Czy za podróż służbową w niedzielę należy się dzień wolny?

Problem najczęściej pojawia się wtedy, gdy pracownik wraca z delegacji w niedzielę wieczorem albo jedzie do miejsca wykonywania zadania służbowego w niedzielę, aby rozpocząć pracę w poniedziałek rano. Przykładowo pan Janusz podróżował pociągiem od niedzieli od godziny 17.00 do poniedziałku do godziny 9.00 i zapytał, czy za taką podróż może odebrać dzień wolny za pracę w niedzielę.

Czy podróż służbowa w niedzielę jest czasem pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Sama podróż do miejscowości, w której ma być wykonane zadanie służbowe, nie zawsze oznacza wykonywanie pracy. Jeżeli pracownik jedynie przemieszcza się jako pasażer, a w tym czasie nie realizuje obowiązków służbowych, zasadniczo nie jest to czas pracy w pełnym znaczeniu tego pojęcia.

Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli przejazd odbywa się w godzinach, w których pracownik zgodnie z rozkładem miałby pracować, czasu tego nie można odliczyć od normy czasu pracy. Jeżeli natomiast przejazd przypada poza rozkładowymi godzinami pracy, sam fakt pozostawania w podróży nie powoduje automatycznie powstania nadgodzin ani prawa do dnia wolnego.

Takie stanowisko wynika również z wyroku Sądu Najwyższego z 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04. Sąd Najwyższy wskazał, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości będącej celem podróży służbowej nie jest co do zasady pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, ale w części przypadającej na normalne godziny pracy podlega wliczeniu do normy czasu pracy. Poza rozkładem pracy ma znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy narusza gwarantowany odpoczynek pracownika.

W praktyce oznacza to, że pan Janusz, który w niedzielę jedynie jechał pociągiem do miejsca delegacji lub z niego wracał, nie nabywa z tego powodu automatycznego prawa do dnia wolnego za pracę w niedzielę. Inaczej należałoby ocenić sprawę, gdyby w tym czasie wykonywał polecenia służbowe, np. prowadził samochód jako element obowiązków, przygotowywał dokumenty, odbywał spotkania online albo wykonywał inne zadania na rzecz pracodawcy.

Kiedy za delegację w niedzielę należy się dzień wolny?

Dzień wolny może przysługiwać wtedy, gdy w niedzielę doszło nie tylko do podróży, lecz do faktycznego wykonywania pracy. Może to być np. udział w spotkaniu z klientem, wykonywanie czynności serwisowych, prowadzenie szkolenia, obsługa wydarzenia, wykonywanie obowiązków zdalnie w czasie przejazdu albo prowadzenie pojazdu, jeżeli samo prowadzenie było elementem zadania służbowego, a nie wyłącznie sposobem dotarcia do celu.

Jeżeli praca była wykonywana w niedzielę w przypadkach dopuszczonych przez Kodeks pracy, pracodawca powinien zapewnić inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli. Gdy nie jest to możliwe, dzień wolny powinien zostać udzielony do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy również to nie jest możliwe, pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Jeżeli natomiast praca była wykonywana nie w niedzielę, ale w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, zastosowanie ma art. 151³ Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje inny dzień wolny udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Podróż w nocy a prawo do odpoczynku

Delegacja nie może być rozliczana w oderwaniu od przepisów o odpoczynku. Pracownikowi przysługuje co do zasady co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. W pewnych wyjątkach tygodniowy odpoczynek może być krótszy, ale nie może spaść poniżej 24 godzin.

Jeżeli nocna podróż kończy się tak późno, że pracownik nie ma realnej możliwości odpocząć przed rozpoczęciem kolejnej pracy, trzeba ocenić, czy doszło do naruszenia prawa do odpoczynku albo czy pracownik może usprawiedliwić nieobecność. Rozporządzenie w sprawie usprawiedliwiania nieobecności przewiduje, że oświadczenie pracownika jest dowodem usprawiedliwiającym nieobecność, gdy podróż służbowa w godzinach nocnych zakończyła się w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, a warunki odbywania podróży uniemożliwiały odpoczynek nocny.

Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do dodatkowego dnia wolnego za sam przejazd. W konkretnej sprawie trzeba ustalić, czy pracownik wykonywał pracę, jaki miał rozkład czasu pracy, kiedy rozpoczęła i zakończyła się podróż, czy miał zapewniony odpoczynek oraz jakie regulacje obowiązują u pracodawcy.

Podróż służbowa a wynagrodzenie, diety i zwrot kosztów

Brak prawa do dnia wolnego za sam przejazd nie oznacza, że delegacja pozostaje bez rozliczenia. Na podstawie art. 77⁵ Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Chodzi przede wszystkim o diety, zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych niezbędnych wydatków, zgodnie z przepisami albo regulacjami obowiązującymi u danego pracodawcy.

Te należności nie są jednak tym samym co wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych albo rekompensata za pracę w niedzielę. Dlatego w praktyce trzeba osobno rozliczyć koszty delegacji, a osobno czas pracy i ewentualną pracę w niedzielę, święto, porze nocnej albo w dniu wolnym.

Jak ocenić sytuację pracownika krok po kroku?

Przy rozliczaniu podróży służbowej w niedzielę warto ustalić kilka faktów. Po pierwsze, czy pracownik tylko się przemieszczał, czy wykonywał pracę. Po drugie, czy przejazd przypadał w normalnych godzinach pracy pracownika. Po trzecie, czy niedziela była dla niego dniem wolnym, czy dniem pracy wynikającym z harmonogramu. Po czwarte, czy po podróży zachowano odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Jeżeli odpowiedź wskazuje, że pracownik tylko podróżował poza rozkładem pracy, roszczenie o dzień wolny będzie co do zasady słabe. Jeżeli jednak pracownik w niedzielę faktycznie pracował, powinien domagać się rozliczenia tej pracy zgodnie z przepisami o czasie pracy, a nie tylko zwrotu kosztów delegacji.

FAQ

Podsumowanie

Za podróż służbową w niedzielę nie zawsze należy się dzień wolny. Jeżeli pracownik tylko przemieszcza się do miejsca delegacji albo z niego wraca, a przejazd przypada poza jego rozkładem czasu pracy, zwykle nie ma podstaw do traktowania tego czasu jak pracy w niedzielę. Inaczej jest wtedy, gdy w czasie delegacji pracownik faktycznie wykonuje pracę albo gdy podróż przypada na normalne godziny pracy.

W każdej sprawie znaczenie mają szczegóły: harmonogram, godziny przejazdu, rodzaj wykonywanych czynności, polecenia pracodawcy, sposób podróżowania oraz zachowanie odpoczynku dobowego i tygodniowego. Dlatego przy sporze o rozliczenie delegacji warto najpierw zebrać dokumenty: polecenie wyjazdu, bilety, harmonogram, korespondencję służbową i ewidencję czasu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 277 - ISAP
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - ISAP
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. II PK 265/04 - Sąd Najwyższy

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.