Zwrot telefonu służbowego podczas L4

Czy trzeba oddać telefon służbowy podczas L4?

Tak, co do zasady pracownik powinien oddać telefon służbowy, jeżeli pracodawca tego zażąda. Zwolnienie lekarskie usprawiedliwia nieobecność w pracy i zwalnia z obowiązku świadczenia pracy, ale nie powoduje, że pracownik może zatrzymać mienie należące do pracodawcy.

Telefon służbowy, laptop, karta dostępu, klucze, samochód firmowy czy dokumenty pozostają własnością pracodawcy. Pracownik tylko z nich korzysta w związku z zatrudnieniem. Jeżeli pracodawca żąda zwrotu, pracownik powinien umożliwić rozliczenie tego mienia w rozsądnym terminie i w sposób możliwy do wykonania.

Podstawowe znaczenie ma tu art. 124 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dotyczący mienia powierzonego pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Dodatkowo pracownik ma ogólny obowiązek dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie.

Czy polecenie wysłane SMS-em jest ważne?

Przepisy nie wymagają szczególnej formy wezwania do zwrotu telefonu służbowego. Pracodawca może przekazać takie polecenie ustnie, SMS-em, e-mailem, przez komunikator albo w piśmie. Dla pracownika ważne jest, aby zachować wiadomość, ponieważ może ona później potwierdzać treść żądania, termin i sposób zwrotu.

Szerszy kontekst opisujemy również w artykule zwrot narzędzi pracy.

W praktyce dobrze poprosić pracodawcę o doprecyzowanie kilku elementów: kiedy telefon ma zostać oddany, komu, gdzie, czy ma być zwrócony razem z kartą SIM, ładowarką, etui, hasłami dostępu lub kodami odblokowania oraz czy pracodawca dopuszcza wysyłkę kurierem.

Jeżeli wiadomość SMS jest niejasna lub zbyt ogólna, nie warto jej ignorować. Bezpieczniej odpowiedzieć krótko, że pracownik jest gotów zwrócić telefon, ale prosi o wskazanie praktycznego sposobu odbioru zgodnego ze stanem zdrowia i zaleceniami lekarskimi.

Czego pracodawca nie może wymagać na zwolnieniu lekarskim?

Zwolnienie lekarskie nie jest czasem wykonywania pracy. Pracodawca nie powinien wymagać od pracownika na L4 wykonywania zwykłych zadań, prowadzenia rozmów handlowych, obsługi klientów, przygotowywania raportów, bieżącego odpisywania na służbowe e-maile czy realizowania projektów.

Inaczej należy ocenić czynności techniczne i rozliczeniowe, które nie są normalnym świadczeniem pracy, na przykład przekazanie telefonu, wydanie kluczy, odesłanie laptopa, podanie miejsca przechowywania dokumentów albo wskazanie hasła potrzebnego do zabezpieczenia danych firmowych. Takie polecenia mogą być wiążące, o ile są rozsądne i nie naruszają celu zwolnienia lekarskiego.

Jeżeli lekarz zalecił leżenie albo stan zdrowia obiektywnie uniemożliwia osobisty przyjazd do firmy, pracownik nie powinien ryzykować pogorszenia zdrowia tylko po to, aby oddać sprzęt osobiście. W takiej sytuacji warto zaproponować alternatywę: odbiór przez kuriera, odbiór przez przedstawiciela pracodawcy, przekazanie telefonu domownikowi do wydania albo dostarczenie sprzętu po ustaniu przeszkody zdrowotnej.

Jak bezpiecznie zwrócić telefon służbowy?

Najbezpieczniej ustalić sposób zwrotu w wiadomości, którą można później odtworzyć. Pracownik może napisać, że pozostaje na zwolnieniu lekarskim, nie wykonuje pracy, ale jest gotów zwrócić telefon i prosi o wskazanie osoby odbierającej albo adresu wysyłki.

Przy zwrocie warto sporządzić krótkie potwierdzenie. Może to być protokół zdawczo-odbiorczy, e-mail od pracodawcy, potwierdzenie odbioru przesyłki kurierskiej albo wiadomość SMS, w której pracodawca potwierdza, że telefon został odebrany. W potwierdzeniu dobrze wymienić przekazane elementy, na przykład telefon, kartę SIM, ładowarkę i etui.

Jeżeli na telefonie znajdują się dane prywatne, pracownik powinien zgłosić to pracodawcy i ustalić sposób ich usunięcia, o ile nie naruszy to danych firmowych. Nie należy samodzielnie kasować danych służbowych, resetować urządzenia do ustawień fabrycznych ani usuwać korespondencji firmowej bez wyraźnej zgody pracodawcy.

