Zakres obowiązków pracownika - kiedy i jak

Obowiązek poinformowania pracownika o zakresie obowiązków

Zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.

Oznacza to, że pracownik powinien wiedzieć, jakie zadania ma wykonywać, komu podlega, jakie są podstawowe zasady pracy na danym stanowisku i czego pracodawca od niego oczekuje. Informacja powinna zostać przekazana na początku zatrudnienia, a w praktyce najpóźniej w chwili rozpoczęcia wykonywania powierzonych zadań.

Zakres obowiązków powinien być powiązany z rodzajem pracy ustalonym w umowie o pracę. Umowa określa między innymi rodzaj pracy, o czym mówi art. 29 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Pracodawca nie powinien więc dowolnie rozszerzać obowiązków w sposób sprzeczny z tym, na jakie stanowisko i jaki rodzaj pracy strony się umówiły.

Czy zakres obowiązków musi być na piśmie?

Przepisy prawa pracy nie nakładają ogólnego obowiązku sporządzenia pisemnego zakresu obowiązków dla każdego pracownika. Pracodawca może więc wykonać obowiązek informacyjny także ustnie, jeżeli przekazana informacja jest wystarczająco konkretna i odpowiada charakterowi stanowiska.

Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 457/97. Sąd Najwyższy wskazał, że powinność zaznajomienia pracownika z zakresem obowiązków i sposobem wykonywania pracy może być zrealizowana również w formie ustnej, jeżeli jej treść uwzględnia charakter pracy, stopień jej złożoności oraz wykształcenie i doświadczenie pracownika.

Nie oznacza to jednak, że pisemny dokument jest zbędny. Pisemny zakres czynności ułatwia wykazanie, jakie zadania zostały pracownikowi powierzone, jakie wymagania były mu znane oraz czy polecenia pracodawcy mieściły się w umówionym rodzaju pracy. Szersze omówienie obowiązków pracownika, w tym wykonywania poleceń i odpowiedzialności za powierzone mienie, znajduje się w osobnym poradniku.

Czy pracodawca może rozliczać z obowiązków, których nie przekazał?

Pracodawca powinien oceniać pracownika przez pryzmat obowiązków, z którymi pracownik został zapoznany. Jeżeli oczekiwania pracodawcy nie były jasne, nie zostały zakomunikowane albo wykraczały poza rodzaj pracy ustalony w umowie, może to mieć znaczenie przy ocenie zasadności nagany, wypowiedzenia umowy albo innej decyzji kadrowej.

W wyroku z dnia 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 428/98, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik, któremu powierza się określone stanowisko i stawia określone wymagania, powinien być oceniany z punktu widzenia wyznaczonych mu obowiązków i wymagań. Kryterium oceny nie mogą natomiast stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wiedział przy zawieraniu umowy i o których nie został poinformowany w czasie trwania stosunku pracy.

Jeżeli zatem pracodawca na początku zatrudnienia jasno wyjaśnił ustnie, czym pracownik ma się zajmować, zasadniczo mógł wykonać swój obowiązek. Jeżeli jednak obowiązki były niejasne, zmieniały się w czasie albo pracodawca powołuje się na zadania, o których pracownik wcześniej nie wiedział, warto domagać się ich doprecyzowania na piśmie.

Przygotowanie zakresu obowiązków przez pracownika

Pracodawca może poprosić pracownika o opisanie faktycznie wykonywanych czynności. Taka prośba sama w sobie nie jest zakazana. W praktyce bywa to sposób na uporządkowanie stanowiska, przygotowanie opisu funkcji albo uzupełnienie dokumentacji kadrowej.

Trzeba jednak odróżnić opis tego, co pracownik faktycznie robi, od jednostronnego narzucenia nowych obowiązków. Pracownik może przygotować zestawienie wykonywanych zadań, ale to pracodawca powinien ostatecznie określić zakres obowiązków i ponosi odpowiedzialność za organizację pracy.

Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić, czy zawiera wyłącznie zadania rzeczywiście wykonywane lub mieszczące się w umówionym rodzaju pracy. Jeżeli pracodawca dopisuje nowe obowiązki, których wcześniej nie było, pracownik może poprosić o wyjaśnienie podstawy ich powierzenia, doprecyzowanie zakresu albo zmianę treści dokumentu.

Jeżeli dokument ma trafić do akt osobowych, pracownik może poprosić o kopię lub o możliwość zapoznania się z treścią dokumentu znajdującego się w dokumentacji pracowniczej. Dla bezpieczeństwa dobrze jest zachować własny egzemplarz podpisanego zakresu czynności albo korespondencję, z której wynika, jakie ustalenia zostały przyjęte.

