Umowa lojalnościowa a wypowiedzenie z winy pracodawcy

Czym jest umowa lojalnościowa przy szkoleniu pracownika?

W praktyce przez umowę lojalnościową najczęściej rozumie się umowę zawieraną z pracownikiem, któremu pracodawca finansuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Podstawą są art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy. Taka umowa określa prawa i obowiązki stron, w tym ewentualny obowiązek pozostania u pracodawcy przez ustalony czas po zakończeniu nauki.

Zgodnie z art. 103⁴ Kodeksu pracy umowę zawiera się na piśmie, a jej postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, zawarcie takiej umowy nie jest wymagane.

Trzeba przy tym odróżnić lojalkę szkoleniową od umowy o zakazie konkurencji. Ten artykuł dotyczy przede wszystkim zwrotu kosztów szkolenia, kursów, studiów, przejazdów, zakwaterowania lub innych dodatkowych świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Kiedy pracownik musi zwrócić koszty szkolenia?

Obowiązek zwrotu kosztów nie powstaje w każdym przypadku odejścia z pracy. Art. 103⁵ Kodeksu pracy wskazuje sytuacje, w których pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń. Dotyczy to w szczególności pracownika, który:

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie albo przerwie podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
• zostanie zwolniony dyscyplinarnie z własnej winy w trakcie nauki albo w okresie lojalnościowym,
• w okresie lojalnościowym rozwiąże umowę o pracę za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia z powodu mobbingu,
• rozwiąże umowę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ Kodeksu pracy, mimo że w rzeczywistości nie było podstaw do takiego rozwiązania.

Okres lojalnościowy nie może być dłuższy niż 3 lata. Zwrot kosztów powinien być proporcjonalny do okresu zatrudnienia po ukończeniu nauki albo do okresu zatrudnienia w czasie jej trwania. Pracodawca nie może żądać dowolnej kary tylko dlatego, że pracownik odchodzi z pracy.

Czy wypowiedzenie z winy pracodawcy zwalnia z lojalki?

W języku potocznym często mówi się o wypowiedzeniu z winy pracodawcy, ale w Kodeksie pracy chodzi przede wszystkim o rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Przepis ten pozwala pracownikowi rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika. Powiązany problem omawiamy osobno: Spóźnienie z wypłatą wynagrodzenia a rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Jeżeli rzeczywiście doszło do takiego ciężkiego naruszenia, pracownik nie powinien być traktowany tak, jak osoba, która po prostu odchodzi z pracy i łamie lojalkę. Art. 103⁵ Kodeksu pracy przewiduje obowiązek zwrotu kosztów wtedy, gdy pracownik powoła się na art. 55 Kodeksu pracy mimo braku podstaw. Oznacza to, że jeżeli podstawy były rzeczywiste, obowiązek zwrotu kosztów szkolenia co do zasady nie powstaje.

Nie wystarczy jednak samo subiektywne przekonanie pracownika, że pracodawca zachował się nieprawidłowo. W razie sporu sąd będzie badał, czy naruszenie było podstawowe, ciężkie, zawinione oraz czy uzasadniało natychmiastowe zakończenie zatrudnienia.

Opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia a rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Powtarzające się albo znaczne opóźnienia w wypłacie pensji mogą stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracodawcy. Szczególnie istotne jest to wtedy, gdy opóźnienia trwają kilka miesięcy, pracodawca nie wypłaca pełnych kwot, nie odprowadza należnych składek albo jego zachowanie realnie zagraża interesom pracownika.

Nie każda drobna lub incydentalna zwłoka automatycznie uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Jeżeli opóźnienie było krótkie, jednorazowe i szybko naprawione, pracodawca może później kwestionować zasadność rozwiązania umowy oraz żądać zwrotu kosztów szkolenia. Dlatego przed złożeniem oświadczenia warto zebrać dowody: paski płacowe, potwierdzenia przelewów, regulamin wynagradzania, wiadomości od pracodawcy i wezwania do zapłaty.

Jak prawidłowo zakończyć umowę, żeby nie narazić się na zwrot kosztów?

Pracownik, który chce powołać się na winę pracodawcy, powinien złożyć pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. W oświadczeniu trzeba wskazać konkretną przyczynę, na przykład nieterminową wypłatę wynagrodzenia za określone miesiące, brak wypłaty części pensji albo uporczywe niewywiązywanie się z obowiązków płacowych.

Do rozwiązania umowy przez pracownika stosuje się odpowiednio termin z art. 52 § 2 Kodeksu pracy. Oświadczenie powinno więc zostać złożone w ciągu 1 miesiąca od uzyskania przez pracownika wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie. Przy naruszeniach powtarzających się, takich jak kolejne opóźnione wypłaty, termin może być liczony od ostatniego istotnego naruszenia, ale w praktyce nie warto zwlekać.

