego samego pracodawcy, rozliczanie tej pracy wyłącznie jako zlecenia może stanowić próbę obejścia przepisów o czasie pracy i wynagrodzeniu za godziny nadliczbowe.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w przypadkach określonych w Kodeksie pracy, w szczególności ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy albo konieczność prowadzenia akcji ratowniczej. Nie powinna być organizowana jako stały model, w którym dalsze wykonywanie zwykłych obowiązków po godzinach etatu przenosi się na umowę cywilnoprawną tylko po to, aby nie rozliczać nadgodzin.

Podstawowe normy czasu pracy wynoszą co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Dłuższa praca dobowa może być dopuszczalna w określonych systemach czasu pracy, ale wymaga zachowania reguł dotyczących rozkładu czasu pracy i odpoczynku. Samo podpisanie umowy-zlecenia nie wyłącza tych przepisów, jeżeli w rzeczywistości nadal jest wykonywana praca pracownicza.

Za pracę nadliczbową pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz odpowiedni dodatek albo czas wolny na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Jeżeli takie godziny były rozliczane jako zlecenie, pracownik może dochodzić przed sądem należnych świadczeń wynikających z rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

Ewidencja czasu pracy i "kartka z godzinami"

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym ewidencję czasu pracy w zakresie niezbędnym do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Polecenie, aby pracownik sam "dla siebie" zapisywał godziny na kartce, nie zastępuje obowiązkowej dokumentacji pracodawcy.

Własne notatki pracownika mogą natomiast mieć znaczenie dowodowe. W razie sporu warto zachowywać również grafiki, wiadomości służbowe, logowania do systemów, polecenia przełożonych, zestawienia wejść i wyjść oraz inne materiały pokazujące faktyczne godziny i rodzaj wykonywanych czynności.

Składki ZUS od zlecenia z własnym pracodawcą

Umowa-zlecenie zawarta z własnym pracodawcą jest szczególnie traktowana na gruncie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się również osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia, innej umowy o świadczenie usług albo umowy o dzieło, jeżeli umowa została zawarta z pracodawcą, z którym ta osoba pozostaje równocześnie w stosunku pracy.

Podobna zasada dotyczy sytuacji, gdy umowa cywilnoprawna jest zawarta z innym podmiotem, ale praca jest faktycznie wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. W takim przypadku art. 8 ust. 2a może prowadzić do traktowania wykonującego zlecenie jak pracownika dla celów ubezpieczeniowych.

Z art. 18 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika uwzględnia się także przychód z umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą albo wykonywanej na jego rzecz. W typowej sytuacji aktywnego zatrudnienia oznacza to, że dodatkowe zlecenie nie jest sposobem na wyłączenie tego przychodu z oskładkowania.

Konsekwencje dla pracodawcy po zmianach od 8 lipca 2026 r.

Zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Od 8 lipca 2026 r. art. 281 § 1 Kodeksu pracy przewiduje za wykroczenia objęte tym przepisem grzywnę od 2000 zł do 60 000 zł; dotyczy to między innymi zawarcia umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Nowelizacja z 11 marca 2026 r. wzmocniła również narzędzia Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli w toku kontroli dominują cechy stosunku pracy, właściwy organ PIP może po umożliwieniu stronom zajęcia stanowiska wydać pisemne polecenie usunięcia naruszenia dotyczącego funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo niezawarcia umowy o pracę. Gdy polecenie dotyczące niezawarcia umowy o pracę nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wszcząć postępowanie i - jeżeli stwierdzi spełnienie warunków z art. 22 § 1 Kodeksu pracy - wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo wnieść powództwo do sądu pracy.

Decyzja PIP co do zasady działa na przyszłość: ustawowo datą zawarcia umowy o pracę wskazywaną w decyzji jest data jej wydania, a od dnia wydania decyzja wywołuje skutki prawne związane ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy. Jeżeli trzeba ustalić stosunek pracy za wcześniejszy okres, okręgowy inspektor pracy może wnieść powództwo do sądu. Ustawa przewiduje szczególne wyjątki dotyczące okresu od rozpoczęcia kontroli, gdy przed zakończeniem postępowania dochodzi do zakończenia współpracy z inicjatywy pracodawcy.

Roczny przepis przejściowy do 8 lipca 2027 r.

