Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a niepełny miesiąc pracy

Jak ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego?

Podstawowe zasady wynikają z ustawy zasiłkowej, czyli ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zgodnie z art. 36 ust. 1 tej ustawy podstawę wymiaru zasiłku chorobowego pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli choroba powstała przed upływem 12 miesięcy, stosuje się art. 36 ust. 2 ustawy zasiłkowej. W takiej sytuacji podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia chorobowego. Nie chodzi więc o dowolne 30 dni zatrudnienia, lecz o pełne miesiące kalendarzowe objęte ubezpieczeniem.

Wynagrodzenie, o którym mowa w ustawie zasiłkowej, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu finansowanych przez pracownika składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce chodzi o potrącenie 13,71% podstawy składek.

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, stosuje się art. 37 ustawy zasiłkowej. Wtedy podstawę ustala się z wynagrodzenia, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy.

Niepełny miesiąc pracy a zasada połowy czasu pracy

Najważniejszy dla opisanego problemu jest art. 38 ustawy zasiłkowej. Przepis ten reguluje, co zrobić, gdy w miesiącach przyjmowanych do podstawy pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jeżeli pracownik w danym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, wynagrodzenie za ten miesiąc wyłącza się z podstawy. Oznacza to, że jeżeli z 12 miesięcy tylko jeden miesiąc podlega wyłączeniu, podstawę ustala się z pozostałych 11 miesięcy. Jeżeli wyłączone są dwa miesiące, podstawę ustala się z 10 miesięcy itd.

Jeżeli natomiast pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, tego miesiąca się nie wyłącza. Wynagrodzenie za ten miesiąc przyjmuje się po uzupełnieniu według zasad z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej.

Wyjątek przewiduje art. 38 ust. 3 ustawy zasiłkowej. Jeżeli w całym okresie przyjmowanym do podstawy pracownik w każdym miesiącu z przyczyn usprawiedliwionych wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy, nie wyłącza się wszystkich miesięcy. W takim przypadku przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uzupełnieniu.

Co oznacza "usprawiedliwiona nieobecność" przy podstawie zasiłku?

Usprawiedliwiona nieobecność to taka nieobecność, która zgodnie z przepisami lub dokumentami pracodawcy została uznana za usprawiedliwioną, np. choroba, urlop macierzyński, urlop rodzicielski, urlop opiekuńczy, urlop bezpłatny albo inna usprawiedliwiona absencja. Dla podstawy zasiłku istotne jest jednak nie samo usprawiedliwienie nieobecności, lecz to, czy wskutek tej nieobecności pracownik nie osiągnął wynagrodzenia w miesiącu przyjmowanym do podstawy.

Urlop wypoczynkowy co do zasady nie obniża wynagrodzenia w taki sam sposób jak nieobecność chorobowa, ponieważ za urlop pracownik zachowuje wynagrodzenie urlopowe. Dlatego przy ocenie konkretnego miesiąca trzeba sprawdzić listę płac, rodzaj absencji i to, czy wynagrodzenie zostało faktycznie pomniejszone.

W sprawach dotyczących pracownic w ciąży szczególnie ważne jest rozróżnienie między zasadami ustalania podstawy, wysokością świadczenia i ochroną wynagrodzenia. Zbliżone problemy omawia materiał o tym, kiedy możliwe jest obniżenie pensji z powodu przerwy w zwolnieniu lekarskim w czasie ciąży.

Jak uzupełnia się wynagrodzenie?

Uzupełnianie wynagrodzenia polega na takim ustaleniu wynagrodzenia za miesiąc, jak gdyby pracownik przepracował cały miesiąc, oczywiście według reguł przewidzianych w ustawie zasiłkowej. Inaczej traktuje się stałe wynagrodzenie miesięczne, a inaczej składniki zmienne zależne od liczby przepracowanych dni albo wyników pracy.

Przy stałym wynagrodzeniu miesięcznym najczęściej przyjmuje się kwotę określoną w umowie o pracę albo w innym akcie stanowiącym podstawę zatrudnienia. Przy składnikach zmiennych trzeba ustalić, czy w ogóle wchodzą one do podstawy zasiłku, za jaki okres przysługują i czy pracownik zachowuje do nich prawo w czasie pobierania zasiłku.

Premie, nagrody i inne składniki miesięczne, kwartalne albo roczne rozlicza się według art. 42 ustawy zasiłkowej. Jeżeli premia jest wypłacana również za okres pobierania zasiłku, może nie wchodzić do podstawy na zasadach z art. 41 ustawy. Temat ten szerzej wyjaśnia analiza dotycząca tego, jak premia regulaminowa a podstawa zasiłku chorobowego i macierzyńskiego wpływają na rozliczenia. Przy pracownicy w ciąży warto dodatkowo sprawdzić, jak premie i dodatki wpływają na zasiłek chorobowy w ciąży, bo nie każdy składnik wynagrodzenia jest uwzględniany w ten sam sposób.

Podobne zasady mają znaczenie przy innych świadczeniach, ponieważ przepisy o podstawie stosuje się odpowiednio m.in. do zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego. W praktyce wątpliwości często dotyczą dodatków, ryczałtów i premii, dlatego warto porównać je z materiałem o tym, jak ustala się zasiłek macierzyński a dodatek komputerowy i premia.

