Pracownik nie oddał sprzętu i dokumentów

Co zrobić w pierwszej kolejności?

W opisanej sytuacji pracodawca nie powinien ograniczać się do telefonów. Najważniejsze jest szybkie przejście na komunikację pisemną, ponieważ później to właśnie dokumenty będą dowodami w sprawie. Należy przygotować wezwanie do zwrotu sprzętu służbowego i rozliczenia dokumentacji, wskazując dokładnie, czego pracodawca żąda.

W wezwaniu warto wymienić m.in. laptop, telefon, nośniki danych, klucze, pieczątki, dokumenty księgowe, segregatory, dostęp do programów, hasła, tokeny albo inne narzędzia przekazane pracownikowi. Trzeba też wyznaczyć konkretny termin i sposób zwrotu, np. osobiste przekazanie w siedzibie firmy albo przesyłkę kurierską na koszt pracownika, jeżeli jest to uzasadnione.

Dobrą praktyką jest wysłanie wezwania listem poleconym za potwierdzeniem nadania, a równolegle także e-mailem lub przez inny firmowy kanał komunikacji. Warto zachować potwierdzenia wysłania, wiadomości, notatki z prób kontaktu oraz kopie wcześniejszych protokołów zdawczo-odbiorczych.

Nie należy natomiast wstrzymywać świadectwa pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy świadectwo pracy wydaje się w związku z ustaniem stosunku pracy i nie może ono być traktowane jako zabezpieczenie roszczeń pracodawcy.

Odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę

Odpowiedzialność materialna pracownika jest uregulowana w Kodeksie pracy. W podstawowym modelu pracodawca musi wykazać, że powstała szkoda, pracownik nie wykonał albo nienależycie wykonał obowiązki pracownicze, działał zawinionie oraz istnieje normalny związek przyczynowy między zachowaniem pracownika a szkodą.

Pracownik odpowiada co do zasady tylko za rzeczywistą stratę pracodawcy i tylko za normalne następstwa swojego działania albo zaniechania. Jeżeli szkoda została wyrządzona nieumyślnie, odpowiedzialność pracownika jest limitowana zgodnie z zasadami Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast pracownik działał umyślnie, odpowiada za szkodę w pełnej wysokości.

W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje. Pierwsza to zwykła szkoda pracownicza, np. bałagan w dokumentacji albo koszty odtworzenia części danych. Druga to nierozliczenie się z mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu, np. laptopa, telefonu, dokumentacji, kluczy, karty dostępu lub gotówki. W drugim przypadku pozycja dowodowa pracodawcy bywa silniejsza, o ile powierzenie było prawidłowo udokumentowane.

Mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu

Jeżeli pracownikowi powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, zastosowanie mają szczególne zasady odpowiedzialności. Chodzi przede wszystkim o sytuacje, w których pracownik objął rzecz w posiadanie i miał ją zwrócić albo rozliczyć. Może to wynikać z protokołu zdawczo-odbiorczego, umowy, regulaminu, zakresu obowiązków, ewidencji sprzętu albo innych dokumentów.

Podpisanie odrębnej deklaracji o odpowiedzialności materialnej nie zawsze jest konieczne, ale bardzo ułatwia dochodzenie roszczeń. W orzecznictwie wskazywano, że przyjęcie mienia do używania może mieć znaczenie dla oceny odpowiedzialności pracownika. Przykładowo Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 września 1985 r., sygn. akt IV PR 200/85, podkreślał, że formalna deklaracja nie jest jedynym możliwym dowodem powierzenia mienia.

Przy mieniu powierzonym pracownik może bronić się, wykazując, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Przykładem może być brak właściwych zabezpieczeń po stronie pracodawcy, dostęp innych osób do sprzętu albo brak realnej możliwości ochrony dokumentów. Dlatego przed sporem warto zebrać dowody, że pracownik faktycznie otrzymał konkretne rzeczy i miał obowiązek je zwrócić.

