Upomnienie za spóźnienie do pracy

Kiedy pracodawca może zastosować karę upomnienia?

Kara upomnienia jest jedną z kar porządkowych przewidzianych w Kodeksie pracy. Pracodawca może ją zastosować między innymi wtedy, gdy pracownik nie przestrzega ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych albo przyjętego sposobu potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

Spóźnienie do pracy co do zasady może zostać potraktowane jako naruszenie organizacji i porządku pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której pracownik ma ustalony konkretny harmonogram, a jego obecność od określonej godziny jest istotna dla pracy zakładu, zmiany lub zespołu.

Nie każde spóźnienie powinno jednak automatycznie prowadzić do ukarania. Pracodawca powinien ocenić okoliczności sprawy, w szczególności przyczynę spóźnienia, jego długość, skutki dla zakładu pracy, wcześniejszą postawę pracownika oraz stopień winy. Zgodnie z utrwalonym stanowiskiem Sądu Najwyższego kara porządkowa może być uzasadniona także przy niewielkim stopniu winy, ale nadal musi być zachowana ustawowa procedura.

Awaria samochodu a spóźnienie do pracy

Awaria samochodu, brak możliwości uruchomienia pojazdu albo opóźnienie komunikacji publicznej nie wyłącza automatycznie odpowiedzialności porządkowej pracownika. Pracownik powinien dochować staranności w organizacji dojazdu do pracy, a w razie problemów jak najszybciej poinformować pracodawcę o spóźnieniu i przewidywanej godzinie przybycia.

Jednocześnie takie okoliczności mogą mieć znaczenie przy ocenie winy pracownika. Inaczej należy ocenić jednorazowe spóźnienie spowodowane nagłą awarią, a inaczej powtarzające się spóźnienia wynikające z braku właściwej organizacji dojazdu. Jeżeli pracownik może przedstawić wiarygodne wyjaśnienia, warto zrobić to od razu, najlepiej w formie umożliwiającej późniejsze wykazanie treści wyjaśnień.

W opisanej sytuacji samo spóźnienie z godziny 4:00 na 6:00 mogło być podstawą do rozważenia kary upomnienia. Problemem jest jednak to, że pracodawca nie powinien wręczyć pisma o ukaraniu bez wcześniejszego wysłuchania pracownika.

Obowiązek wysłuchania pracownika przed karą

Zgodnie z art. 109 § 2 Kodeksu pracy kara porządkowa może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wysłuchanie powinno nastąpić przed podjęciem decyzji o ukaraniu, a nie dopiero po wręczeniu pisma.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreślono, że wysłuchanie pracownika musi poprzedzać zastosowanie kary porządkowej. Zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdy wola pracodawcy uzyskuje zewnętrzny, formalny wyraz. Dla pracownika istotna jest natomiast chwila pisemnego zawiadomienia o zastosowanej karze, ponieważ od niej biegną terminy na sprzeciw.

Wysłuchanie nie musi oznaczać, że pracodawca przyjmie wyjaśnienia pracownika za wystarczające. Musi jednak realnie umożliwić pracownikowi przedstawienie stanowiska. Może to być rozmowa, ale dla celów dowodowych korzystne jest sporządzenie krótkiej notatki albo złożenie wyjaśnień na piśmie.

Terminy nałożenia kary porządkowej

Pracodawca nie może zastosować kary porządkowej w dowolnym czasie. Zgodnie z art. 109 § 1 Kodeksu pracy kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, oraz po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.

Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może zostać wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Ta zasada ma znaczenie głównie wtedy, gdy pracownik po zdarzeniu jest nieobecny, na przykład z powodu choroby albo urlopu.

Co powinno zawierać pismo o ukaraniu?

Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej powinno zostać sporządzone na piśmie. Powinno wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, datę naruszenia oraz zawierać pouczenie o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.

Brak prawidłowego pouczenia, brak wskazania naruszenia albo pominięcie obowiązku wysłuchania pracownika mogą być argumentami przemawiającymi za uchyleniem kary. W praktyce warto zachować kopię pisma, odnotować datę jego doręczenia i przygotować sprzeciw przed upływem 7 dni.