Art. 16 ustawy nowelizującej przewiduje ograniczoną abolicję wykroczeniową. Podmiot, który jeszcze przed 8 lipca 2026 r. stosował umowę cywilnoprawną albo korzystał z odpłatnej pracy mimo spełnienia wszystkich cech stosunku pracy i w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, nie podlega odpowiedzialności z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Nie jest to legalizacja dalszego obchodzenia przepisów ani wyłączenie innych możliwych roszczeń pracownika.

Co może zrobić pracownik?

Jeżeli dodatkowe zlecenie ma w praktyce obejmować dalsze wykonywanie pracy etatowej, warto działać według kolejnych kroków:

1. Zebrać dokumenty i dowody. Przydatne są umowa o pracę, projekt lub podpisane zlecenie, zakresy obowiązków, grafiki, korespondencja, polecenia przełożonych, ewidencja czasu pracy, własne notatki i dowody wypłat.
2. Porównać rzeczywisty sposób wykonywania obu umów. Trzeba ustalić, czy na zleceniu praca jest wykonywana pod tym samym kierownictwem, w narzuconym miejscu i czasie oraz czy faktycznie powiela obowiązki etatowe.
3. Rozważyć skargę do PIP. Inspekcja może przeprowadzić kontrolę, zbadać dokumentację i sposób organizacji pracy, a po reformie z 8 lipca 2026 r. dysponuje także opisanym wyżej mechanizmem pisemnego polecenia i możliwej decyzji okręgowego inspektora pracy.
4. W razie potrzeby wystąpić do sądu pracy. Droga sądowa pozostaje szczególnie ważna, gdy trzeba ustalić istnienie lub treść stosunku pracy za okres wcześniejszy albo dochodzić konkretnych roszczeń pieniężnych, w tym wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny.

Pracownik może odmówić zawarcia dodatkowej umowy cywilnoprawnej. Trzeba jednak odróżnić odmowę podpisania zlecenia od obowiązków wynikających z istniejącej umowy o pracę, w tym od ewentualnego zgodnego z prawem polecenia pracy w godzinach nadliczbowych.

FAQ

Czy mogę mieć umowę o pracę i umowę-zlecenie u tego samego pracodawcy?

Tak. Sama konstrukcja dwóch umów nie jest zakazana. Zlecenie musi jednak mieć rzeczywiście odrębny, cywilnoprawny charakter. Jeżeli pod jego nazwą kryje się ta sama praca wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, zastosowanie mogą mieć przepisy o stosunku pracy i czasie pracy.

Czy zlecenie może zastąpić nadgodziny?

Nie, jeżeli po normalnych godzinach pracownik nadal wykonuje w istocie tę samą pracę etatową w warunkach podporządkowania. W takim przypadku sama nazwa "zlecenie" nie odbiera dodatkowym godzinom pracowniczego charakteru.

Czy od zlecenia z własnym pracodawcą płaci się składki ZUS?

Co do zasady tak. Przy aktywnym stosunku pracy przychód z umowy-zlecenia zawartej z własnym pracodawcą albo wykonywanej na jego rzecz jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek na zasadach wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czy pracodawca może kazać mi samemu zapisywać godziny?

Może oczekiwać pomocniczego zestawienia, ale nie zwalnia go to z obowiązku prowadzenia wymaganej ewidencji czasu pracy. Własne notatki pracownika mogą być natomiast przydatnym dowodem, jeżeli pracodawca nie wykazuje wszystkich godzin.

Czy od 8 lipca 2026 r. PIP może sama stwierdzić stosunek pracy?

Tak, ale nie dzieje się to automatycznie podczas każdej kontroli. Najpierw może zostać wydane pisemne polecenie usunięcia naruszenia. Jeżeli polecenie dotyczące niezawarcia umowy o pracę nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może po przeprowadzeniu postępowania wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy.

Czy decyzja PIP zastępuje pozew o zaległe nadgodziny?

Nie. Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy nie jest orzeczeniem zasądzającym zaległe wynagrodzenie za nadgodziny. Roszczeń pieniężnych pracownik może dochodzić przed sądem pracy. Droga sądowa może być też potrzebna do ustalenia stosunku pracy za okres wcześniejszy niż objęty skutkami decyzji PIP.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 22, przepisy o czasie pracy i art. 281.
• Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473, obowiązująca zasadniczo od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a.
• Państwowa Inspekcja Pracy - nowe uprawnienia od 8 lipca 2026 r.