Dieta, zwrot kosztów dojazdu i noclegu za wyjazdy służbowe

Wiążące zapisy umowy ze zleceniodawcą, gdy praca odbywa się w ramach własnej JDG

Aby odpowiedzieć na Pana zapytanie, istotna jest informacja o Pańskiej formie zatrudnienia. Jeżeli jest Pan zatrudniony na podstawie umowy o współpracę, umowy-zlecenia, to wtedy do Pana sytuacji nie stosuje się przepisów dotyczących pracowników wynikających z Kodeksu pracy. Jeśli wykonuje Pan czynności w ramach swojego przedsiębiorstwa, czyli w ramach własnej jednoosobowej działalności gospodarczej, to wówczas kwestie takie jak:

1. dojazdy do miejsca wykonywania pracy,
2. zwrot kosztów zakwaterowania,
   powinny być uregulowane w takiej umowie. Jeżeli w umowie brak jest takich regulacji, to nie może Pan stosować niejako odpowiednio przepisów, które zarezerwowane są dla osób pozostających w stosunkach pracowniczych.

Podróż służbowa pracownika

Jeśli natomiast jest Pan zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, to wówczas znajdują zastosowanie przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (K.p.). Zgodnie art. 775 § 1 K.p.: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Natomiast zgodnie z § 2 tego przepisu: „Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta, i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Takim rozporządzeniem jest aktualnie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dieta, zwrot kosztów przejazdów, noclegów itp.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej. Nadto w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień co do zwrotu kosztów podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z § 2 rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czas pracy pracownika

Powyższe rozważania należy odnieść do kwestii czasu pracy pracownika. Zgodnie z art. 128 § 1 K.p. – czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa wliczana jest do czasu pracy pracownika wówczas, gdy podczas tej podróży pracownik wykonywał pracę. Takie stanowisko przedstawił również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. sygn. akt. II PK 265/04, zgodnie z którym:

„Czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 K.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku.”

Prawo do wynagrodzenia za pracę za czas podróży służbowej

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, że pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę za czas podróży służbowej przypadający na godziny, w których pracowników zgodnie z obowiązującym go czasem pracy miał świadczyć pracę. Natomiast w przypadku gdy podróż służbowa przypada na okres poza obowiązującym pracownika czasem pracy, to nie przysługuje mu prawo do wynagrodzenia ani też czas wolny od pracy.

Aby zatem odpowiedzieć na Pana zapytania co do należności, które zgodnie z obowiązującymi przepisami należą się pracownikom, należy potwierdzić, że z aktualną firmą łączy Pana stosunek pracy. Jeżeli taki stosunek Pana nie łączy, to kwestie związane ze zwrotem wydatków w podróży służbowej, dojazdów, zwrotu opłaty za nocleg powinny być uregulowane w zawartej przez Pana umowie o współpracę (umowie-zleceniu).

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.