Sprzeciw od kary upomnienia

Jeżeli kara została zastosowana z naruszeniem przepisów prawa albo pracownik uważa ją za niezasadną, może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Sprzeciw najlepiej złożyć na piśmie, za potwierdzeniem odbioru albo w inny sposób pozwalający wykazać datę jego wniesienia.

W sprzeciwie warto wskazać, czego pracownik się domaga, czyli uchylenia kary, oraz krótko opisać przyczyny. W opisanej sprawie najważniejszym argumentem jest naruszenie art. 109 § 2 Kodeksu pracy, czyli brak wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary. Dodatkowo można opisać przyczynę spóźnienia, podjęte próby dojazdu, godzinę przybycia do pracy oraz sposób poinformowania przełożonego.

O uwzględnieniu albo odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien rozpatrzyć jej stanowisko. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem.

Co zrobić po odrzuceniu sprzeciwu?

Jeżeli pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary. Termin wynosi 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu. Tego terminu należy pilnować bardzo starannie, ponieważ jego przekroczenie może zamknąć drogę do skutecznego zakwestionowania kary w tym trybie.

W sprawie sądowej pracownik może powoływać się zarówno na brak podstaw do ukarania, jak i na naruszenie procedury. W przypadku braku wysłuchania przed ukaraniem argument proceduralny jest szczególnie istotny, ponieważ Kodeks pracy wymaga zachowania tej czynności przed zastosowaniem kary.

Usunięcie kary z akt osobowych

Kara porządkowa nie pozostaje w aktach osobowych bezterminowo. Zgodnie z Kodeksem pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może uznać karę za niebyłą także wcześniej, z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika organizacji związkowej.

Jeżeli sprzeciw zostanie uwzględniony albo sąd pracy uchyli karę, pracodawca powinien usunąć z akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu. Warto dopilnować, aby dokumentacja pracownicza została odpowiednio uporządkowana.

FAQ

Czy pracodawca może dać upomnienie za jednorazowe spóźnienie?

Tak, jeżeli spóźnienie narusza organizację i porządek pracy. Pracodawca powinien jednak ocenić okoliczności zdarzenia, stopień winy pracownika i skutki spóźnienia.

Czy awaria samochodu usprawiedliwia spóźnienie?

Może stanowić ważne wyjaśnienie, ale nie zawsze wyłącza odpowiedzialność porządkową. Znaczenie ma to, czy zdarzenie było nagłe, czy pracownik szybko poinformował pracodawcę i czy podjął realne działania, aby dotrzeć do pracy.

Czy pracodawca musi wysłuchać pracownika przed upomnieniem?

Tak. Wysłuchanie pracownika powinno nastąpić przed zastosowaniem kary. Pominięcie tej czynności może być podstawą sprzeciwu od kary upomnienia.

Ile dni jest na sprzeciw od kary upomnienia?

Pracownik ma 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu. Najbezpieczniej złożyć sprzeciw na piśmie i zachować potwierdzenie jego doręczenia pracodawcy.

Co jeśli pracodawca nie odpowie na sprzeciw?

Jeżeli pracodawca nie odrzuci sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia, sprzeciw uważa się za uwzględniony. Wtedy kara powinna zostać uchylona.

Czy po odrzuceniu sprzeciwu można iść do sądu?

Tak. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o jego odrzuceniu wystąpić do sądu pracy o uchylenie kary.

Podsumowanie

Pracodawca może zastosować upomnienie za spóźnienie do pracy, ale musi przestrzegać procedury z Kodeksu pracy. Kluczowe znaczenie ma wysłuchanie pracownika przed ukaraniem, zachowanie terminów nałożenia kary oraz prawidłowe pouczenie o sprzeciwie.

W opisanej sprawie pracownik ma argument do zakwestionowania kary, ponieważ pracodawca nie wysłuchał go przed wręczeniem pisemnego upomnienia. Najważniejsze jest złożenie sprzeciwu w terminie 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 marca 1977 r., sygn. akt I PRN 28/77
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 86/99
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 marca 1999 r., sygn. akt I PKN 605/98
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 422/98
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 lutego 1999 r., sygn. akt I PKN 586/98
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 626/99

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.