Umowa zlecenia po umowie o pracę

Kiedy umowa zlecenia po etacie jest ryzykowna?

Pracodawca może zakończyć umowę o pracę i następnie zawrzeć z tą samą osobą umowę zlecenia, ale tylko wtedy, gdy nie służy to obejściu przepisów prawa pracy. Kluczowe jest to, czy po zmianie podstawy zatrudnienia zmieniają się realne warunki współpracy. Szerzej problem omawia poradnik o umowie zlecenia zamiast etatu i ryzyku ustalenia stosunku pracy.

Zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem. Przepisy wskazują również, że zatrudnienie w takich warunkach jest zatrudnieniem pracowniczym bez względu na nazwę umowy, a zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków jest niedopuszczalne.

Jeżeli więc monter, lakiernik albo pracownik obsługi klienta nadal ma stały grafik, obowiązek osobistego stawiania się w zakładzie, bieżące polecenia przełożonego, kontrolę czasu pracy i brak realnej swobody organizacji zadań, ryzyko zakwestionowania umowy zlecenia jest bardzo wysokie.

Co bada PIP, ZUS albo sąd?

Organy kontrolne i sądy nie ograniczają się do treści podpisanej umowy. Badają, jak współpraca wyglądała w praktyce: kto wyznaczał godziny, kto decydował o miejscu pracy, czy zleceniobiorca mógł odmówić wykonania zadania, czy mógł posłużyć się zastępcą, jak rozliczano wynagrodzenie i czy osoba była podporządkowana organizacyjnie tak jak pracownik. W tym kontekście warto porównać także omówienie: Dwie umowy o pracę z jednym pracownikiem. Punktem odniesienia pozostają przy tym rodzaje i limity umów o pracę w 2026 r..

Istotne znaczenie ma stanowisko Sądu Najwyższego. W wyroku z dnia 24 lutego 2021 r., sygn. akt III USKP 32/21, wskazano, że dla oceny charakteru zatrudnienia pierwszorzędne znaczenie ma sposób wykonywania umowy, a gdy umowa ma cechy zarówno stosunku pracy, jak i umowy cywilnoprawnej, decydują cechy przeważające.

Podobnie w wyroku z dnia 22 września 2020 r., sygn. akt II PK 116/19, Sąd Najwyższy podkreślił, że w pierwszej kolejności należy ustalić, czy praca była wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli dominują cechy pracy podporządkowanej, nazwa umowy nie przesądza o jej cywilnoprawnym charakterze.

Jakie konsekwencje grożą pracodawcy?

Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Konsekwencje finansowe mogą być jednak znacznie szersze niż sama grzywna. Po ustaleniu, że w rzeczywistości istniał stosunek pracy, pracodawca może zostać zobowiązany m.in. do rozliczenia wynagrodzenia za nadgodziny, dodatków, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, składek ZUS wraz z odsetkami oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi. Przy zmianie etatu na zlecenie warto też osobno ustalić, jak rozlicza się etat, zlecenie i składki ZUS, bo obowiązek ubezpieczeń zależy od zbiegu tytułów i wysokości podstaw.

Ryzyko dotyczy także dokumentacji kadrowej i podatkowej. Jeżeli umowy były stosowane masowo albo po rozwiązaniu etatów z tymi samymi osobami zawarto zlecenia na analogicznych zasadach, kontrola może objąć cały model zatrudnienia, a nie tylko jedną umowę.

Czy zgoda pracownika wystarczy?

Nie. Zgoda pracownika na rozwiązanie umowy o pracę i podpisanie umowy zlecenia nie legalizuje zatrudnienia cywilnoprawnego, jeżeli praca nadal ma cechy stosunku pracy. Przepisy ochronne prawa pracy mają charakter bezwzględny w tym sensie, że strony nie mogą samą nazwą umowy wyłączyć ich stosowania.

Nie oznacza to, że każda współpraca z byłym pracownikiem na podstawie zlecenia jest zakazana. Dopuszczalna może być sytuacja, w której po zakończeniu etatu dana osoba wykonuje inne lub podobne czynności, ale w sposób samodzielny, z większą swobodą co do czasu, miejsca i metody działania, bez stałego podporządkowania pracowniczego. Sam elastyczny sposób określenia miejsca wykonywania obowiązków nie przesądza jednak o charakterze współpracy; osobno warto sprawdzić, czy umowa o pracę bez miejsca pracy jest dopuszczalna.

Jak ograniczyć ryzyko przy umowie zlecenia?