Zmiana etatu, przerwa między zasiłkami i minimalna podstawa

Jeżeli w miesiącu powstania niezdolności do pracy albo w miesiącach przyjmowanych do podstawy zmienił się wymiar czasu pracy, zastosowanie ma art. 40 ustawy zasiłkowej. W takim przypadku podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy.

Nie zawsze po kolejnym zwolnieniu lekarskim podstawę oblicza się od początku. Zgodnie z art. 43 ustawy zasiłkowej podstawy nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków tego samego albo innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy podstawa zasiłku chorobowego nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu 13,71%. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, więc minimalna podstawa po odliczeniu 13,71% wynosi 4147,10 zł. Przy niepełnym etacie kwotę minimalną ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Jeżeli zmiana warunków zatrudnienia następuje krótko przed urlopem rodzicielskim albo macierzyńskim, warto zwrócić uwagę na praktyczne skutki dla podstawy świadczeń. Temat ten uzupełnia materiał o tym, jak wygląda zmiana pracodawcy w okresie poprzedzającym przejście na urlop rodzicielski.

Jak policzyć podstawę w praktyce?

Przy typowej sprawie warto wykonać następujące kroki:

1. ustalić miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy,
2. wyznaczyć 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten miesiąc albo krótszy okres pełnych miesięcy ubezpieczenia,
3. sprawdzić, w których miesiącach pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych,
4. porównać przepracowany czas z połową obowiązującego w danym miesiącu czasu pracy,
5. wyłączyć miesiące, w których przepracowano mniej niż połowę czasu, chyba że dotyczy to każdego miesiąca w okresie,
6. uzupełnić wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę czasu,
7. ustalić przeciętne miesięczne wynagrodzenie i podzielić je przez liczbę miesięcy uwzględnionych w podstawie.

Sama wysokość podstawy nie przesądza jeszcze o prawie do zasiłku. Pracownik objęty obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym nabywa prawo do zasiłku zasadniczo po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia, a osoba objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym po 90 dniach, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

FAQ

Czy miesiąc z krótką chorobą zawsze pomija się z podstawy?

Nie. Miesiąc wyłącza się tylko wtedy, gdy wskutek usprawiedliwionej nieobecności pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. Jeśli przepracował co najmniej połowę, wynagrodzenie przyjmuje się po uzupełnieniu.

Czy podstawę zawsze liczy się z 12 miesięcy?

Nie. Z 12 miesięcy liczy się ją wtedy, gdy pracownik był ubezpieczony u danego płatnika przez pełny wymagany okres. Jeżeli zatrudnienie trwało krócej, podstawę ustala się z pełnych miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia.

Co zrobić, jeśli pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę czasu?

Wtedy nie wyłącza się wszystkich miesięcy. Zgodnie z art. 38 ust. 3 ustawy zasiłkowej wynagrodzenie za wszystkie te miesiące przyjmuje się po uzupełnieniu.

Czy urlop wypoczynkowy wpływa na wyłączenie miesiąca z podstawy?

Zwykle nie w taki sposób jak choroba, ponieważ za urlop wypoczynkowy pracownik zachowuje wynagrodzenie urlopowe. Trzeba jednak sprawdzić konkretną listę płac i ustalić, czy pracownik faktycznie nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z powodu usprawiedliwionej nieobecności.

Czy premie i dodatki wchodzą do podstawy zasiłku?

To zależy od zasad ich wypłaty. Co do zasady składniki stanowiące podstawę składki chorobowej mogą wchodzić do podstawy zasiłku, ale nie uwzględnia się składników, do których pracownik zachowuje prawo w czasie pobierania zasiłku i które są za ten okres wypłacane.

Czy po przerwie między zwolnieniami trzeba ustalać podstawę od nowa?

Nie zawsze. Jeżeli między okresami pobierania zasiłków nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy, podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo.

Czy zasiłek chorobowy w ciąży liczy się z tej samej podstawy?

Podstawę ustala się według tych samych reguł, ale wysokość zasiłku za okres niezdolności do pracy przypadającej w ciąży wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli spełnione są warunki ustawowe.

Podsumowanie

Jeżeli w jednym z miesięcy przyjmowanych do podstawy zasiłku chorobowego pracownik z przyczyn usprawiedliwionych przepracował mniej niż połowę obowiązującego czasu pracy, ten miesiąc należy wyłączyć z obliczeń. Jeżeli przepracował co najmniej połowę miesiąca, wynagrodzenie trzeba uzupełnić i uwzględnić w podstawie. Jeżeli natomiast w każdym miesiącu okresu pracownik przepracował mniej niż połowę czasu z przyczyn usprawiedliwionych, przyjmuje się wszystkie miesiące po uzupełnieniu.

W praktyce najwięcej błędów powstaje przy krótkim zatrudnieniu, zmianie etatu, kilku następujących po sobie zwolnieniach lekarskich oraz przy premiach i dodatkach. Dlatego w trudniejszych sprawach należy analizować nie tylko kalendarz absencji, lecz także umowę, regulamin wynagradzania i listy płac.

Źródła

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w szczególności art. 3, art. 4, art. 11 oraz art. 36-43 i art. 45 - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636.
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r. - Dz.U. 2025 poz. 1242.
3. Informacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - gov.pl.