Dodatkowe obowiązki a zmiana warunków pracy

Nie każde nowe zadanie oznacza zmianę umowy. Pracodawca może wydawać polecenia dotyczące pracy, jeżeli są zgodne z umową, przepisami prawa i nie naruszają zasad współżycia społecznego. W ramach jednego stanowiska obowiązki mogą być doprecyzowywane i organizowane w zależności od potrzeb zakładu pracy.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracodawca chce trwale powierzyć pracownikowi zadania istotnie inne niż wynikające z rodzaju pracy w umowie. Wtedy może być potrzebne porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające. Czasowe powierzenie innej pracy jest możliwe na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, ale tylko przy spełnieniu ustawowych warunków: musi to wynikać z uzasadnionych potrzeb pracodawcy, nie może powodować obniżenia wynagrodzenia, powinno odpowiadać kwalifikacjom pracownika i nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym.

Jeżeli pracownik ma wątpliwości, czy dane zadania mieszczą się w jego stanowisku, najbezpieczniej jest poprosić pracodawcę o pisemne doprecyzowanie polecenia. Sama odmowa wykonania zadania może być ryzykowna, jeżeli później okaże się, że polecenie było zgodne z umową i prawem.

Co zrobić, gdy nie otrzymano zakresu obowiązków?

W pierwszej kolejności warto zwrócić się do przełożonego lub działu kadr z prośbą o pisemne potwierdzenie zakresu obowiązków. W piśmie lub wiadomości e-mail można wskazać, że chodzi o uporządkowanie zadań wykonywanych na stanowisku i uniknięcie nieporozumień. Uzupełniająco warto zobaczyć temat: Powierzenie księgowej obowiązków kadr i płac.

Jeżeli pracodawca prosi o samodzielne przygotowanie opisu obowiązków, można sporządzić listę faktycznie wykonywanych czynności, zaznaczając, że jest to opis aktualnej praktyki, a nie zgoda na rozszerzenie umowy o nowe zadania. W razie dopisania dodatkowych punktów warto poprosić o rozmowę i wyjaśnienie, czy są to obowiązki stałe, okresowe czy tylko jednorazowe polecenia.

Gdy brak jasnego zakresu obowiązków prowadzi do konfliktu, kar porządkowych, obniżonej oceny pracy albo groźby wypowiedzenia, znaczenie będą miały dowody: umowa o pracę, ogłoszenie rekrutacyjne, korespondencja, polecenia służbowe, regulaminy, poprzednie opisy stanowiska oraz to, jakie zadania były faktycznie wykonywane.

FAQ

Czy pracodawca musi wręczyć pisemny zakres obowiązków?

Nie zawsze. Kodeks pracy wymaga zapoznania pracownika z zakresem obowiązków, ale co do zasady nie wymaga pisemnej formy. Informacja ustna może być wystarczająca, jeżeli jest konkretna i pozwala pracownikowi wiedzieć, co ma robić.

Kiedy pracownik powinien poznać swoje obowiązki?

Pracownik powinien zostać z nimi zapoznany przy podejmowaniu pracy, czyli na początku zatrudnienia i przed faktycznym wykonywaniem zadań. Jeżeli zakres zadań zmienia się później, pracodawca powinien go odpowiednio wyjaśnić.

Czy mogę odmówić podpisania zakresu obowiązków?

Można odmówić podpisania dokumentu, jeżeli zawiera nieprawdziwe informacje albo obowiązki wykraczające poza ustalenia stron. Warto jednak działać ostrożnie: poprosić o wyjaśnienia, zgłosić zastrzeżenia na piśmie i zachować dowody, zamiast ograniczać się do samej odmowy.

Czy pracodawca może kazać mi samodzielnie napisać zakres obowiązków?

Może poprosić o opis faktycznie wykonywanych czynności. Nie oznacza to jednak, że pracownik sam ustala swoje obowiązki. Ostateczne zorganizowanie pracy i określenie wymagań należy do pracodawcy.

Czy dodatkowe obowiązki wymagają aneksu do umowy?

Nie zawsze. Jeżeli mieszczą się w rodzaju pracy z umowy, mogą wynikać z poleceń pracodawcy. Jeżeli jednak istotnie i trwale zmieniają charakter pracy, potrzebne może być porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zakresie obowiązków, ale nie musi w każdym przypadku wręczać osobnego pisemnego dokumentu. Ustne przekazanie informacji może być zgodne z prawem, jeżeli pracownik rzeczywiście wie, jakie zadania ma wykonywać i jak ma wykonywać pracę na swoim stanowisku.

Z punktu widzenia pracownika najważniejsze jest to, aby obowiązki były jasne, zgodne z umówionym rodzajem pracy i możliwe do wykazania w razie sporu. Jeżeli pracodawca po kilku miesiącach prosi o spisanie czynności, warto przygotować rzetelny opis faktycznie wykonywanych zadań, ale nie podpisywać bezrefleksyjnie dokumentu rozszerzającego zakres pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 457/97
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 428/98