Zobacz również: co zrobić, gdy pracownik nie rozliczył się z firmą

Co grozi za odmowę zwrotu telefonu?

Nieuzasadniona odmowa zwrotu telefonu służbowego może narazić pracownika na odpowiedzialność pracowniczą i majątkową. Pracodawca może wezwać do wydania rzeczy, dochodzić odszkodowania, potrącać należności tylko w granicach dopuszczonych przez prawo albo skierować sprawę do sądu.

Jeżeli telefon został prawidłowo powierzony z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się, pracownik może ponosić odpowiedzialność na zasadach przewidzianych dla mienia powierzonego. W skrajnych sytuacjach, gdy pracownik świadomie zatrzymuje cudzą rzecz i odmawia jej wydania, pracodawca może także rozważać zawiadomienie organów ścigania. Taka ocena zależy jednak od konkretnego przebiegu zdarzeń.

Nie każda zwłoka oznacza ciężkie naruszenie obowiązków. Jeżeli przyczyną opóźnienia jest choroba, hospitalizacja, brak możliwości wyjścia z domu albo niejasne instrukcje pracodawcy, pracownik powinien to jasno udokumentować i zaproponować realny sposób zwrotu.

Czy plotki o zmianie pracy mają znaczenie?

Same plotki o planach zmiany pracy nie odbierają pracodawcy prawa do żądania zwrotu telefonu służbowego. Pracodawca może potrzebować sprzętu do organizacji pracy, zabezpieczenia danych, przekazania go innemu pracownikowi albo ograniczenia dostępu do firmowych systemów.

Jednocześnie pracodawca nie powinien wykorzystywać takiego żądania jako formy nacisku, szykany lub pretekstu do naruszania prywatności pracownika. Jeżeli w wiadomościach pojawiają się groźby, bezpodstawne zarzuty, presja na składanie oświadczeń albo próby wymuszenia pracy na L4, warto zachować całą korespondencję.

FAQ

Czy pracownik na L4 musi odbierać telefony od pracodawcy?

Nie ma ogólnego obowiązku stałej dostępności podczas L4. Jeżeli jednak kontakt dotyczy ważnej sprawy organizacyjnej, na przykład zwrotu mienia albo zabezpieczenia danych, warto odpowiedzieć w rozsądnym czasie, o ile pozwala na to stan zdrowia.

Czy pracodawca może kazać przyjechać do firmy po to, aby oddać telefon?

Może poprosić o zwrot telefonu, ale sposób wykonania polecenia powinien uwzględniać zwolnienie lekarskie i zalecenia medyczne. Jeżeli osobisty przyjazd jest niewskazany, pracownik powinien zaproponować inny sposób przekazania sprzętu.

Czy odmowa zwrotu telefonu może skończyć się zwolnieniem dyscyplinarnym?

W skrajnych przypadkach tak, zwłaszcza gdy pracownik uporczywie odmawia wydania mienia, ignoruje wezwania i nie ma usprawiedliwionej przyczyny. Każda sytuacja wymaga jednak oceny okoliczności, w tym stanu zdrowia, treści polecenia i możliwości realnego zwrotu sprzętu.

Czy można oddać telefon przez osobę trzecią?

Tak, jeżeli pracodawca zaakceptuje taki sposób albo nie ma uzasadnionych przeszkód. Warto zadbać o potwierdzenie, kto odebrał telefon, kiedy i w jakim stanie.

Czy pracodawca może żądać haseł do telefonu służbowego?

Może żądać dostępu do urządzenia i danych służbowych, jeżeli telefon należy do firmy i był używany do pracy. Nie powinien jednak uzyskiwać dostępu do prywatnych treści pracownika bez podstawy. W razie wątpliwości warto ustalić techniczny sposób oddzielenia danych prywatnych od służbowych.

Podsumowanie

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie ma obowiązku wykonywać pracy, ale nadal musi dbać o mienie pracodawcy i rozliczyć rzeczy powierzone mu do użytku służbowego. Żądanie zwrotu telefonu służbowego może być skuteczne także wtedy, gdy zostało przekazane SMS-em.

Najrozsądniejsze rozwiązanie to nie ignorować wiadomości, lecz pisemnie potwierdzić gotowość zwrotu i zaproponować sposób zgodny ze stanem zdrowia. Jeżeli pracodawca wymaga czegoś więcej niż rozliczenia sprzętu, na przykład wykonywania zadań zawodowych w czasie L4, warto wyraźnie oddzielić te dwie kwestie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.