Jeżeli chodzi o wspólną odpowiedzialność materialną kilku pracowników, podstawą może być umowa zawarta na zasadach przewidzianych w art. 125 Kodeksu pracy. W przypadku jednego byłego pracownika najczęściej kluczowe będą jednak dowody indywidualnego powierzenia rzeczy i zakres jego obowiązków.

Dokumentacja księgowa, hasła i dane firmowe

Dokumentacja księgowa ma szczególne znaczenie, ponieważ jej brak może utrudniać rozliczenia podatkowe, sporządzenie sprawozdań, obsługę kontroli albo bieżące funkcjonowanie firmy. Dlatego w wezwaniu należy dokładnie wskazać, jakiej dokumentacji brakuje, za jaki okres, w jakiej formie ma zostać zwrócona i czy pracownik ma przekazać także pliki elektroniczne.

Jeżeli była pracownica miała dostęp do systemów księgowych, bankowości, poczty firmowej albo danych kontrahentów, pracodawca powinien równolegle zabezpieczyć firmę organizacyjnie. W praktyce oznacza to zmianę haseł, odebranie uprawnień, zablokowanie tokenów, odtworzenie kopii zapasowych oraz sprawdzenie, czy nie doszło do nieuprawnionego pobrania lub usunięcia danych.

Warto sporządzić wewnętrzny protokół braków. Powinien zawierać datę ustalenia braków, osoby obecne przy sprawdzeniu, listę brakujących dokumentów i rzeczy, opis dotychczasowych prób kontaktu oraz ewentualne skutki dla firmy. Taki dokument może być później istotny w postępowaniu sądowym albo karnym.

Pozew, roszczenie o wydanie rzeczy albo zawiadomienie do prokuratury

Jeżeli wezwanie pozostanie bez odpowiedzi, pracodawca ma kilka możliwych ścieżek działania. W sprawach majątkowych podstawowym rozwiązaniem jest dochodzenie roszczeń przed sądem pracy. Pracodawca może żądać naprawienia szkody, a w odpowiednich przypadkach również wydania konkretnych rzeczy należących do firmy.

W pozwie trzeba wskazać, czego pracodawca żąda, jaka jest wartość szkody oraz z jakich dowodów wynika odpowiedzialność byłego pracownika. Dowodami mogą być protokoły przekazania sprzętu, ewidencja majątku, korespondencja, umowa o pracę, zakres obowiązków, regulamin, zeznania świadków, raporty z systemów informatycznych i dokumenty potwierdzające koszt odtworzenia danych lub zakupu sprzętu zastępczego.

Jeżeli okoliczności wskazują, że pracownik nie tylko opóźnia się ze zwrotem, ale faktycznie zatrzymał cudze rzeczy jak właściciel, może wchodzić w grę zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przywłaszczenia. W odniesieniu do rzeczy powierzonych znaczenie może mieć art. 284 Kodeksu karnego. Sam brak kontaktu nie zawsze wystarczy, dlatego w zawiadomieniu należy opisać wcześniejsze powierzenie mienia, wezwania do zwrotu, brak reakcji i wartość rzeczy.

Nie każde spóźnienie będzie od razu przestępstwem. Jeżeli pracownik twierdzi, że dokumenty zostawił w biurze, sprzęt wysłał kurierem albo nie wie, kto przejął rzeczy po jego odejściu, sprawa może wymagać dokładnego ustalenia faktów. Im lepsza dokumentacja po stronie pracodawcy, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie roszczeń.

Czego pracodawca nie powinien robić?

Pracodawca nie powinien stosować działań odwetowych ani nieformalnych nacisków. W szczególności nie należy wstrzymywać świadectwa pracy, publikować informacji o pracowniku, grozić bez podstawy odpowiedzialnością karną ani samodzielnie zatrzymywać wynagrodzenia z naruszeniem przepisów o potrąceniach.

Jeżeli pracownikowi pozostały do wypłaty jakiekolwiek należności, potrącenia mogą być dokonane tylko w granicach przewidzianych przez prawo. Roszczenia pracodawcy z tytułu szkody nie powinny być potrącane dowolnie, bez podstawy prawnej, zgody pracownika albo tytułu wykonawczego, zależnie od rodzaju należności i etapu sprawy.

