Czy prowadzenie listy obecności jest obowiązkowe?

Chociaż przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio obowiązku prowadzenia listy obecności, to określają jednak, że obecność pracowników w zakładzie pracy powinna być potwierdzona. Sposób potwierdzenia obecności nie jest jednak sprecyzowany przez ustawodawcę. Może mieć ono nawet charakter ustny. O ile prowadzenie listy obecności nie jest obowiązkowe to już prowadzenie ewidencji czasu pracy już tak. Wymóg ten jest jasno określony w przepisach Prawa Pracy, ponieważ służy on prawidłowemu wyliczeniu wynagrodzenia. Z tego względu większość zakładów pracy decyduje się na prowadzenie list obecności, dla udokumentowania prawidłowego rozliczenia finansowego z pracownikiem, na przykład na potrzeby kontroli Inspekcji Pracy. W tradycyjnej formie lista obecności musiała być drukowana i każdego dnia pracy podpisywana przez pracownika, z odnotowaną godziną przyjścia i wyjścia z pracy. Taki dokument służył następnie działowi kadr jako podstawa do wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia.

Papierowe listy vs. lista obecności online

Prowadzenie list obecności w formie papierowej jest więc dość czasochłonnym zajęciem, a do tego nie wolnym od ewentualnych nadużyć, np. w przypadku niezgodnego z prawdą zadeklarowanego czasu przyjścia lub wyjścia z pracy czy podpisywania listy za kolegę z pracy. Kolejną wadą takiego ręcznego procesu jest duży nakład pracy dla działu kadr, którego pracownik musi zweryfikować listy pod kątem wyliczenia czasu pracy, dni wolnych, urlopów czy ewentualnych nadgodzin.

Elektroniczna lista obecności online dostępna w systemie Time Harmony adresuje wszystkie te bolączki dodatkowo udostępniając użytkownikom szereg funkcji pomocnych w bieżącym nadzorowaniu i planowaniu pracy zespołu. Korzyści płynące z korzystania z listy obecności online w Time Harmony są wielowymiarowe. Przyjrzyjmy się im:

Pracownicy - rejestracja przyjścia do pracy i wyjścia z pracy za pomocą karty RFID lub kodu QR jest błyskawiczna. W przypadku jeśli pracownik zapomniał zabrać ze sobą swojej karty może skorzystać z możliwości rejestracji za pomocą osobistego kodu PIN.

Dział kadr - proces rejestracji czasu pracy jest w 100% zautomatyzowany. Nie ma potrzeby sprawdzania papierowych list i weryfikowania obecności w danym dniu, kontrolowania spóźnień czy wcześniejszego wyjścia z pracy. System robi to automatycznie a gotowe, pełne dane o czasie pracy wysyła do programu kadrowo – płacowego za pomocą automatycznego interfejsu. Plik z zarejestrowanymi danymi może być również pobrany z systemu ręcznie a następnie zaczytany do programu wyliczającego wynagrodzenia. Co istotne system daje możliwość tzw. ręcznego zaokrąglania i wygładzania czasu pracy. Zaokrąglanie czasu pracy to ustawienie systemowe, dzięki któremu Administrator może zdefiniować liczbę minut, która zaokrąglać się będzie do pełnych 5, 10, 15 minut. Wygładzanie czasu pracy to czas z przyjętymi marginesami czasowymi na przyjście, wyjście czy spóźnienie do pracy.

Osoby zarządzające pracą - dzięki danym online liderzy zespołów mogą na bieżąco zobaczyć, ilu pracowników pojawiło się w pracy i jaki dokładnie był czas przyjścia do pracy vs. harmonogram. Dodatkowo dostępne liczniki podają informację o planowanej obsadzie na kolejne 24 godziny wprzód, podają też dokładną informację na temat ilości pracowników nieobecnych ze wskazaniem powodu nieobecności. System wskaże również ilu pracowników przebywa aktualnie na przerwie i jak długo ona trwa. Time Harmony daje możliwość systemowego ustawienia przerwy płatnej zgodnie z przyjętą polityką firmy. Przerwa płatna jest w takim przypadku wliczana w czas pracy pracownika, lecz wyodrębniona i widoczna w zestawieniach. Ponadto system umożliwia ustawienie alertów o spóźnieniach lub przedłużających się przerwach.

Formy rejestracji obecności

W Time Harmony proces rejestracji czasu pracy sprowadza się do przyłożenia karty lub zeskanowania kodu OR. Inne dostępne formy rejestracji to: kod kreskowy, komputer/laptop i aplikacja mobilna na telefonie. Dodatkowo, system może być połączony interfejsem z bramkami obrotowymi. W takim przypadku samo przejście przez bramkę rejestruje w systemie godzinę przyjścia do pracy, wyjścia na przerwę czy wyjścia z pracy.

Time Harmony to narzędzie dedykowane głównie firmom prowadzącym działalność magazynowo – logistyczną, produkcyjną i usługową, jednak dzięki opisanym powyżej formom rejestracji czasu pracy sprawdza się również jako system rejestracji czasu pracy pracowników biurowych oraz pracowników na pracy zdalnej. Jest bowiem rozwiązaniem typu SaaS, dostępnym z dowolnej przeglądarki internetowej.

Raporty czasu pracy

Time Harmony daje możliwość wglądu w bieżące dane na temat obecności pracowników, a w przypadku konieczności sięgnięcia do danych historycznych udostępnia raporty z danymi archiwalnymi. Dane można filtrować według różnych kategorii, takich jak na przykład: pracownik, lokalizacja, dział, stanowisko. Oprócz list obecności dostępne są raporty z wykorzystaniem absencji, wykorzystanych urlopów i dostępnych limitów urlopowych, wypracowanych nadgodzin i wszelkich innych, należnych dodatków do wynagrodzenia.

Prowadzenie elektronicznej listy obecności online to szereg korzyści. Oprócz charakteru czysto formalnego jest ona bowiem skutecznym elementem zarządzania i planowania pracy. Dodatkowo warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednym wymiarze – czyli bezpieczeństwie pracowników. Lista obecności online, na bieżąco umożliwiająca weryfikację obecności pracowników, może mieć kluczowe znaczenie w przypadku konieczności ewakuacji w nagłych wypadkach. To na szczęście sporadyczny, jednak jakże ważny aspekt, który również warto wziąć pod uwagę rozważając zakup systemu do rejestracji czasu pracy.