W piśmie nie trzeba szczegółowo opisywać całej historii zatrudnienia, ale przyczyna powinna być na tyle konkretna, aby pracodawca wiedział, co jest podstawą rozwiązania umowy. Ogólne sformułowanie typu "z winy pracodawcy" może być niewystarczające.

Jakie koszty mogą podlegać zwrotowi?

Pracownik zwraca tylko koszty dodatkowych świadczeń poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Mogą to być na przykład opłaty za studia, kurs, egzamin, podręczniki, przejazd lub zakwaterowanie, jeżeli zostały sfinansowane przez pracodawcę w związku z nauką.

Zwrot nie powinien obejmować wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy ani wynagrodzenia za urlop szkoleniowy, ponieważ są to świadczenia wynikające z przepisów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Jeżeli pracodawca żąda zwrotu kwoty ryczałtowej, kary umownej albo całych kosztów bez proporcjonalnego rozliczenia okresu przepracowanego po szkoleniu, takie żądanie wymaga dokładnej weryfikacji.

Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca żąda zwrotu mimo własnych naruszeń?

Jeżeli pracodawca po rozwiązaniu umowy żąda zwrotu kosztów szkolenia, pracownik powinien przede wszystkim zażądać rozliczenia: jakie świadczenia zostały sfinansowane, na jakiej podstawie, w jakiej wysokości i jak obliczono proporcję zwrotu. Warto też zachować kopię umowy szkoleniowej, dowody wypłat wynagrodzenia oraz pismo rozwiązujące umowę.

Gdy pracodawca potrąca kwoty z wynagrodzenia bez zgody pracownika lub bez tytułu prawnego, może naruszać przepisy o ochronie wynagrodzenia. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić zapłaty wynagrodzenia, odsetek, odszkodowania z art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy, a w razie potrzeby złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo pozew do sądu pracy.

FAQ

Czy każde opóźnienie wypłaty pozwala odejść bez zwrotu kosztów szkolenia?

Nie. Najbezpieczniejsza sytuacja dla pracownika występuje wtedy, gdy opóźnienia są powtarzalne, znaczne albo dotyczą istotnej części wynagrodzenia. Jednorazowe, krótkie opóźnienie może nie wystarczyć do wykazania ciężkiego naruszenia obowiązków pracodawcy.

Czy muszę najpierw wezwać pracodawcę do zapłaty?

Kodeks pracy nie zawsze wymaga wcześniejszego wezwania, ale w praktyce jest ono bardzo przydatne dowodowo. Pokazuje, że pracownik sygnalizował naruszenie i daje możliwość wykazania, że pracodawca mimo tego nie uregulował zaległości.

Czy pracodawca może potrącić koszt szkolenia z ostatniej pensji?

Nie powinien robić tego dowolnie. Potrącenia z wynagrodzenia są ograniczone przepisami, a wiele należności wymaga pisemnej zgody pracownika albo tytułu wykonawczego. Samo twierdzenie pracodawcy, że pracownik złamał lojalkę, nie oznacza automatycznie prawa do potrącenia.

Czy mogę rozwiązać umowę za wypowiedzeniem i nie zwracać kosztów?

Co do zasady zwykłe wypowiedzenie złożone w okresie lojalnościowym może uruchomić obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów. Wyjątek dotyczy między innymi wypowiedzenia z powodu mobbingu na zasadach określonych w art. 94³ Kodeksu pracy.

Czy lojalka może przewidywać karę umowną za odejście z pracy?

Postanowienia umowy szkoleniowej nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż Kodeks pracy. Jeżeli umowa przewiduje automatyczną karę, zwrot pełnej kwoty bez proporcji albo obowiązki wykraczające poza ustawowe granice, takie zapisy mogą być kwestionowane.

Podsumowanie

Umowa lojalnościowa nie blokuje pracownikowi możliwości zakończenia zatrudnienia, ale może powodować obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów szkolenia. Kluczowe jest to, w jakim trybie pracownik rozwiązuje umowę i czy pracodawca rzeczywiście dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków.

Jeżeli pracodawca od kilku miesięcy wypłaca wynagrodzenie z dużym opóźnieniem, pracownik może rozważyć rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. W takim przypadku właściwe udokumentowanie naruszeń, zachowanie terminu i prawidłowe sformułowanie pisma mają zasadnicze znaczenie dla uniknięcia sporu o zwrot kosztów szkolenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277.
2. Art. 55, art. 85, art. 94 pkt 5, art. 94³ oraz art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 kwietnia 2000 r., I PKN 516/99.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 marca 2014 r., II PK 176/13.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 września 2020 r., III PK 43/19.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.