Nieobecność po L4 i zwolnienie dyscyplinarne

Pracownik po L4 nie wrócił do pracy - co to oznacza?

Jeżeli pracownik poinformował, że zwolnienie lekarskie obejmuje okres do określonego dnia, a po tej dacie nie stawił się w pracy i nie przekazał żadnej informacji, pracodawca ma podstawy, aby potraktować sprawę poważnie. Nie oznacza to jednak, że automatycznie można bezpiecznie wręczyć zwolnienie dyscyplinarne.

W pierwszej kolejności trzeba odróżnić dwie sytuacje. Czym innym jest brak papierowego zwolnienia lekarskiego, a czym innym brak jakiegokolwiek usprawiedliwienia dalszej nieobecności. Obecnie zwolnienia lekarskie są co do zasady wystawiane elektronicznie jako e-ZLA i przekazywane do ZUS oraz udostępniane płatnikowi składek w systemie elektronicznym. Dlatego sam fakt, że pracownik nie przyniósł wydruku L4, nie powinien być traktowany jako przesądzający o naruszeniu obowiązków.

Jeżeli jednak po zakończeniu znanego zwolnienia nie ma nowego e-ZLA, nie ma wniosku urlopowego, nie ma innej podstawy nieobecności i pracownik nie odbiera prób kontaktu, nieobecność może okazać się nieusprawiedliwiona.

Szerszy kontekst opisujemy również w artykule dyscyplinarka za nieobecność w pracy.

Obowiązek zawiadomienia pracodawcy o nieobecności

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, jeżeli przyczyna jest z góry wiadoma albo możliwa do przewidzenia.

Gdy przyczyna nieobecności pojawia się nagle, pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli regulamin pracy, obwieszczenie albo przyjęta praktyka u pracodawcy nie wskazują konkretnego sposobu zawiadomienia, pracownik może zrobić to osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, za pomocą innego środka łączności albo pocztą.

Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami, na przykład obłożną chorobą połączoną z brakiem domowników, hospitalizacją, nagłym zdarzeniem losowym albo inną realną przeszkodą uniemożliwiającą kontakt z pracodawcą. Dlatego przed zastosowaniem art. 52 Kodeksu pracy warto ustalić, czy pracownik rzeczywiście mógł zawiadomić pracodawcę.

Czy brak L4 automatycznie uzasadnia dyscyplinarkę?

Nie. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest środkiem wyjątkowym. Podstawą może być ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, w szczególności nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy połączona z brakiem kontaktu, lekceważeniem obowiązków lub świadomym niestawiennictwem.

Pracodawca powinien wykazać nie tylko sam fakt nieobecności, lecz także to, że pracownik nie miał usprawiedliwionej przyczyny albo co najmniej rażąco zlekceważył obowiązek poinformowania o niej. Jeżeli pracownik wykaże później, że był niezdolny do pracy, przebywał w szpitalu, nie mógł się skontaktować z przyczyn niezależnych od siebie albo e-ZLA nie było widoczne z przyczyn technicznych, dyscyplinarka może zostać zakwestionowana przed sądem pracy.

Sama choroba nie wyłącza możliwości rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym, ale przyczyną nie może być samo korzystanie ze zwolnienia lekarskiego. Przyczyną musiałoby być na przykład zawinione i ciężkie naruszenie obowiązku informacyjnego albo samowolna, nieusprawiedliwiona nieobecność po zakończeniu zwolnienia.

Jak bezpiecznie postąpić przed rozwiązaniem umowy?

Praktycznie najbezpieczniej jest udokumentować wszystkie czynności. Pracodawca powinien sprawdzić, czy w systemie widnieje nowe e-ZLA, czy pracownik nie złożył wniosku urlopowego, czy nie przekazał informacji SMS-em, e-mailem lub przez inną osobę. Następnie warto podjąć próbę kontaktu telefonicznego i pisemnego.

Dobrym rozwiązaniem jest wysłanie pracownikowi wezwania do niezwłocznego usprawiedliwienia nieobecności i wskazania przyczyny braku stawienia się do pracy. Wezwanie można wysłać listem poleconym, e-mailem, SMS-em albo innym kanałem używanym w firmie, zachowując dowód wysłania. Nie jest to zawsze formalny warunek dyscyplinarki, ale ma duże znaczenie dowodowe.

Jeżeli pracownik nie odpowie, nie przedstawi usprawiedliwienia, nie ma nowego zwolnienia lekarskiego ani innej podstawy nieobecności, pracodawca może rozważyć rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Termin i forma zwolnienia dyscyplinarnego

Pracodawca nie może zwlekać bez końca. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin ten należy liczyć od momentu, w którym pracodawca uzyskał dostatecznie konkretne informacje pozwalające ocenić naruszenie, a nie zawsze od pierwszego dnia nieobecności.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy powinno być złożone na piśmie. Trzeba wskazać konkretną i prawdziwą przyczynę, na przykład nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy od określonej daty oraz brak zawiadomienia pracodawcy o przyczynie tej nieobecności mimo podjętych prób kontaktu. Zbyt ogólne sformułowania, takie jak "porzucenie pracy" bez opisania faktów, mogą osłabić stanowisko pracodawcy w sądzie.

W oświadczeniu należy również pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. Pracownik ma co do zasady 21 dni od doręczenia oświadczenia na wniesienie odwołania. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa reprezentująca pracownika, przed złożeniem oświadczenia trzeba pamiętać o obowiązkach konsultacyjnych wynikających z Kodeksu pracy.

Doręczenie oświadczenia pracownikowi, który nie przychodzi do pracy

Jeżeli pracownik nie stawia się w zakładzie pracy, oświadczenie można wysłać na jego adres korespondencyjny. Dla celów dowodowych warto skorzystać z listu poleconego za potwierdzeniem odbioru albo innej formy, która pozwala wykazać datę doręczenia lub możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia.

Nie należy ograniczać się wyłącznie do informacji telefonicznej. Rozwiązanie umowy o pracę powinno być udokumentowane, a pracodawca powinien zachować kopię oświadczenia, dowody prób kontaktu, wydruki wiadomości, notatki służbowe oraz potwierdzenia nadania korespondencji.

FAQ

Czy pracownik musi dostarczyć papierowe L4?

Co do zasady nie. Zwolnienia lekarskie są wystawiane elektronicznie jako e-ZLA i trafiają do systemu ZUS. Pracownik nadal ma jednak obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności, jeżeli pracodawca nie zna tych informacji.

Czy brak kontaktu przez jeden dzień wystarczy do dyscyplinarki?

Zwykle jeden dzień wymaga ostrożnej oceny. Przepisy pozwalają pracownikowi zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności, chyba że szczególne okoliczności uniemożliwiają nawet ten kontakt. Dyscyplinarka powinna być poprzedzona ustaleniem faktów.

Co wpisać jako przyczynę rozwiązania umowy?

Przyczyna powinna być konkretna. Można wskazać nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy od określonej daty, brak zawiadomienia o przyczynie nieobecności oraz brak reakcji na wezwania pracodawcy. Nie warto ograniczać się do samego zwrotu "porzucenie pracy".

Czy pracownik może odwołać się od dyscyplinarki?

Tak. Pracownik może wnieść odwołanie do sądu pracy, co do zasady w terminie 21 dni od doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy. W sporze pracodawca powinien wykazać prawdziwość przyczyny, ciężar naruszenia oraz zachowanie wymogów formalnych.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 30, art. 52 i art. 264
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632