Należy też unikać odbierania rzeczy bez zgody pracownika z jego mieszkania, samochodu albo prywatnej skrzynki. Nawet jeżeli sprzęt należy do firmy, sposób odzyskania mienia powinien być zgodny z prawem. Bezpieczniejsze jest wezwanie, protokolarny odbiór, pozew albo zawiadomienie odpowiednich organów.

Terminy dochodzenia roszczeń

Roszczenia pracodawcy wobec pracownika o naprawienie szkody wynikłej z niewykonania albo nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych przedawniają się według zasad Kodeksu pracy. Co do zasady znaczenie ma termin liczony od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o wyrządzeniu szkody, z ustawowym terminem maksymalnym liczonym od jej wyrządzenia.

Jeżeli szkoda została wyrządzona umyślnie, zastosowanie mogą mieć inne zasady przedawnienia wynikające z przepisów cywilnych. W praktyce nie warto zwlekać, ponieważ z czasem trudniej odzyskać dokumenty, wykazać wartość szkody i zabezpieczyć dowody.

Najczęstsze pytania

Czy były pracownik musi oddać sprzęt po rozwiązaniu umowy?

Tak. Rozwiązanie umowy o pracę nie powoduje, że pracownik może zatrzymać rzeczy należące do firmy. Jeżeli otrzymał sprzęt, dokumenty, klucze, karty dostępu albo nośniki danych, powinien je zwrócić zgodnie z obowiązkiem rozliczenia się z pracodawcą.

Czy można nie wydać świadectwa pracy, dopóki pracownik nie odda dokumentów?

Nie. Świadectwo pracy trzeba wydać niezależnie od sporu o sprzęt lub dokumenty. Zatrzymanie świadectwa pracy może narazić pracodawcę na dodatkowe roszczenia i odpowiedzialność.

Czy brak zwrotu laptopa lub dokumentów zawsze jest przestępstwem?

Nie zawsze. Przestępstwo przywłaszczenia wymaga ustalenia, że dana osoba traktuje cudzą rzecz jak własną albo odmawia jej zwrotu w okolicznościach wskazujących na taki zamiar. Dlatego przed zawiadomieniem warto zgromadzić dowody powierzenia mienia i wezwania do zwrotu.

Co powinno zawierać wezwanie do rozliczenia się?

Wezwanie powinno wskazywać dane pracownika, listę brakujących rzeczy i dokumentów, termin oraz sposób zwrotu, informację o obowiązku rozliczenia się, a także zapowiedź skierowania sprawy na drogę prawną w razie braku reakcji.

Czy pracodawca musi wykazać wysokość szkody?

Tak, jeżeli domaga się odszkodowania. Trzeba wykazać nie tylko fakt nierozliczenia się, ale również wartość szkody, np. koszt zakupu nowego sprzętu, odtworzenia dokumentacji, usług informatycznych albo innych uzasadnionych wydatków.

Podsumowanie

Jeżeli były pracownik nie oddaje dokumentów ani sprzętu, pracodawca powinien działać szybko, ale formalnie. Najpierw należy ustalić listę braków, zabezpieczyć dostępy i wysłać pisemne wezwanie do zwrotu mienia. Jeżeli pracownik nadal unika kontaktu, możliwe jest dochodzenie roszczeń przed sądem pracy, żądanie wydania rzeczy, odszkodowanie, a w uzasadnionych przypadkach także zawiadomienie o podejrzeniu przywłaszczenia.

Kluczowe znaczenie mają dowody: protokoły przekazania sprzętu, ewidencja majątku, korespondencja, zakres obowiązków i dokumenty pokazujące wysokość szkody. Jednocześnie pracodawca musi pamiętać, że nie może wstrzymywać świadectwa pracy ani stosować działań niezgodnych z przepisami o potrąceniach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny, Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 września 1985 r., sygn. akt IV PR 200/85
5. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 1976 r., sygn. akt V PZP 6/76

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.