Bezpieczniejsza umowa zlecenia powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi współpracy. Nie wystarczy wpisać do dokumentu, że zleceniobiorca jest samodzielny, jeżeli w praktyce każdego dnia pracuje jak pracownik.

W praktyce znaczenie mogą mieć w szczególności:

• brak sztywnego grafiku narzucanego przez zleceniodawcę, chyba Ĺźe wynika to z charakteru konkretnego zlecenia i nie tworzy typowego podporządkowania;
• moĹźliwość samodzielnej organizacji sposobu wykonania czynności;
• rozliczanie z wykonanych czynności lub rezultatĂłw organizacyjnych, a nie z samej dyspozycyjności;
• ograniczenie bieżących poleceń do wskazĂłwek co do oczekiwanego wykonania zlecenia;
• moĹźliwość korzystania z zastępcy, jeĹźeli charakter czynności na to pozwala;
• odrębna dokumentacja rozliczenia godzin zlecenia, gdy jest wymagana dla celĂłw minimalnej stawki godzinowej.

Trzeba jednocześnie pamiętać, że przy umowie zlecenia również może występować pewien nadzór. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 stycznia 2021 r., sygn. akt III PSKP 3/21, wskazał, że w zleceniu mogą pojawić się elementy kontroli i podporządkowania, ale nie mogą one przybrać postaci typowej dla stosunku pracy.

Umowa zlecenia a B2B po umowie o pracę

Podobne ryzyko występuje przy przejściu z etatu na współpracę B2B. Samo założenie działalności gospodarczej przez byłego pracownika nie przesądza, że współpraca nie jest stosunkiem pracy. Jeżeli osoba nadal wykonuje te same czynności w siedzibie firmy, w stałych godzinach, pod bieżącym kierownictwem i bez realnego ryzyka gospodarczego, spór może dotyczyć także pozornego samozatrudnienia.

W przypadku B2B dochodzą dodatkowo kwestie podatkowe, składkowe i odpowiedzialności kontraktowej. Dlatego zmiana modelu współpracy powinna być poprzedzona analizą zakresu zadań, sposobu rozliczeń, niezależności wykonawcy oraz faktycznej organizacji pracy.

FAQ

Czy można podpisać zlecenie z byłym pracownikiem?

Tak, ale tylko wtedy, gdy współpraca nie jest wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy. Najważniejsza jest faktyczna zmiana sposobu wykonywania zadań, a nie sama zmiana nazwy umowy.

Czy PIP może podważyć umowę zlecenia?

PIP może kwestionować stosowanie umów cywilnoprawnych w warunkach pracowniczych, nakładać sankcje w granicach swoich kompetencji oraz podejmować działania zmierzające do ustalenia prawidłowego charakteru zatrudnienia. Ostateczne ustalenie stosunku pracy może nastąpić w postępowaniu sądowym.

Czy zleceniobiorca musi mieć elastyczne godziny?

Nie zawsze, ale sztywny grafik narzucany tak jak pracownikowi jest istotnym sygnałem ryzyka. Im więcej elementów typowych dla etatu, tym większe prawdopodobieństwo zakwestionowania zlecenia.

Czy kontrola zleceniodawcy zawsze oznacza stosunek pracy?

Nie. Przy zleceniu dopuszczalne są wskazówki, nadzór nad prawidłowym wykonaniem czynności i kontrola efektu. Problem powstaje wtedy, gdy kontrola ma charakter bieżącego kierownictwa pracowniczego.

Kto płaci zaległe składki po zakwestionowaniu umowy?

Co do zasady obowiązki płatnika spoczywają na podmiocie zatrudniającym. Szczegółowe rozliczenia zależą jednak od decyzji ZUS, okresu objętego kontrolą, wypłaconych kwot i konkretnego stanu faktycznego.

Podsumowanie

Zmiana umowy o pracę na umowę zlecenia nie jest zakazana sama w sobie, ale jest niedopuszczalna, jeżeli służy jedynie obniżeniu kosztów przy zachowaniu dotychczasowego modelu pracy. Dla oceny liczy się rzeczywistość: podporządkowanie, miejsce, czas, sposób wydawania poleceń i organizacja pracy.

Przed wdrożeniem takiej zmiany pracodawca powinien ocenić, czy może realnie przebudować zasady współpracy. Jeżeli nie, bezpieczniejszym rozwiązaniem może być pozostanie przy umowie o pracę albo zastosowanie innego modelu organizacyjnego zgodnego z przepisami.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 lutego 2021 r., sygn. akt III USKP 32/21
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2021 r., sygn. akt III PSKP 3/21
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 września 2020 r., sygn. akt II PK 116/19