Rozliczenie nadgodzin i urlopu po wypowiedzeniu umowy

Czy wypowiedzenie zmienia zasady rozliczenia nadgodzin i urlopu?

Samo złożenie wypowiedzenia nie zmienia zasad rozliczania czasu pracy ani urlopu. Do ostatniego dnia zatrudnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych, urlopu wypoczynkowego oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli. Co do zasady nie wymaga zgody pracodawcy, choć dla celów dowodowych warto zadbać o potwierdzenie doręczenia. Jeżeli problem dotyczy odmowy przyjęcia dokumentu, pomocny może być materiał: pracodawca nie przyjmuje wypowiedzenia!

W praktyce po wypowiedzeniu trzeba oddzielnie rozliczyć dwie kwestie: nadgodziny oraz urlop. Nie należy ich ze sobą mieszać. Urlop wypoczynkowy służy regeneracji i jest liczony w dniach, natomiast nadgodziny są rozliczane według zasad czasu pracy, zwykle w godzinach.

Kiedy powstają nadgodziny?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy. Nadgodziny mogą powstać przede wszystkim z powodu akcji ratowniczej albo szczególnych potrzeb pracodawcy.

Co do zasady czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Łączny tygodniowy czas pracy razem z nadgodzinami nie może przeciętnie przekraczać 48 godzin w okresie rozliczeniowym.

W przypadku nadgodzin z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy ustawowy limit wynosi zasadniczo 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że inny limit został ustalony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w umowie o pracę u pracodawcy, który nie jest objęty układem i nie musi tworzyć regulaminu.

Wynagrodzenie za nadgodziny albo czas wolny

Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek. Dodatek wynosi 100% wynagrodzenia m.in. za nadgodziny w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święto, a także za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. W pozostałych przypadkach dodatek wynosi 50% wynagrodzenia.

Zamiast wypłaty dodatku pracodawca może rozliczyć nadgodziny czasem wolnym, ale tylko na zasadach przewidzianych w art. 151² Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik złoży wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, czas wolny może zostać udzielony w tym samym wymiarze, czyli 1 godzina wolnego za 1 godzinę nadliczbową. Jeżeli pracodawca udziela wolnego bez wniosku pracownika, musi zrobić to najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego i w wymiarze o połowę wyższym, czyli 1,5 godziny wolnego za 1 godzinę nadliczbową.

Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny oznacza, że za te godziny nie przysługuje już dodatek. Pracownik zachowuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia, a jednostronne udzielenie wolnego przez pracodawcę nie może obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Czy nadgodziny mogą przejść na następny rok?

Nadgodziny nie powinny pozostawać nierozliczone bezterminowo. Sposób i moment ich rozliczenia zależy od rodzaju przekroczenia oraz od okresu rozliczeniowego obowiązującego u pracodawcy. Nadgodziny dobowe zwykle można ustalić na bieżąco, natomiast przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy rozlicza się po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Jeżeli okres rozliczeniowy obejmuje przełom roku, część rozliczenia może technicznie przypaść już w kolejnym roku. Nie oznacza to jednak dowolnego przenoszenia nadgodzin. Pracodawca nadal musi przestrzegać limitów czasu pracy, okresów odpoczynku oraz limitu nadgodzin odnoszonego do roku kalendarzowego.

Jeżeli stosunek pracy ustaje przed końcem okresu rozliczeniowego, trzeba rozliczyć czas pracy za okres od początku okresu rozliczeniowego do dnia zakończenia zatrudnienia. Gdy w tej części okresu pracownik pracował ponad normy, przysługuje mu normalne wynagrodzenie oraz odpowiedni dodatek za nadgodziny.

Urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu urlopu. Wynika to z art. 167¹ Kodeksu pracy. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i urlopu bieżącego w wymiarze przysługującym za rok, w którym ustaje zatrudnienie.

Pracodawca może więc wyznaczyć urlop w okresie wypowiedzenia nawet wtedy, gdy wypowiedzenie złożył pracownik. Nie musi w tym zakresie uzyskiwać zgody pracownika, o ile udziela urlopu w granicach przysługującego wymiaru i zgodnie z przepisami.

Jeżeli do dnia rozwiązania umowy urlop nie zostanie wykorzystany, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny. Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy wyraźnie wskazuje termin wypłaty ekwiwalentu: co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, najpóźniej w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia. Gdy termin przypada w dniu wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Czy musi być zachowana kolejność: najpierw nadgodziny, potem urlop?

Przepisy nie wprowadzają jednej sztywnej kolejności, w której trzeba najpierw odebrać nadgodziny, a dopiero potem wykorzystać urlop, albo odwrotnie. Ważne jest to, aby każde z tych uprawnień zostało rozliczone według właściwych zasad.

Pracodawca może zaplanować w okresie wypowiedzenia zarówno urlop wypoczynkowy, jak i czas wolny za nadgodziny. Musi jednak pamiętać, że czas wolny za nadgodziny udzielany bez wniosku pracownika powinien zostać udzielony w wymiarze o połowę wyższym i najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. Urlop wypoczynkowy jest natomiast rozliczany w dniach i w razie niewykorzystania do końca zatrudnienia zamienia się w ekwiwalent pieniężny.

Jeżeli w ostatnich tygodniach zatrudnienia nadal powstają nowe nadgodziny, pracodawca powinien je doliczyć i rozliczyć przy końcowym rozliczeniu. Nie jest prawidłowe rozliczenie tylko tych godzin, które były znane w dniu złożenia wypowiedzenia, jeżeli później pracownik nadal pracował ponad obowiązujące normy.

Co zrobić, gdy pracodawca nie rozlicza nadgodzin albo urlopu?

W pierwszej kolejności warto zebrać dokumenty: grafik, ewidencję czasu pracy, wiadomości potwierdzające polecenia pracy po godzinach, paski wynagrodzeń oraz informację o saldzie urlopu. Następnie można skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do rozliczenia nadgodzin lub wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Jeżeli pracodawca odmawia rozliczenia, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

FAQ

Podsumowanie

Po złożeniu wypowiedzenia trzeba oddzielnie rozliczyć urlop i nadgodziny. Pracodawca może wyznaczyć urlop w okresie wypowiedzenia, a za niewykorzystaną część musi wypłacić ekwiwalent. Nadgodziny mogą zostać rozliczone czasem wolnym albo finansowo, ale tylko na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Nie ma ustawowej kolejności, która nakazywałaby najpierw odbiór nadgodzin, a dopiero potem urlop. Istotne jest, aby przed końcem zatrudnienia pracodawca prawidłowo ustalił liczbę przepracowanych nadgodzin, sposób ich rekompensaty oraz wymiar urlopu pozostałego do wykorzystania albo do wypłaty w formie ekwiwalentu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.

2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz.U. 2026 poz. 25.

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14.